Jednym z najważniejszych zadań systemu zarządzania aktami (RM) jest dokumentowanie działalności instytucji czy organizacji, tworzenie zapisanej i niezmienialnej pamięci jej działalności i historii, zapisywanie dowodów które mogą być użyte (np. przez historyka lub sąd) z pewnością, że nie zostały one zmienione czy zafałszowane. W tym aspekcie MoReq2012 jest istotny również dla archiwów, których funkcja pokrywa się w dużym stopniu z tymi zadaniami.

Moduły MoReq2010

MoReq2010  - wymagania sytemu zarządzania aktami -  jest podzielone na moduły, które opisują różne działy albo funkcje oprogramowania. Moduły to jednocześnie serwisy, części oprogramowania które te funkcje spełniają. Niektóre rodzaje serwisów są  już w powszechnym użyciu w prawie każdym systemie wielo-użytkownikowym, niektóre są specyficzne dla MoReq.

Moduły obsługujące użytkowników to Grupy Użytkowników i modelowy Moduł Ról. Zadaniem modułu użytkowników jest zarządzanie użytkownikami i ich grupami, podobnie do istniejących użytkowników w systemach komputerowych, ale z konkretnymi ograniczeniami (np. nie wolno ponownie używać identyfikatorów itp.). Moduł ról opisuje role jakie moga przyjmować użytkownicy, i możliwości dostępu do przypisane tym rolom. Jan Kowalski może więc na przykład należeć do grupy Działu Handlowego, i posiadać rolę Administratora z prawami dodawania nowych użytkowników, ale tylko w tym dziale.