Techniczne wytyczne dotyczące zarządzania archiwum z ograniczonym dostępem opublikowane 5.02.2014 r. przez Międzynarodową Radę Archiwów są uzupełnieniem Zasad dostępu do archiwum ogłoszonych 20.02.2013 r.
Międzynarodowa Rada Archiwów (ICA) od dawna mierzyła się z kwestią dostępu do zasobów archiwalnych. W następstwie przemian politycznych zachodzących w Europie na początku lat 90-tych europejscy archiwiści opracowali dokument Zarys Standardu Polityki Europejskiej w Zakresie Dostępu do Archiwów, który została oficjalnie zaakceptowana przez ICA w 1997 r. Zarys skupiał się jednak niemal wyłącznie na dostępie do oficjalnych archiwów urzędowych, praktycznie pomijając sektor pozarządowy, jedynie w jednym punkcie zalecając „czynienie starań, mających na celu wprowadzanie rozwiązań w zakresie dostępu do archiwów prywatnych wzorowanych na tych obejmujących archiwa urzędowe”.
Dwa dodatkowe dokumenty ICA podkreślały wagę dostępu jako elementu praktyki archiwalnej: Zasady Etyki z 1996 oraz Powszechna Deklaracja Archiwów z 2010.

W pierwszej połowie lat dziewięćdziesiątych XX wieku w Centralnym Ośrodku Informacji Archiwalnej trwały prace nad pierwszym modułem informatycznego systemu informacji archiwalnej. Obejmować miał on Spis zespołów, i taka była robocza nazwa bazy danych wykonanej w programie dBase, a następnie skonwertowanej do programu FoxPro. W 1995 r. była testowana w archiwach państwowych w Białymstoku, Siedlcach, Warszawie i Wrocławiu i modyfikowana pod wpływem uwag pierwszych użytkowników. Później, nazwana Systemem Ewidencji Zasobu Archiwalnego SEZAM, przedstawiona została 22 lutego 1996 r. na posiedzeniu Centralnej Komisji Metodycznej do zaopiniowania. Rzutniki multimedialne nie były jeszcze wówczas używane w archiwach, więc pokaz odbywał się na monitorach dwóch komputerów – przy jednym siedział Adam Ostrowski, autor wersji informatycznej, przy drugim Anna Laszuk, współautorka założeń merytorycznych, starając się symultanicznie pokazywać i omawiać kolejne funkcje. Nowoczesne technologie wkraczały do metodyki archiwalnej w zabytkowej Sali Balowej Archiwum Głównego Akt Dawnych – wkroczyły skutecznie, bowiem SEZAM uzyskał pozytywną opinię CKM i 29 marca 1996 r. został skierowany do stosowania w archiwach państwowych, gdzie trwa już 18 lat.

Wikipedysta - Rezydent Piotr Puchalski na szkoleniu w Instytucie Piłsudskiego prowadzonym przez Dorothy Howard (po prawej), wikipedystkę z Metropolitan Library Council.

Wikipedia jest dziś największym źródłem wiedzy o charakterze encyklopedycznym, dostępnym w sposób otwarty dla każdego. Od naukowców do uczniów w szkole, wszyscy posługują się Wikipedią. Wikipedia ma miliony odsłon dziennie, ponad 250 wersji językowych i zawiera ponad 20 milionów artykułów. Polska Wikipedia ma ponad milion artykułów i jest jedną z największych Wikipedii, obecnie na imponującym 9 miejscu na świecie.

Synergia pomiędzy Wikipedią a Instytutem Piłsudskiego nie podlega wątpliwości. Zadaniem Wikipedii jest rozpowszechnianie wiedzy; Instytut, z racji swoich zasobów, archiwalnych, muzealnych, bibliotecznych i innych, stanowi bezcenne tej wiedzy zródło, ktore chce udostępnić jak najszerzej. Niedawno pisałem o GLAM i znaczeniu instytucji w tym sektorze dla udostępniania wiedzy. Dziś więcej  o inicjatywach Instytutu związanych z Wikipedią.

Czym jest Wikipedia?

Jest to otwarta encyklopedia dostępna elektronicznie, którą tworzą i edytują wolontariusze na całym świecie. Każdy może wziąć udział w tworzeniu artykułów, nie potrzeba do tego żadnego zezwolenia ani przynależności do jakiejś organizacji (wskazane, ale niekonieczne jest zalogowanie się). Wikipedia powstała w 2001 i niedługo będzie obchodzić 15 lecie. Jest jedną z rosnącej grupy inicjatyw jej macierzystej instytucji - Wikipedia Foundation. Działanie Wikipedii opiera się na trzech podstawowych zasadach:

Seminarium pod tytułem “ZoSIA vs. AtoM. Dwa systemy do zarządzania zasobem archiwalnym” które odbyło się w Warszawie w dniach 23 i 24 stycznia 2013 jest ciekawym dla obserwatora z zewnątrz spojrzeniem na ewolucyjną drogę, jaka idą archiwa w komputeryzacji katalogów zasobów archiwalnych. W odróżnieniu od biblioteki, która posługuje się standardowymi narzędziami komputerowymi od ponad 40 lat, archiwum dopiero względnie niedawno weszło na drogę standaryzacji. Potrzeba zmusiła organizacje archiwalne do tworzenia narzędzi, wczesne ich użycie pozwoliło na szybką komputeryzacje procesu inwentaryzacji zasobów, a szerokie użycie utrudnia do dziś zmiany i ewolucje. Tak powstały programy SEZAM i IZA które z dużym powodzeniem służyły archiwstom. Nie oparte na standardach wymiany danych (takich jak EAD) i oparte na przestarzałą juz dziś technologie, spełniły jednak bardzo ważna funkcję wprowadzenia dość jednolitego systemu do polskiej archiwistyki (i przez przedłużenie do tych archiwów polonijnych które zdecydowały sie na komputeryzację).