Szwajcarskie Archiwum Federalne (Schweizerischen Bundesarchiv –BAR) działając na podstawie prawa federalnego o archiwizacji (Art. 2 Abs. 2 Bundesgesetz über die Archivierung vom 26. Juni 1998 -BGA), przedstawiło swoją strategię działania na lata 2011- 2015. Zawiera ona cztery główne założenia skupione wokół zagadnień digitalizacji zasobu i Records Management, w warunkach społeczeństwa informacyjnego i e-Governments:
1. Archiwizacja zasobów zdigitalizowanych
Istniejące rozwiązania IT wykorzystywane będą do digitalizacji zasobu archiwalnego w uzgodnieniu z potrzebami zarządzających dokumentacją jednostek.
Obejmuje to wszystkie etapy procesu archiwizacji, zdefiniowane w strategii jako; identyfikacja i selekcja materiałów, przygotowanie i transmisja do BAR, ich bezpieczne przechowywanie i ochrona, aż do wdrożenia do ponownego użytkowania przez wytwórców i użytkowników. Jednostki, na których spoczywać będzie obowiązek archiwizacji, będą wspierane przez BAR, lub też będą mogły korzystać za pełną odpłatnością z usług innych podmiotów.
2. Archiwizacja dokumentacji tradycyjnej.
Tradycyjne dokumenty będą również wartościowane, opracowywane i przejmowanego zasobu archiwalnego. Jednocześnie do końca roku 2011 dokumentacja tradycyjna przestanie być wytwarzana przez aktotwórców, na których spoczywa obowiązek przekazywania dokumentów do BAR. Dokumentacja w postaci papierowej będzie mogła być wytwarzana tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach.
3. Integracja systemu zarządzania informacją.
W ramach zarządzania informacją BAR oferuje swoje wsparcie przy opracowaniu systemu klasyfikacji, przepisów organizacyjnych oraz perspektywicznego wartościowania, jak również przy wprowadzaniu sytemu GEVER (elektronische Geschäftsverwaltung). Strategia rządu federalnego obowiązująca od 2002 roku zakłada wprowadzenie tego systemu przez wszystkich aktotwórców do końca 2011 roku. GEVER jest głównym narzędziem świadczenia usług e-administracji. Zakłada on wprowadzenie standardowego interfejsu do bezpośredniego komunikowania się ze sobą systemów pochodzących od różnych producentów, a także komunikowania się za pośrednictwem poczty e-mail lub formularzy elektronicznych, dzięki czemu sprawy mają być rozpatrywane szybko, a sam system ma być przyjezdny dla obywatela. Wprowadzenie w życie zasady ujednoliconego porządku i struktury dokumentów ma również uprościć dostęp do informacji publicznej i umożliwić jednocześnie efektywną realizację prawa publicznego.
4. Integracja systemu udostępniania zasobu archiwalnego.
Konsekwencją powyższych regulacji jest budowa i rozbudowa szerokiego systemu udostępniania online połączonego z systemem wyszukiwawczym. Wymaga to stworzenia niezbędnej infrastruktury, podobnie jak gwarancji łączności pomiędzy różnymi systemami informatycznymi.
W realizacji wszystkich czterech celów strategii, kładzie się duży nacisk na usprawnienie procesów zarządczych. Ma to zapewnić zwiększenie efektywności i zmniejszenie kosztów ponoszonych na biurokrację. Priorytetem jest również umożliwienie bezpłatnego dostępu online do zasobu archiwalnego.
W warunkach szwajcarskich BAR jest głównym organizatorem i koordynatorem procesów związanych w wprowadzaniem systemu elektronicznego zarządzania zasobami archiwalnymi.W ten sposób wypełnia ono również zadania ustawowe, mające przyczynić się do realizacji zasady demokratycznego państwa prawa oraz przejrzystości procesu podejmowania decyzji przez jego instytucje.

Na podstawie: Neues Tool zur Erstellung eines Ordnungssystems
Jolanta Leśniewka
AP Oddział Kutno