Dokument elektroniczny

NORWEGIA: PDF/A Specjaslistyczne seminarium w Archiwum Królewskim w Oslo

wtorek, 27 marca 2012 17:42 | Wpisany przez Adam Baniecki |

W dniu 17 kwietnia 2012 w siedzibie Archiwum Królewskiego w Oslo odbędzie się seminarium pt: "PDF/A- Seminarium"
Seminarium, zorganizowane wspólnie przez Królewskie i Państwowe Archiwa, Paleograf oraz PDF Association, w celu przybliżenia archiwistom zagadnień związanych z wykorzystaniem standardu ISO 19005 czyli formatu zapisu danych PDF/A, jako zalecanego do długotrwałego przechowywania dokumentów elektronicznych. Standard ten, ze względu na swoją wszechstronność, jest coraz powszechniej wykorzystywany w tym celu zarówno w Norwegii jak i w świecie. Seminarium składa się z pięciu następujących po sobie sesji moderowanych przez wybitnych specjalistów z zagranicy i Norwegii zajmujących się długotrwałym przechowywaniem dokumentów elektronicznych i wykorzystaniem do tego celu formatu PDF/A.
1. Aspekty prawne wykorzystania formatu pdf w administracji i archiwach.
Format pdf jest zalecany w cyfrowej administracji norweskiej. Dlaczego pdf i jakie doświadczenia sprawiły, że właśnie ten format zapisu danych okazał się pożądanym dla dokumentów elektronicznych.
2. Wprowadzenie do PDF/A
Standard ISO 19005 (PDF/A) definiuje dlaczego format pdf może być wykorzystywany jako format archiwalny. W czym różni się od innych formatów takich jak TIFF i dlaczego do długotrwałej archiwizacji należy używać formatu PDF/A.
3. Między papierem a formatem PDF/A.
Wiele zeskanowanych do formatu PDF/A dokumentów istnieje w oryginale w formie papierowej. Jakie elementy należy wziąć pod uwagę w zakresie zapewnienia jak najlepszych warunków w zakresie przeszukiwania dokumentu cyfrowego. Jak zapewnić maksymalną zgodność pomiędzy papierowym oryginałem a jego cyfrową kopią.
4. Z urodzenia cyfrowy. PDF/A jako format długotrwałego przechowywania plików dokumentów cyfrowych.
Duża część dokumentów cyfrowych stwarza inne zagrożenia dla długotrwałego przechowywania jak np wiadomości mailowe, różnoformatowe załączniki, dokumenty- multiformaty, czy chronione hasłem. Jak z takimi zagadnieniami radzi sobie PDF/A i jakie są związane z tym zagrożenia.
5. Jak osiagnąć cel. Zasady workflow PDF/A
Jak zorganizować pracę z PDF/A w procesie workflow.
Seminarium wzbudza duże zainteresowanie środowiska archiwalnego i osób zajmujących się zarządzaniem informacją.
Koszt seminarium 1950 koron norweskich.

Wiecej w języku norweskim.

oprac. Adam Baniecki
AP Lubań

Poprawiony (wtorek, 27 marca 2012 17:46)

MRA: Kolejny etap rozwoju records management

czwartek, 26 stycznia 2012 20:16 | Wpisany przez Adam Baniecki |

Międzynarodowa Rada Archiwów podała informacje o opublikowaniu dwóch nowych norm związanych z systemem zarządzania i archiwizacji informacji- records managements. Opublikowane normy to:
1. ISO 30300:2011, Management systems for records – Fundamentals and vocabulary (Informacja i dokumentacja- system zarządzania dokumentem aktywnym. Podstawy i słownik.
2. ISO 30301:2011, Management systems for records – Requirements.(Informacja i dokumentacja- system zarządzania dokumentem aktywnym. Wymagania.
Są to pierwsze dwie z zapowiedzianych czterech norm mających uzupełnić normy ISO-15489- 1 i ISO15489-2.

Seria norm 30300 to cztery normy pod wspólną nazwą: „System zarządzania dokumentami aktywnymi”. Składają się na nie:
1. Norma ISO 30300, która stworzy międzynarodowy, precyzyjny tezaurus records management;
2. Norma ISO 30301, która sprecyzuje wymagania wobec systemów zarządzania dokumentami przez cały ich cykl życia;
3. Norma ISO 30302 będzie przewodnikiem mówiącym, jak stworzyć system zarządzania dokumentacją;
4. Norma ISO 30303 określi wymagania stawiane przez audyt organizacji, oraz certyfikację systemu zarządzania dokumentami aktywnymi;

Poprawiony (czwartek, 26 stycznia 2012 20:18)

Więcej…

CZECHY: Konferencja „Co po nas zostanie”

piątek, 02 września 2011 06:53 | Wpisany przez Adam Baniecki |

Dnia 22 września 2011 r. odbędzie się w Czechach już 6 konferencja z cyklu „Co po nas pozostanie”, zorganizowania przez praskie Archiwum Narodowe oraz obywatelskie stowarzyszenie CNZ (skrót od tematu konferencji: „Co po nás zbude”). Stowarzyszenie to powstało w 2008 r., choć swymi prapoczątkami sięga roku 2003, a jego głównymi celami są m.in.: podnoszenie poziomu długoterminowego przechowywania dokumentów elektronicznych; udział w przygotowywaniu przepisów prawa dotyczących dokumentacji elektronicznej; wspieranie rozwoju zawodowego personelu kancelarii i archiwów poprzez wymianę doświadczeń oraz organizowania i promowania programów edukacyjnych i seminariów.
Przygotowywana konferencja odbędzie się pod hasłem: „Dokumenty elektroniczne – nowe możliwości, nowe niebezpieczeństwa”. Jej uczestnicy koncentrować się będą na aktualnym stanie używania i przechowywania dokumentów elektronicznych. Poruszone zostaną problemy m.in. związane z tworzoną obecnie elektroniczną dokumentacją medyczną oraz sądową. Referat wprowadzający zaprezentuje działalności Europejskiego Instytutu Norm Telekomunikacyjnych – „ETSI” - (European Telecomunication and Standard Institute), który opracował latem tego roku nowy standard bezpiecznego i długotrwałego przechowywania dokumentów elektronicznych. Pozostałe wystąpienia koncentrować się będą na nowych możliwościach wykorzystania dokumentów elektronicznych, w świetle rozwiązań technicznych, nowych przepisów, jak również nad problemami wynikającymi z powszechności korzystania z dokumentów elektronicznych. Część rozwiązań wprowadzonych w Czechach będzie porównywanych z doświadczeniami w zarządzaniu dokumentami elektronicznymi na Słowacji.
Konferencja odbywać się będzie dwóch blokach tematycznych w dwóch salach wykładowych. Chcący wziąć udział w konferencji mogą zarejestrować się na stronie www.cnz.cz, wypełniając odpowiedni formularz. Opłata konferencyjna wynosi 600 CZK wypłacane w 1000 CZK (z VAT). Konferencja odbędzie się w czwartek 22 września 2011 r. w salach Archiwum Narodowego w Pradze (Národníh archiv Praha – Chodovec), początek o godz. 9:00. Program konferencji dostępny jest na stronie „Elektronické dokumenty - nové možnosti, nová rizika“

ooprac. Ivo Łaborewicz
AP Jelenia Góra

Poprawiony (piątek, 02 września 2011 06:55)

DLM- FORUM: Modele modulów i plug-in' ów do Moreq2

niedziela, 19 czerwca 2011 21:00 | Wpisany przez Adam Baniecki |

W Londynie 8 czerwca 2011 r. DLM- Forum poinformowało o opublikowaniu założeń modułów dla europejskiego modelu archiwizacji elektronicznej Moreq2. W związku z pytaniami, jakie redakcja ArchNetu otrzymała od archiwistów, poniżej publikujemy krótką informację o tym czym jest Moreq2.
Czym jest Moreq2? Moreq jest modelem systemu archiwizacji elektronicznej pozwalającym na bezpieczne uchwycenie (capture) dokumentów i danych o wartości dowodowej i dokumentacji, istotnej dla przedsiębiorstw i instytucji publicznych, zarządzanie cyklem ich życia wraz z jej brakowaniem lub ich dalszym przechowywaniem określonym w "planie porządkowania" (plan de classement, czyli czymś zbliżonym do polskiego RWA), zarządzanie ich poufnością i dostępnością. Jest modelem wymagań dla budowy oprogramowania dla systemu elektronicznej archiwizacji dla przedsiębiorstw lub podmiotów publicznych. Moreq2 nie tworzy modelu historycznego archiwum cyfrowego. Założenia historycznego archiwum cyfrowego znajduję się w normie ISO14721:2003 Open Archival Information System znanym jako OAIS. Moreq2 jest modelem systemu archiwizacji cyfrowej jednorodnej (homoogenicznej) czyli dostosowanej do obsługi pojedynczych podmiotów. Operuje pojęciami serii, podserii, jednostek archiwalnych, dokumentów czyli tym co odzwierciedla strukturę organizacyjną pojedynczych jednostek organizacyjnych.
Moreq2 został pomyślany jako model archiwizacji elektronicznej dla systemu records management (Norma ISO15489- 1, 15489-2, obecnie poddane zostały rekapitulacji i przygotowywany jest cały pakiet uzupełniający norm z grupy ISO30300). W Polsce system records management nie istnieje.
W roku 2001 DLM- Forum opracowano Moreq, w roku 2005 model postanowiono przeanalizować i ocenić. W efekcie w lutym 2008 r. opublikowano Moreq2. Prace nad wersją drugą poszły w dwóch kierunkach. Pierwszym było opracowanie schematu XML odpowiadającego modelowi danych zdefiniowanemu w Moreq2, a drugim definicja i sposób certyfikacji oprogramowania na rynku europejskim dla records management.

Bibliografia:
1. Exigences types pour la maitrise de l'archivage electronique. Mis a jour et extention 2008- Specification Moreq2. Text principal.
2. red. Marie- Anne Chabin (Archive 17) , Aprivoiser MoReq. Pour archiver et conserver l'information, IALTA France 2007
3. Francoise Banat- Berger, Laurent Duplouy, Claude Huc, L'archivage numerique a long terme, Paris 2009.

oprac. Adam Baniecki
AP Lubań

Poprawiony (niedziela, 19 czerwca 2011 21:04)

FRANCJA: Podrecznik archiwizacji materiałów cyfrowych

poniedziałek, 28 września 2009 18:03 | Wpisany przez Adam Baniecki |

"W jaki sposób zapewnić trwałość przechowywania informacji cyfrowych za pomocą technologii podlegającej stałemu rozwojowi. Wszystkie podmioty publiczne i prywatne są już lub będą w przyszłości postawione przed takim wyzwaniem." Informacja cyfrowa jest wrażliwa. Niewiele trzeba aby nośnik na którym jest zapisana uległ uszkodzeniu i stał się nieczytelny. Ryzyko trwałej utraty danych jest olbrzymie.

fot. DAF

Bezpieczne i trwałe przechowywanie informacji cyfrowych, z punktu widzenie ludzkiej aktywności, jest obecnie najważniejszym zadaniem. Dyrekcja Archiwów Francji wydała podręcznik mający pomóc w poruszaniu sie posród tych trudnych zagadnień. Po raz pierwszy, jak podkreśla wydawca, przedstawiona została zebrana wiedza podstawowa (bazowa) wzbogacona licznymi przykładami, majaca ułatwic zrozumienie i stosowanie praktyczne archiwizacji w długim czasie. Zagadnienie ujęto wieloaspektowo biorąc pod uwagę uwarunkowania techniczne, prawne, organizacyjne, strategiczne i historyczne.

Podręcznik jest adresowany do szerokiego kręgu odbiorców, do odpowiedzialnych za systemy informacji w przedsiebiorstwach prywatnych i instytucjiach publicznych, szefów projektów archiwizacji cyfrowej, informatyków, archiwistów i bibliotekarzy, studentów zarządzania informacją i informatyków w archiwach.

L'archivage numérique à long terme. Les débuts de la maturité ?
Manuel édité par la Direction des archives de France
Paris 2009, ISBN 978-2-11-006942-9

oprac. Adam Baniecki
AP Lubań.

Więcej artykułów…