Dnia 22 września 2011 r. odbędzie się w Czechach już 6 konferencja z cyklu „Co po nas pozostanie”, zorganizowania przez praskie Archiwum Narodowe oraz obywatelskie stowarzyszenie CNZ (skrót od tematu konferencji: „Co po nás zbude”). Stowarzyszenie to powstało w 2008 r., choć swymi prapoczątkami sięga roku 2003, a jego głównymi celami są m.in.: podnoszenie poziomu długoterminowego przechowywania dokumentów elektronicznych; udział w przygotowywaniu przepisów prawa dotyczących dokumentacji elektronicznej; wspieranie rozwoju zawodowego personelu kancelarii i archiwów poprzez wymianę doświadczeń oraz organizowania i promowania programów edukacyjnych i seminariów.
Przygotowywana konferencja odbędzie się pod hasłem: „Dokumenty elektroniczne – nowe możliwości, nowe niebezpieczeństwa”. Jej uczestnicy koncentrować się będą na aktualnym stanie używania i przechowywania dokumentów elektronicznych. Poruszone zostaną problemy m.in. związane z tworzoną obecnie elektroniczną dokumentacją medyczną oraz sądową. Referat wprowadzający zaprezentuje działalności Europejskiego Instytutu Norm Telekomunikacyjnych – „ETSI” - (European Telecomunication and Standard Institute), który opracował latem tego roku nowy standard bezpiecznego i długotrwałego przechowywania dokumentów elektronicznych. Pozostałe wystąpienia koncentrować się będą na nowych możliwościach wykorzystania dokumentów elektronicznych, w świetle rozwiązań technicznych, nowych przepisów, jak również nad problemami wynikającymi z powszechności korzystania z dokumentów elektronicznych. Część rozwiązań wprowadzonych w Czechach będzie porównywanych z doświadczeniami w zarządzaniu dokumentami elektronicznymi na Słowacji.
Konferencja odbywać się będzie dwóch blokach tematycznych w dwóch salach wykładowych. Chcący wziąć udział w konferencji mogą zarejestrować się na stronie www.cnz.cz, wypełniając odpowiedni formularz. Opłata konferencyjna wynosi 600 CZK wypłacane w 1000 CZK (z VAT). Konferencja odbędzie się w czwartek 22 września 2011 r. w salach Archiwum Narodowego w Pradze (Národníh archiv Praha – Chodovec), początek o godz. 9:00. Program konferencji dostępny jest na stronie „Elektronické dokumenty - nové možnosti, nová rizika“

ooprac. Ivo Łaborewicz
AP Jelenia Góra

Zbiory prywatne i spuścizny rękopiśmienne osób prywatnych oraz rodów - typu korespondencja, pamiętniki, dokumenty z przebiegu kariery zawodowej lub działalności społeczno –politycznej i inne, są niezwykle cennym uzupełnieniem zbiorów archiwalnych instytucji państwowych i samorządowych przechowywanych w archiwach państwowych. Zbiory i spuścizny nie podlegają obowiązkowi przekazywania ich do archiwów, tak jak jest to w przypadku ustawowo określonych aktotwórców. Jednak żadna z instytucji naukowych czy kulturalnych - archiwum, muzeum, biblioteka nie odmówi sobie przyjemności przejęcia do swoich zbiorów czy zasobów takich akt. Wielokrotnie też prywatne spuścizny stają się przedmiotem rywalizacji pomiędzy nimi. Tylko jednak wola prywatnych aktotwórców lub ich spadkobierców jest decydująca, co do faktu samego przekazania oraz formy w jakiej to nastąpi - dar, depozyt, sprzedaż. Ta dowolność w dysponowaniu zbiorami prywatnymi powoduje często rozproszenie cennych dla poznania historii zbiorów po różnego rodzaju instytucjach zlokalizowanych w miejscach często niezwiązanych z samymi aktotwórcami. Taki stan rzeczy powoduje niejednokrotnie utrudnienia w badaniach historycznych i dostępie do informacji.
Doceniając wagę archiwów prywatnych w kompleksowych badaniach historycznych Österreichisches Staatsarchiv wspólnie z Kommission für Neuere Geschichte Österreichs od czerwca tego roku przystąpiło do realizacji, finansowanego ze środków zewnętrznych, projektu pod nazwą „Kataster der Familienarchive und persönlichen Schriftennachlässe zur österreichischen Geschichte“. KNGÖ to instytucja naukowo- badawcza założona jeszcze w końcu XIX wieku, obecnie działająca w formie prawnej stowarzyszenia, od ponad 100 lat zajmująca się upowszechnianiem wiedzy o nowożytnej historii Austrii i panowaniu dynastii Habsburgów. Ramy czasowe projektu obejmują okres od 1526 do 1918 roku. Wyznacza je więc moment zdobycia hegemonii dynastii w Europie, czyli objęcia przez Habsburgów- rodu pozyskującego kolejne terytoria i wpływy w wyniku małżeństw dynastycznych w myśl zasady Cesarza Maksymiliana I "Bella gerant alii, tu, felix Austria, nube" – Czech i Węgier po bitwie pod Mohaczem, i z drugiej strony rozpad monarchii po I wojnie światowej.
Projekt ma na celu sporządzenie wykazu zespołów archiwów rodowych i poszczególnych osób o szczególnym znaczeniu dla historii Austrii i innych terytoriów pod panowaniem dynastii Habsburgów. Obejmuje on wszystkie instytucje przechowujące tego typu zbiory od archiwów państwowych po muzea, biblioteki i inne instytucje- teatry, uczelnie itp. czy archiwa prywatne. Podobny charakter miała wydana w 1993 roku publikacja „Verzeichnisses der schriftlichen Nachlässe in den Bibliotheken und Museen der Republik Österreich“ autorstwa Gerharda Rennera.
Pierwszy etap prac uwzględniać będzie przechowawców z terenu republiki Austrii i południowego Tyrolu (Włochy), a następnie instytucje na terytoriach związanych z panowaniem habsburskim, a wiec Niemcy, Belgię, Włochy i kraje dawnej monarchii austro – węgierskiej, a więc i Polskę .
Wyniki prac zostaną opublikowane w formie wydawnictwa KNGÖ, a następnie udostępnione w Internecie. Realizacji projektu oraz problemom związanym z ochroną i opracowaniem spuścizn i archiwów rodowych poświęcony będzie najbliższy, kolejny tom cyklicznego wydawnictwa „Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs”.

Na podstawie: Kommission für Neuere Geschichte Österreichs oraz Österreichisches Staatsarchiv

Opracowała Jolanta Leśniewska
AP O/Kutno

W dniach 20-22 czerwca 2011 r. w miejscowości Balatonfüred nad Balatonem na Węgrzech, odbyły się obrady, 25 jubileuszowej konferencji Stowarzyszenia Archiwistów Węgierskich, które w organizacji spotkania wsparli: władze miasta Balatonfüred, władze powiatu Veszprém i Archiwum Powiatowe w Veszprém. Oprócz ok. 300 członków Stowarzyszenia i archiwistów węgierskich, w obradach uczestniczyło także blisko 30 przedstawicieli organizacji partnerskich i archiwistów z 10 krajów europejskich, z: Austrii, Chorwacji, Czech, Holandii, Polski, Rumuni, Słowacji, Słowenii, Serbii i Ukrainy. Uroczyste posiedzenie plenarne otworzył Prezes Stowarzyszenia Árpád Tyekvicska, a głos zabrał też, m.in. Fred van Kano, wiceprezes Międzynarodowej Rady Archiwów (ICA). W spotkaniu uczestniczył aktywnie zastępca Ministra Kultury i podsekretarz stanu w Ministerstwie Administracji Publicznej i Sprawiedliwości Csaba Latorcai, który spotkał się oddzielnie z dyrektorami archiwów. Cała jubileuszowa konferencja naznaczone była duchem trwających na Węgrzech reform społecznych i administracyjnych, które mogą znacząco wpłynąć na węgierskie archiwa.
Drugi dzień wypełnił program naukowy. Obradowano w 5 sekcjach, na których wygłoszono 25 wykładów i referatów z zakresu publikacji źródeł, kształcenia archiwalnego oraz zarządzania archiwami i archiwaliami. Debatowano nad trzema zagadnieniami: (1) Funkcjonalne i ekonomiczne wady systemu archiwalnego; (2) Problemy edukacji archiwistów; (3) Archiwa elektroniczne. Zgodzono się, iż większość archiwów państwowych, nie posiadając odrębnej osobowość prawnej, nie może pozyskiwać funduszy ze specjalnych dotacji. W zakresie edukacji zwracano uwagę na konieczność nauczania dostosowanego do potrzeb tworzącego się społeczeństwa informacyjnego. Natomiast wprowadzanie przepisów i sensownego, ogólnokrajowego systemu elektronicznego obiegu dokumentów udaje się na razie tylko w Austrii, gdzie doszło do realnej współpracy w tej dziedzinie archiwów państwowych, urzędu kanclerskiego oraz firmy Siemens, której efektem jest jednolite austriackie e-archiwum.
Trzeci dzień obrad przebiegał pod znakiem zbliżających się na Węgrzech reform, jak również doszło do porównania narodowych systemów archiwalnych państw, które przysłały na Węgry swych przedstawicieli. Węgrzy byli szczególnie zainteresowani: strukturą i rodzajami archiwów, metodami centralnego zarządzania oraz finansowania archiwów, działalność na „przedpolu archiwalnym”, zwłaszcza w kontekście prawnym i w związku z prywatyzacją, zarządzania archiwami w kontekście liczebności personelu archiwalnego i środków finansowych oraz budynków archiwalnych; możliwość dostęp do dotacji unijnych.
Program naukowy został uzupełniony wycieczkami do miejscowych muzeów i galerii Goście zagraniczni uczestniczyli też w krótkiej wycieczce do Tihanyi, gdzie zwiedzili m.in. klasztoru benedyktynów.

Więcej: Vesprém Megyei Levéltár (Archiwum Komitatu Vesprém)

oprac. Ivo Łaborewicz
AP O/Jelenia Góra

Dnia 18 sierpnia 2011 r. Komitet Dobrej Praktyki i Norm Grupa Robocza na Temat Dostępu  Międzynarodowej Rady Archiwów (COMITE DES BONNES PRATIQUES ET DES NORMES GROUPE DE TRAVAIL SUR L’ACCES) opublikowała projekt nowego standardu pt: Podstawowe zasady dostępu do archiwów/archiwaliów (Principes relatifs à l’accès aux archives). We wstępie do dokumentu autorzy napisali:
"Dostęp jest procesem, który pozwala na korzystanie z archiwów ponieważ z jednej strony obejmuje autoryzację legalności, a z drugiej środki ewidencyjne. Od 1994 r. Międzynarodowa Rada Archiwów (MRA) opublikowała cztery normy opisu archiwalnego: ISAD(G) w 1994 r., ISAAR(CPF) w 1996 r., ISDF w 2008 i ISDIAH w 2008 r. Normy te odnoszą się do środków ewidencyjnych, będącym jednym z dwóch elementów warunkujących dostęp do archiwaliów; zostały one zastosowane do praktycznego opisu. Tekst "Podstawowych zasad" odnosi się do drugiego elementu warunkującego dostęp do zasobu: władzy prawnej pozwalającej na dostęp do archiwów." (tłum. AB). Dokumentami komplementarnymi z "Podstawowymi zasadami" są: Kodeks deontologiczny archiwów z 1996 r. oraz Uniwersalna deklaracja o archiwach z 2010 r. (przyjęta w Oslo).
Zaprezentowany tekst jest tekstem roboczym opublikowanym celem zebrania opinii w środowisku archiwistów z całego świata.
Zgodnie z przyjętym kalendarzem tekst ostateczny powinien być przyjęty przez Zgromadzenie Ogólne MRA w Brisbane w Australii w sierpniu 2012 r.
Dokument składa się z kilku części:
1. Wstęp
2. Zasady ogólne dostępu do archiwów  (jest ich 10)
3. Zalecenia techniczne 
a. Opracowanie polityki dostępu.
b. Zgodność ograniczenia w udostępnianiu w momencie przejmowania akt.
c. Kontrola nad udostępnianiem fizycznym dokumentów o ograniczonej dostępności.
d. Zgoda na udostępnianie dokumentów o ograniczonej dostępności osobom będącym personelem wykonującym swoje obowiązki.
e. Opis archiwaliów o ograniczonym dostępie.
f. Odpowiedzi na pytania dotyczące dostępu do archiwaliów o ograniczonym dostępie.
g. Podejmowanie decyzji obejmujących udostępnianie.
h. Ustanawianie klauzul o ograniczeniu udostępniania.
i. Sprawdzenie klauzul o ograniczeniu udostępniania.
j. Otwarcie na udostępnianie dokumentów o uprzednio ograniczonym udostępnianiu.
Aneksy techniczne
4. Słownik
Nowa norma dostępna jest obecnie w językach angielskim i francuskim.
Więcej:  Principes d'accès aux archives : votre avis nous intéresse !

oprac. Adam Baniecki
AP Lubań