Dnia 2 listopada 2010 r., w sali kinowej Archiwum Narodowego w Pradze (Narodni archiv Praha), z inicjatywy Czeskiego Stowarzyszenia Informacyjnego (Česka informační společnost o.s.) odbyło się seminarium poświęcone digitalizacji akt metrykalnych w Republice Czeskiej. Wzięło w nim udział blisko 80 osób, reprezentujących wszystkie czeskie archiwa państwowe, Archiwum Miejskie w Pradze, przedstawiciele Czeskiego Stowarzyszenia Genealogów i Heraldyków oraz firmy informatycznej BACH, urzędnicy stanu cywilnego, a także reprezentanci archiwów austriackich i polskich.

Pierwszą część seminarium wypełniły sprawozdania archiwów państwowych ze stanu zaawansowania prac digitalizacyjnych, a także metod i sposobów ich prowadzenia. Czesi przystąpili do digitalizacji akt metrykalnych głównie z tego powodu, że korzystający z nich przede wszystkim genealodzy stanowili aż 60% badaczy i liczba ta stale rosła. Tymczasem stan zachowania ksiąg metrykalnych ulegał szybkiemu pogorszeniu w skutek intensywnego ich wykorzystania. Trzeba więc było podjąć pilne praca nad ich zabezpieczeniem.

Czesi jednak nie wypracowali jednolitego sposobu postępowania w tej dziedzinie, lecz każde archiwum wybrało własną drogę. W praktyce ukształtowały się dwa zasadnicze sposoby działań. Część archiwów (m.in. Opava i Litomieřice) wykorzystała specjalistyczny program firmy BACH Systems s.r.o., a także współpracę z Mormonami z Salt Lake City; pozostałe (m.in. Brno, Praga i Pilzno), korzystając z funduszy europejskich, oparły się na zakupionej aplikacji ActaPublica. Podjęcie współpracy z Mormonami oraz korzystanie z funduszy międzynarodowych w znaczny sposób ograniczyło koszty całej operacji.
Prace digitalizacyjne zostały rozpoczęte najczęściej w latach 2007-2008 i mają objąć cały zasób akt metrykalnych od najstarszych po rok 1910. Całość digitalizacji ma być zakończona w ciągu najbliższych dwóch – trzech lat. Skanowanie prowadzone jest zarówno z oryginałów, jak i z wcześniej sporządzonych mikrofilmów. Wszystkie akta metrykalne przeniesione na nośnik cyfrowy są stopniowo udostępniane poprzez Internet. Można z nich także korzystać na komputerach ustawionych w pracowniach naukowych poszczególnych archiwów. Akta zdigitalizowane zostały całkowicie wyłączone z udostępniania tradycyjnego.
Inny niezwykle interesujący projekt obejmujący zarówno digitalizację jak i indeksację o nazwie Digitalni Archiv zaprezentowało Statni Oblastni archiv v Třeboni. Należy zaznaczyć, że Digitalni Archiv jest, podobnie jak Bach, systemem całościowym. Obejmuje on zarządzanie i udostępnianie całego zasobu bez względu na jego formę. System udostępnia obok metryk, także dokumenty, mapy, obiekty fotograficzne i inne. Każdy obiekt jest szczegółowo opisany.
W drugiej części obrad znalazły się wystąpienia gości zagranicznych, a więc dr. Thomasa Aignera z Archiwum Diecezjalnego w Pölten w Austrii oraz dr. Janusza Gołaszewskiego – zastępcy dyrektora Archiwum Państwowego we Wrocławiu, którzy mówili o digitalizacji akt w swoich placówkach. Przy czym okazało się, iż kościelne archiwum w Pöltzen współpracuje bardzo blisko z Morawskim Ziemskim Archiwum w Brnie. W tej części wystąpił też przedstawiciele Czeskiego Stowarzyszenia Genealogów i Heraldyków, który z punktu widzenia użytkownika ocenił poszczególne strony internetowe archiwów czeskich z aktami metrykalnymi.
W czasie dyskusji okazało się, że poszczególne archiwa nie tylko przyjęły różne rozwiązania techniczne, ale podchodzą też w rozmaity sposób do procedur i zakresu udostępniania skanów w Internecie. Generalnie można powiedzieć, iż te archiwa, które wybrały system BACH wychodzą z założenia, iż utrzymują się z podatków i ich obowiązkiem jest darmowe udostępnianie akt (także przez Internet). Nie stosują też żadnych znaków wodnych. Natomiast grupa archiwów korzystających z aplikacji ActaPublica wprowadziła pewne ograniczenia, np. w postaci ograniczenia ilości ściąganych jednorazowo danych, konieczność opłat oraz zabezpieczenia w postaci znaków wodnych. Serwis ActaPublica (uwaga wymaga rejestracji i logowania) obejmuje genealogiczne zasoby archiwów: Moravsky zemsky archiv Brno, Statni oblastni archiv Plzni, Statni oblastni archiv v Praze oraz Diöcesenarchiv St. Pölten w Austrii. Jest to więc program ze wszech miar międzynarodowy. Metryki udostępniane są w formacie PDF. Nie posiadają indeksów elektronicznych, a jedynie skany tradycyjnych ksiąg, będących integralną częścią zasobu. System pozwala na indywidualizacje przeszukiwania i poprzez np. elektroniczne zakładki pozwala korzystać z zasobu w sposób przypominający korzystanie w tradycyjnej pracowni naukowej.
Genealodzy na ogół dobrze oceniali strony, na których udostępniane są metryki. Mieli jednak uwagi różnego rodzaju, od technicznych (zbyt wolne otwieranie się niektórych stron lub obrazków, ich zbyt małą czytelność, zwłaszcza w miejscach znaków wodnych; brak możliwości zgłaszania uwag, lub brak reakcji na zgłaszane uwagi), jak i merytoryczne, dotyczące zbyt skromnego opisu, nie uwzględniającego np. zmian administracyjnych poszczególnych parafii.
Dyskusja toczyła się wokół dwóch zasadniczych wątków. Pierwszy wynikał z konkurencji trzech realizowanych niezależnie, przez czeską służbę archiwalną, systemów digitalizacji i indeksacji. Każdy z nich posiada swoje zalety oraz niedoskonałości. Na te różnice nakładają się także różne koncepcje podejścia do udostępnianego materiału archiwalnego. To pytania o udostępnianie odpłatne lub darmowe oraz o sposób prezentacji materiałów, a głównie o wprowadzanie lub nie znaku wodnego. Oczywiście, tam gdzie udostępnianie miałoby być odpłatne, trzeba znaleźć metodę na wprowadzenie defektu udostępnianego skanu poprzez wprowadzenie znaku wodnego.
Drugi wątek dyskusji to, znane powszechnie także w Polsce zagadnienie, głębokości opisu archiwalnego. Badacze chcieliby mieć do dyspozycji opis jak najgłębszy, a archiwa nie są w stanie z wielu powodów sprostać tym oczekiwaniom. Zwłaszcza genealodzy chcieliby danych zindeksowanych, nadających się do jak najszybszego i jak najprostszego odnajdowania informacji. Archiwiści czescy informowali z jedne strony o ograniczeniach w tym zakresie, chociażby od strony kadrowej, a z drugiej strony podkreślali, że użytkownik archiwum z założenia jest badaczem (w języku polskim używamy pojęcia użytkownik lub badacz, w języku czeskim jest to badatel), a zatem powinien posługiwać się choćby minimalnymi umiejętnościami docierania do szukanej informacji.
Seminarium dokonało przeglądu stanu opracowania, digitalizacji i indeksacji czeskich zbiorów metrykalnych. Pokazało różne sposoby podejścia do niezwykle ważnej i delikatnej materii zasobu metrykalnego i sposobu nie tylko udostępniania, ale także zarządzania nim.

Ivo Łaborewicz (AP. Jelenia Góra) i Adam Baniecki (AP Lubań).

Niniejszy tekst jest opublikowany także w formacie PDF w dziale "Technologie narodowe".