Sprawozdanie z seminarium: „ZoSIA vs. AtoM. Dwa systemy do zarządzania zasobem archiwalnym” Warszawa, 23-24 stycznia 2013 r.
Seminarium odbyło się w siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie, a uczestniczyli w nim m.in. pracownicy archiwów państwowych, Archiwum PAN, CAW, członkowie Centralnej Komisji Metodycznej NDAP, Rady ds. Informatyzacji i Digitalizacji, przedstawiciele Uniwersytetu M. Kopernika w Toruniu. Zebranych przywitał Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, prof. Władysław Stępniak.

W części pierwszej seminarium referaty stanowiły wprowadzenie do tematyki obrad.

Maciej Zdunek (NAC, kierownik projektu ZoSIA) w wystąpieniu pt. „ZoSIA – geneza projektu” przedstawił stan informatyzacji archiwów państwowych na przełomie wieków XX i XXI (rozproszone bazy SEZAM, IZA, PRADZIAD, SUMA itd.) oraz próby integracji informacji na stronie internetowej www.archiwa.gov.pl. Na mocy Zarządzenia nr 7 NDAP z 13 lipca 2007 r. zaczęto prace nad systemem zintegrowanym, które koordynował dyrektor NAC. Projektowaniem i budową systemu od strony informatycznej zajmował i zajmuje się zespół programistów NAC. Pierwsza stabilna wersja 1.0. została ukończona we wrześniu 2010 r., obejmując wtedy moduły księgi nabytków, ubytków, przesunięć, do opisu jednostek i obiektów aktowych, kartograficznych, technicznych i ulotnych, moduł raportów i wyszukiwarkę. Obowiązująca aktualnie (styczeń 2013 r.) wersja pozwala także na inwentaryzację materiałów wizyjnych, nagrań, fotografii i obiektów muzealnych.

Następnie Janusz Gołaszewski, dyr. Archiwum Państwowego we Wrocławiu, w krótkim wystąpieniu zwrócił uwagę na różnorodność zasobu swojego archiwum, a tym samym na różnorodne potrzeby użytkowników, na których odpowiedzią ma być AtoM.

W najnowszym – 63 zeszycie – „Nachrichten aus den Staatlichen Archiven Bayerns“ znajdziemy interesujące informacje o wydarzeniach i problemach, którymi żyje archiwalna Bawaria. Obok relacji z położenia kamienia węgielnego pod budowę nowej siedziby Staatsarchivs Landshut, obchodów Narodowego Dnia Dziedzictwa Rękopiśmiennego w Monachium, czy prezentacji historycznych zbiorów fotograficznych Bawarskiego Urzędu Ochrony Zabytków, znajdziemy także informacje ważne z punktu widzenia dostępności zasobu archiwalnego w Internecie, narzędzi wykorzystywanych do tego celu oraz wdrażania standaryzacji opisu archiwalnego w archiwach państwowych Bawarii.

W dniu 8 października 2012 w Dyrekcji Generalnej Archiwów Państwowych Bawarii odbyło się spotkanie informacyjne dla osób odpowiedzialnych za elektroniczne przetwarzanie danych w Centralnym Archiwum Państwowym Bawarii i 8 archiwach państwowych landu Bawaria. Spotkanie to dotyczyło konieczności przeprowadzenia kompleksowej reformy struktury danych w archiwalnej bazie danych służącej do opracowania zasobu FAUST. FAUST jest stosowany od 1992 r. przez archiwa państwowe Bawarii do inwentaryzacji i upubliczniania zasobu archiwalnego. W Niemczech każdy z krajów związkowych, a czasem w ich ramach poszczególne archiwa, posiadają różne system elektronicznego zarządzania zasobem, które powstały, jako samodzielne projekty archiwów, np: ARGUS w Bundesarchiv, AUGIAS – Geheimes Staatsarchiv PK Berlin-Dahlem, MIDOSA – Bundesarchiv Stiftung Archiv der Parteien und Massenorganisation der DDR, ARIADNE – Landesarchiv Greifswald, scopeArchiv – Landeshauptarchiv Sachsen-Anhalt Magdeburg.

W dniach 23- 24 stycznia w Warszawie w siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych odbędzie się seminarium poświęcone dwóm systemom informacji archiwalnej używanym w archiwach państwowych. Zintegrowany System Informacji Archiwalnej - ZoSIA opracowany w ostatnich latach przez Narodowe Archiwum Cyfrowe został w 2009 wdrożony i zastąpił, w archiwach państwowych w Poznaniu i Lublinie, użytkowane w pozostałych archiwach bazy danych SEZAM i IZA. Dane z systemu włączone są do centralnej wyszukiwarki dostępnej w serwisie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Posiada własny interface online Szukaj w Archiwach.
Access to Memory (AtoM) - "Dostęp do pamięci" jest, lansowanym przez Międzynarodową Radę Archiwów, wolnym oprogramowaniem zgodnym z międzynarodowymi standardami archiwalnymi ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF i ISDIAH oraz kanadyjska normą RAD. Na zlecenie MRA prace nad AtoM-em prowadzi kanadyjska firma Artefactual. W 2012 r. firma rozpoczęła migrację danych kanadyjskich do systemu AtoM, w którym ma być prezentowany zasób na sztandarowej stronie archivescanada.ca. Podobne prace od 2008 r. rozwijane są w uniwersyteckich archiwach Australii.
W Polsce  od 2011 r. system testowany jest w Archiwum Państwowym we Wrocławiu, ale dopiero w drugiej połowie 2012 r., po pojawieniu się wersji AtoM 1.3., rozpoczęto masową migrację z baz danych Sezam i IZA 4.

Pomimo sensacyjnie brzmiącego tytułu seminarium, obu zespołom zależy na podzieleniu się doświadczeniami wynikającymi z pracy nad różnymi narzędziami informatycznymi służącymi wspólnemu celowi- rzetelnej i przejrzystej informacji o zasobie archiwalnym, a także bezpośredniej z nim pracy.

Seminarium otworzy Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych Prof. Władysław Stępniak. Po części  teoretycznej odbędzie się panel dyskusyjny, prowadzony przez dr Andrzeja Biernata, zastępcę Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, z udziałem uczestników i członków obu zespołów. W części teoretycznej omówione zostaną następujące zagadnienia:

1.  ZoSIA – geneza projektu, ref. Maciej Zdunek (NAC)
2.  AtoM – geneza projektu, ref. Tomasz Broniszewski (ArchNet), Janusz Gołaszewski (AP Wrocław)
3.  ZoSIA – założenia systemu, ref. Wojciech Woźniak (NAC)
4.  AtoM – założenia systemu, ref. Dariusz Bednarek (AP Wrocław)
5.  ZoSIA – prezentacja systemu na podstawie pytań, ref. Maciej Zdunek, Justyna Soliwoda (NAC)
6.  ZoSIA w opinii użytkowników, ref. Marcin Buczek (AP Lublin), Elżbieta Rogal (AP Poznań)
7.  AtoM – prezentacja systemu na podstawie pytań, ref. Rafał Raczyński, Jan Drozd, Marek Okólski, udział: Dariusz Bednarek, Adam Baniecki (AP Wrocław)
8.  AtoM w opinii użytkowników, ref. Jan Drozd (AP Wrocław)
9.  ZoSIA – praktyczne zastosowanie i perspektywy rozwoju, ref. Hanna Staszewska (AP Poznań), Maciej Zdunek (NAC)
10. AtoM – praktyczne zastosowanie i perspektywy rozwoju, ref. Adam Baniecki (AP Wrocław Oddział w Lubaniu).

Hanna Staszewska (AP Poznań) i Adam Baniecki (AP Wrocław O/Lubań)

XVII Międzynarodowy Kongres Archiwów , który odbył się pod koniec sierpnia 2012 r. w australijskim Stanie Qeensland zmienił dotychczasowa formułę dorocznych spotkań członków typu "A" Międzynarodowej Rady Archiwów. Zrezygnowano z koncepcji Archiwalnego Okrągłego Stołu CITRA na rzecz Rocznych Konferencji MRA. Problemy zaczęły się zaraz po queenslandzkim kongresie, ponieważ sekretariat rady nie mógł uzgodnić organizatora pierwszej konferencji. Problemy wynikały przede wszystkim z stosunkowo wysokich kosztów organizacji. Pod koniec ubiegłego roku uzgodniono, że konferencja zostanie zorganizowana w Belgii, w Brukseli, w dniach 23- 24 listopada 2013. W styczniu miano podać szczegółową tematykę. Wiadomo na razie, ze motywem przewodnim ma być transparentność i dostęp do informacji.

Więcej: ICA

oprac. Adam Baniecki
AP Lubań