Podczas gdy w Polsce dopiero w tym roku podjęto się  opracowania narodowej normy opisu materiałów archiwalnych zgodnej ze standardami międzynarodowymi, w Szwajcarii taka norma funkcjonuje już od wielu lat. Prace nad jej opracowaniem szwajcarskiej dyrektywy dla zastosowania ISAD (G) zostały podjęte już w 2005 roku przez grupę roboczą do spraw norm i standaryzacji Arbeitsgruppe Normen und Standard (AGN&S), w ramach działalności Szwajcarskiego Związku Archiwistek i Archiwistów  Verband Schweizerischer Archivarinnen und Archivare (dalej: VSA). Zadaniem AGN&S  było stworzenie  wytycznych, które miały zaadoptować ISAD(G)  na gruncie narodowym, uwzględniając specyfikę archiwów szwajcarskich, ich różnorodność, odmienne  regulacje prawne, tradycje w zakresie udostępniania zasobu jak również odmienne metodyki archiwalne wynikające z wpływów szkół archiwalnych niemieckiej, francuskiej i włoskiej. Norma adresowana jest do archiwów różnej proweniencji nie tylko państwowej. Dlatego powstawała ona we współpracy z archiwami związkowymi, kantonalnymi, gminnymi, archiwami instytucjonalnym i prywatnymi archiwami gospodarczymi. Prace te zakończone zostały w 2009 roku opublikowaniem  przez VSA szwajcarskich  wytycznych do zastosowania  ISAD (G) Schweizerische Richtlinie für die Umsetzung von ISAD(G).
Po co potrzebna była Szwajcarom narodowa norma  ISAD? We wstępie do wytycznych podawane jest następujące uzasadnienie:
- konieczność uwzględnienia i skonsolidowania różnych tradycji i praktyk szwajcarskich archiwów będących pod wpływem archiwistyk niemieckiej, francuskiej i włoskiej.
- uwzględnienie zróżnicowanych potrzeb i wymagań dla dużych, średnich i małych archiwów
- w przeciwieństwie do normy międzynarodowej mającej charakter ogólny / generalny –G/, norma narodowa uwzględnia i reguluje różnorodne postaci dokumentów (także opisy dokumentacji audiowizualnej, kartograficznej i obiektów trójwymiarowych).
- poprzez zastosowanie przykładów opisu poszczególnych poziomów z archiwów szwajcarskich norma staje się bardziej czytelna i zrozumiała.

Kiedy oglądamy stare zdjęcie, na odwrocie często możemy znaleźć stempelek fotografa, notatkę na temat miejsca i daty zdjęcia, a nawet kto na nim jest. Ale gdzie jest “odwrotna strona” zdjęcia cyfrowego?

Nazwa pliku nie jest dobrym miejscem na zapisanie tych informacji. Okazuje się jednak, że obrazy cyfrowe mają “odwrotną stronę”, informacje o zdjęciu lub skanie, zapisaną wewnątrz pliku. Zapis ten nie zmienia samego obrazu, a do jego odczytania (i zapisania) potrzebujemy odpowiedniego narzędzia - programu.

Informacje są różnego typu. Kamera cyfrowa zapisuje wiele danych technicznych takich jak czas naświetlania, przesłona, liczba pixli i dane samej kamery. Te metadane zapisywane są w standardzie zwanym Exif. Przy przesyłaniu zdjęć przydatna jest informacja o tym, co jest na zdjęciu przedstawione, kto je zrobił, tytuł zdjęcia, autor, dane o prawach autorskich itp. Te dane zapisywane są w standardzie o nazwie IPTC. Zarówno Exif jak i IPTC zostały wprowadzone około 1995 roku, a więc są dość stare. Ma to swoje zalety - większość programów odczytujących zdjęcia potrafi odczytać te etykiety, a więc dane te są łatwo dostępne. Ale standardy te mają wiele wad:

• Nie wszystkie formaty plików cyfrowych mogą je zmieścić (np. obrazy w formacie png nie zawierają danych Exif).
• Liczba etykiet jest ograniczona bez możliwości dodania nowych - brakuje ważnych pól, np. osoby na zdjęciu.
• Zapis jest ograniczony w wielkości tekstu (mała liczba znaków), brak jest kodowania unicode (brak wsparcia dla polskich liter), brak możliwości zapisu w różnych językach i wiele innych.

Zespół naukowy do opracowania standardu opisu materiałów archiwalnych w archiwach państwowych, powołany decyzją nr 58 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 grudnia 2013 r., zebrał się na trzecim posiedzeniu. Odbywa się ono w Oddziale w Jeleniej Górze Archiwum Państwowego we Wrocławiu w dniach 2-5 września 2014 r.

Członkowie zespołu opracowują normę opisu materiałów archiwalnych przeznaczoną do stosowania w archiwach państwowych. Punktem odniesienia polskiej normy są cztery standardy Międzynarodowej Rady Archiwów: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF i ISDIAH. Zgodnie z nimi opisywane być powinny zarówno materiały archiwalne [ISAD(G)], jak i ich twórcy [ISAAR(CPF)], funkcje wykonywane przez twórców dokumentacji [ISDF] oraz instytucje przechowujące zasób archiwalny [ISDIAH].

Na poprzednich posiedzeniach zespół omówił założenia dokumentu końcowego, poziomy i elementy opisu archiwalnego, szczegółowiej dyskutując zagadnienia nazw i tytułów oraz strukturę opisu na poziomie zespołu.

Anna Laszuk (NDAP)

Magdalena Sadza (APW)

Komitet Wykonawczy Międzynarodowej Rady Archiwów podjął decyzję o powierzeniu organizacji Dorocznej Konferencji, ciała zarządzającego radą pomiędzy kongresami, archiwom państwowym Islandii.
Konferencja odbędzie się w dniach 18 - 22 września 2015 r. w Reykjawiku. Pomimo starań rady, nie udało się doprowadzić do organizacji dorocznej konferencji poza Europą. Rada przewiduje możliwość organizacji takiej konferencji w 2018 r. w którymś z państw afrykańskich.
Ogłoszono równocześnie, że przyszłoroczne posiedzenie Komitetu Wykonawczego i Komisji Programowej odbędzie się na indonezyjskiej wyspie Bali w dniach 26- 30 kwietnia 2015 r. Będzie to pierwsze od Kongresu w Brisbane, w Australii w 2012 r., posiedzenia ciała statutowego MRA poza Europą.

oprac. Adam Baniecki
materiały MRA