Sprawozdanie z seminarium: „ZoSIA vs. AtoM. Dwa systemy do zarządzania zasobem archiwalnym” Warszawa, 23-24 stycznia 2013 r.
Seminarium odbyło się w siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie, a uczestniczyli w nim m.in. pracownicy archiwów państwowych, Archiwum PAN, CAW, członkowie Centralnej Komisji Metodycznej NDAP, Rady ds. Informatyzacji i Digitalizacji, przedstawiciele Uniwersytetu M. Kopernika w Toruniu. Zebranych przywitał Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, prof. Władysław Stępniak.

W części pierwszej seminarium referaty stanowiły wprowadzenie do tematyki obrad.

Maciej Zdunek (NAC, kierownik projektu ZoSIA) w wystąpieniu pt. „ZoSIA – geneza projektu” przedstawił stan informatyzacji archiwów państwowych na przełomie wieków XX i XXI (rozproszone bazy SEZAM, IZA, PRADZIAD, SUMA itd.) oraz próby integracji informacji na stronie internetowej www.archiwa.gov.pl. Na mocy Zarządzenia nr 7 NDAP z 13 lipca 2007 r. zaczęto prace nad systemem zintegrowanym, które koordynował dyrektor NAC. Projektowaniem i budową systemu od strony informatycznej zajmował i zajmuje się zespół programistów NAC. Pierwsza stabilna wersja 1.0. została ukończona we wrześniu 2010 r., obejmując wtedy moduły księgi nabytków, ubytków, przesunięć, do opisu jednostek i obiektów aktowych, kartograficznych, technicznych i ulotnych, moduł raportów i wyszukiwarkę. Obowiązująca aktualnie (styczeń 2013 r.) wersja pozwala także na inwentaryzację materiałów wizyjnych, nagrań, fotografii i obiektów muzealnych.

Następnie Janusz Gołaszewski, dyr. Archiwum Państwowego we Wrocławiu, w krótkim wystąpieniu zwrócił uwagę na różnorodność zasobu swojego archiwum, a tym samym na różnorodne potrzeby użytkowników, na których odpowiedzią ma być AtoM.

Genezę AtoM-u przedstawił Tomasz Broniszewski (ArchNet): system opracowany pod kierunkiem Międzynarodowej Rady Archiwów jest zgodny z międzynarodowymi standardami opisu archiwalnego (ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF i ISDIAH), dlatego opis twórcy został wyodrębniony z opisu archiwalnego. We wrześniu 2012 r. opublikowano wersję 1.3.

Z kolei Wojciech Woźniak, dyrektor NAC w wystąpieniu pt. „ZoSIA – założenia systemu” omówił jego główne cechy: dostęp przez przeglądarkę internetową, scentralizowane zarządzanie aplikacją, własna kadra programistów, wykorzystanie komponentów open source. Z systemu można wygenerować raport inwentarza archiwalnego oraz wszystkie raporty, które zgodnie z obowiązującymi przepisami o ewidencji zasobu archiwa muszą sporządzać.

Podobny temat („AtoM – założenia systemu”) zreferował Dariusz Bednarek (Archiwum Państwowe we Wrocławiu). AtoM jest aplikacją internetową, w całości opartą o open source, umożliwiającą opis materiałów archiwalnych zgodnie z międzynarodowymi standardami, może stanowić także repozytorium obiektów cyfrowych. AtoM przeznaczony jest do opisu dokumentacji aktowej, pozostałe rodzaje dokumentacji powinny być opisywane w innych bazach, a dane z nich muszą być zlinkowane z AtoM-em.

Po przerwie wznowiono obrady, skupiając się na prezentacji funkcjonalności systemów, opracowanych na podstawie tego samego arkusza pytań, przygotowanego wcześniej w NDAP.

W tym bloku wystąpili: prezentujący system ZoSIA przedstawiciele NAC Justyna Soliwoda i Maciej Zdunek oraz system AtoM: Rafał Raczyński, Jan Drozd, Marek Okólski, Dariusz Bednarek. Przedstawiono m.in. występowanie (lub brak) w systemach takich funkcjonalności jak: wpisywanie do ewidencji nowego zespołu/zbioru, dołączanie nabytków, możliwość zdefiniowania struktury wewnętrznej zbioru/zespołu (podzespołu, serii/podserii, rodzaju jednostki, dokumentu), możliwość uzyskiwania raportów i tworzenia środków ewidencyjno-informacyjnych wymaganych przepisami, dołączanie kopii cyfrowych, import/eksport danych, wykorzystanie słowników haseł wzorcowych, modyfikacja danych, rozmaite konfiguracje wyszukiwania danych, zarządzanie użytkownikami, ruch jednostek archiwalnych (związany z obsługa pracowni naukowej), historia wypożyczeń.

Następnie referaty pt. „ZoSIA w opinii użytkowników” wygłosiły przedstawicielki archiwów, w których ZoSIA jest wdrożona od grudnia 2009 r.: Archiwum Państwowego w Lublinie oraz Archiwum Państwowego w Poznaniu. Jowita Piotrowicz (AP Lublin) zaznaczyła, że przedstawione uwagi dotyczą wersji produkcyjnej ZoSIA oraz wersji testowej, która pracownicy APL mieli okazję testować w końcu 2012 r. Prelegentka stwierdziła, iż system poprzez przyjazny interfejs zapewnia możliwość sprawnego ewidencjonowania, inwentaryzacji, wyszukiwania informacji. Od 2011 r. ZoSIA jest jedynym systemem w APL do obsługi tych funkcji archiwum. ZoSIA posiada wszystkie funkcjonalności poprzednich baz oraz wiele nowych i pozwala, poprzez intuicyjne menu, na efektywną pracę.

Następnie głos zabrała Elżbieta Rogal, kierownik Oddziału Opracowania i Gromadzenia APP. Przedstawiła krótko historię wdrożenia w Poznaniu, powołując się na decyzję nr 38 NDAP z 22 grudnia 2008 r., na mocy której testowo wdrożono system ZoSIA w APP. Prelegentka podkreśliła, że ze względu na mechanizm ról i workflow system jest skomplikowany i nie obejmuje wszystkich funkcji archiwum.

Przedstawiciel AP Wrocław, Jan Drozd zaprezentował uwagi do testowanego systemu AtoM. W ciągu kilku miesięcy stosowania systemu wprowadzono do niego ok. 2 tys. opisów j.a. z 4 zespołów urzędów stanu cywilnego, wypełniając tylko pola obowiązkowe, dołączono też do opisów obiekty cyfrowe.

Na tym zakończono pierwszy dzień obrad.

Początek drugiego dnia to dwie prezentacje: „ZoSIA – praktyczne zastosowanie i perspektywy rozwoju” (Hanna Staszewska, Archiwum Państwowe w Poznaniu i Maciej Zdunek) oraz „AtoM – praktyczne zastosowanie i perspektywy rozwoju” (Adam Baniecki, Archiwum Państwowe we Wrocławiu Oddział w Lubaniu). Hanna Staszewska przedstawiła funkcjonalności, które w jej ocenie umożliwiają sprawną pracę w systemie ZoSIA (m.in. przyjazny użytkownikowi podręcznik oparty o mechanizm MediaWiki, masowe przydzielanie j.a. do serii/podserii, automatyzacja czynności związanych z ewidencją zasobu, import spisów zdawczo-odbiorczych. Prelegentka podkreśliła też zgodność z obowiązującymi przepisami modułu do ewidencji zasobu i możliwość generowania wszystkich wymaganych przepisami raportów oraz zgodność z normatywami NDAP modułów do inwentaryzacji fotografii, materiałów ulotnych i kartografii. Z kolei Maciej Zdunek omówił plan rozwoju systemu: m.in. przygotowanie edytora do opisu dokumentów pergaminowych i papierowych (jedyny rodzaj dokumentacji, jakiego nie można opisać w bazie), pieczęci, kopii materiałów oraz, ewentualne prace nad modułem dot. nadzoru, udostępniania, topografii zasobu i moduł skan.

Adam Baniecki w swoim wystąpieniu przedstawił zalety AtoM-u (wersja 1.3.), podkreślając znaczenie norm międzynarodowych jako podstawy systemu. Zauważył, że wdrożenie AtoM-u jest możliwe tylko wtedy, gdy narodowe metodyki zaadaptują cztery podstawowe standardy międzynarodowe i powołał się na przykład kanadyjski i australijski. Omawiając plany rozwoju AtoM-u w AP Wrocław i oddziałach powiedział, że obejmują one migrację danych z baz IZA i SEZAM, dołączanie skanów i udostępnianie ich online, indeksowanie ksiąg metrykalnych i usc oraz rozpoznanie możliwości wykorzystania AtoM-u w archiwach zakładowych.

Ostatnim punktem programu była debata, którą prowadził zastępca Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, dr Andrzej Biernat. Dyskutanci (m.in. Kazimierz Schmidt, Ewa Perłakowska, Janusz Gołaszewski, Wojciech Woźniak, Piotr Dymmel) zastanawiali się, czy archiwa potrzebują jednego zintegrowanego systemu informatycznego, czy też wielu. Adam Baniecki podkreślał, że w archiwistyce światowej dokonała się rewolucja metodyczna, a polska archiwistyka na razie jej nie dostrzega. Dyr. Andrzej Biernat powiedział, że docenia walor naukowy badań nad AtoM-em.

W ostatecznym podsumowaniu debaty i całego seminarium Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, prof. Władysław Stępniak podziękował prelegentom i uczestnikom i stwierdził, że znacznie wzbogacił swoją wiedzę nt. systemów informatycznych. Zauważył, że opis zasobu zgodny ze standardami jest sprawą fundamentalną i przekłada się na podstawową funkcję archiwów, jaką jest udostępnianie. Poprosił o przedstawienie programu dalszych prac nad AtoM-em (łącznie z kosztorysem), gdyż prace te pomogą archiwistom polskim obserwować najnowsze światowe tendencje w tej materii. Naczelny Dyrektor poprosił także dyrektora NAC Wojciecha Woźniaka o przedstawienie programu wdrożenia ZoSIA w pozostałych archiwach. Prof. Władysław Stępniak dodał, że przedstawiciele różnych instytucji pytają o możliwość wdrożenia u nich ZoSIA, w tym również dyrektorzy archiwów państwowych. W ciągu 2-3 tygodni przygotowane zostaną w tej sprawie odpowiednie decyzje lub pisma.

Hanna Staszewska (AP Poznań) i Adam Baniecki (AP Wrocław)

Materiały z semiarium dostępne na stronie NDAP.