W ramach 79 zjazdu Niemieckiego Towarzystwa Archiwistek i Archiwistów (Verband deutscher Archivarinnen und Archivare., dalej VdA) obradującego w dniach 22-25 września 2009 roku w Ratyzbonie - program zjazdu szczegółowo opisuje artykuł poniżej - uchwalona została w dniu 24 września rezolucja zebrania członków VdA tzw. „Deklaracja kolońska” w sprawie bezpieczeństwa i zachowania zasobów archiwalnych. Nietrudno domyśleć się jakie wydarzenia legły u podstaw tego dokumentu.
Deklaracja przywołuje wydarzenia z 3 marca tego roku, kiedy to na skutek katastrofy budowlanej- dosłownie- zapadło się pod ziemię Archiwum Miejskie w Kolonii. Wielokrotnie na łamach „Archnetu” temat ten był opisywany. Sygnatariusze deklaracji podkreślają wagę podjęcia wszystkich niezbędnych środków w celu zabezpieczania przed podobnymi wypadkami zasobu archiwalnego. Wyrażono również uznanie dla działań podjętych na skalę ogólnopaństwową, doceniono współpracę wielu ludzi i organizacji, w celu ratowania archiwaliów kolońskich.
W wyniku zapoznania się z wnioskami płynącymi z konferencji eksperckiej z 24 czerwca tego roku, zorganizowanej przez Landesarchiv Północnej Westfalii – Nadrenii, zatytułowanej „Po katastrofie” (w oryginale „Nach Köln”), zebranie członków VdA ustaliło kilka działań ukierunkowanych na profilaktykę zabezpieczania obiektów budowlanych i samych zbiorów archiwalnych. Zasadnicze wnioski, jakie wynikają z prac ekspertów ująć można w kilka podstawowych zagadnień wyartykułowanych w deklaracji, a mianowicie:
- Dla każdego budynku archiwalnego powinno być przewidziane zarządzanie /kontrola zagrożeń budynku (Risikomanagement) oraz jego otoczenia na potencjalne szkody.
- Konieczne jest prowadzenie katastru zniszczeń i szkód (Schadenskataster) w celu uniknięcia niespodziewanych katastrof.
- Ważnym elementem zabezpieczenie zasobu archiwalnego jest jego przepakowanie w trwałe, drewniane, bezkwasowe pudła.
- Współpraca z lokalnymi władzami, klarowny podział kompetencji oraz sprawny system przepływu informacji.
- Podstawą zabezpieczenia zasobu archiwalnego jest przede wszystkim stworzenie jego analogowej kopii w postaci mikrofilmów, które nie wymagają zaangażowania dużych środków do ich odczytania.
- Digitalizacja i mikrofilmowanie powinny być prowadzone równolegle i uzupełniać się nawzajem.
Zapewne przez wiele jeszcze lat, wydarzenia, jakie miały miejsce w Kolonii, będą stanowiły poważne memento dla świata archiwalnego w Niemczech i nie tylko. Podjęcie, więc działań mających na celu lepsze zabezpieczenie i monitorowanie potencjalnych zagrożeń dla budynków archiwalnych, oraz zabezpieczanie samego zasobu wydaje się być kwestią zasadniczą.

Deklaracja kolońska


Opracowała: Jolanta Leśniewska

AP Kutno

Pełny tekst: więcej na stronach VdA

W dniach 22-25 września 2009 roku odbył się w Ratyzbonie kolejny, już 79 zjazd Niemieckiego Towarzystwa Archiwistek i Archiwistów (Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V., dalej VdA). Temat spotkania brzmiał: Archiwa w epoce digitalizacji. Archiwizacja – opracowanie – prezentacja (Archive im digitalen Zeitalter. Überlieferung – Erschliessung – Präsentation). Obrady plenarne oraz sekcji odbywały sie w budynku głównym (Audi-Max) miejscowego uniwersytetu.
Zjazd obfitował w liczne formy spotkań, oprócz posiedzeń plenarnych odbywały się warsztaty, seminaria i prezentacje. Zajęcia warsztatowe obejmowały tematy: ulotność dokumentacji obrazowej i jej digitalizacja; prezentacja zdigitalizowanych dokumentów; praktyczne użycie formatów EAD i SAFT przy retro konwersji inwentarzy archiwalnych; rozwiązania z zakresu wyceny i planowania prac archiwalnych za pomocą narzędzi statystycznych wchodzących w skład systemów informatycznych stosowanych w archiwach; działania systemu informatycznego przy opracowaniu i utrzymaniu elektronicznego dokumentu w administracji miejskiej na przykładzie Norymbergii. Z kolei na seminariach duże zainteresowanie wzbudziły wykłady poświecone problemom tworzenia portali archiwalnych i elektronicznych archiwów. Uczestnicy zapoznali się z projektami Europena, Deutsche Digitale Bibliothek, Netzwerk SED/FDGB-Archivgut, APENET. Drugim ważnym tokiem referatów było działanie systemów e-administracji oraz sposobów oceny i selekcji oraz archiwizacji dokumentów wytwarzanych w toku jej działania. Zagadnienia te zostały omówione na przykładach obiegu dokumentów elektronicznych w Brandenburgii, Meklemburgii oraz federalnej administracji.

W środę 23 wrzesnia 2009r. w czytelni biblioteki Archiwum Państwowego w Perugii (Włochy- Umbria) odbyło sie seminarium "Zarzadzanie cyfrowa pamiecią" realizowane w ramach Europejskich Dni Dziedzictwa (Giornate Europee del Patrimonio). Omówiono takie zagadnienia jak:
1. Maria Guercio, Archiwa cyfrowe w świetle normatywów: stan rzeczy;
2. Stefano Russo, stefano Russo, Kształtowanie i przesyłanie dokumentu elektronicznego: wskazania operacyjne dla firmy informatycznej i providerów certyfikowanej poczty elektronicznej;
3. Stefano Pigliapoco, Przechowywanie archiwów cyfrowych: wymogi i rozwiązania;
4. Maria luisa passeri: Brakowanie archiwów naukowych Instituto Zooprofilattico dell'Umbria e delle Marche rzeczywistość i przyszłe projekty.
Jak podkreślają organizatorzy, seminarium ma być okazją do konfrontacji spesjalistów różnych środowisk zarzadzania informacja cyfrową.

oprac. A. Baniecki
AP Lubań

"W jaki sposób zapewnić trwałość przechowywania informacji cyfrowych za pomocą technologii podlegającej stałemu rozwojowi. Wszystkie podmioty publiczne i prywatne są już lub będą w przyszłości postawione przed takim wyzwaniem." Informacja cyfrowa jest wrażliwa. Niewiele trzeba aby nośnik na którym jest zapisana uległ uszkodzeniu i stał się nieczytelny. Ryzyko trwałej utraty danych jest olbrzymie.

fot. DAF

Bezpieczne i trwałe przechowywanie informacji cyfrowych, z punktu widzenie ludzkiej aktywności, jest obecnie najważniejszym zadaniem. Dyrekcja Archiwów Francji wydała podręcznik mający pomóc w poruszaniu sie posród tych trudnych zagadnień. Po raz pierwszy, jak podkreśla wydawca, przedstawiona została zebrana wiedza podstawowa (bazowa) wzbogacona licznymi przykładami, majaca ułatwic zrozumienie i stosowanie praktyczne archiwizacji w długim czasie. Zagadnienie ujęto wieloaspektowo biorąc pod uwagę uwarunkowania techniczne, prawne, organizacyjne, strategiczne i historyczne.

Podręcznik jest adresowany do szerokiego kręgu odbiorców, do odpowiedzialnych za systemy informacji w przedsiebiorstwach prywatnych i instytucjiach publicznych, szefów projektów archiwizacji cyfrowej, informatyków, archiwistów i bibliotekarzy, studentów zarządzania informacją i informatyków w archiwach.

L'archivage numérique à long terme. Les débuts de la maturité ?
Manuel édité par la Direction des archives de France
Paris 2009, ISBN 978-2-11-006942-9

oprac. Adam Baniecki
AP Lubań.