W ramach Międzynarodowej Rady Archiwów Narodowe Archiwa Australii i Strefy Pacyfiku MRA (PARBICA- Bracie Pacifique du Conceil International des Archives) opracowały projekt o tytule „Skrzynia z narzędziami. Archiwizacja, klucz dobrego zarządzania”. Prace nad nim trwały od 2005 do 2012r. Jego oficjalna prezentacja miała miejsce w trakcie XVII Międzynarodowego Kongresu Archiwów w Brisbane w Australii w sierpniu 2012.
Celem projektu jest dostarczenie narzędzi, zebranych w jednym miejscu, służących do zarządzania archiwami i dokumentacją w jednostkach organizacyjnych. Projekt jest podręcznikiem obejmującym dwadzieścia modułów- rozdziałów, z których każdy jest samodzielną całością, omawiającą kolejne aspekty procesu określonego jako archiwizacja, pod którym należy rozumieć wartościowanie dokumentacji oraz czynności związane funkcjonowaniem archiwum zakładowego.
Połowa, czyli dziesięć modułów, poświęcona jest postępowaniu z dokumentacją elektroniczną.

Moduł 18 (Przechowywanie cyfrowe- La conservation numérique), obok innych zagadnień takich, jak etapy archiwizacji cyfrowej czy metadane, zawiera propozycje oprogramowania open source służącego do postępowania z dokumentacją cyfrową.

Całość podzielono na cztery grupy:

1. Oprogramowanie do przechowywania i zabezpieczania zasobu cyfrowego i zarządzania nim.
2. Platformy służące konstruowana archiwów cyfrowych
3. Narzędzia do archiwizacji treści sieci WEB.
4. Oprogramowanie do migracji danych.

1. Oprogramowanie do przechowywania zasobu cyfrowego

1.1. HOPPLA (Home and Office Painless Persistent Long – Term Archiving)- dostarcza różnych strategii przechowywania danych cyfrowych, zwłaszcza ich ochrony i  migracji. HOPPLA kopiuje pliki z różnych lokalizacji i konwertuje tworząc kopie w innych, otwartych formatach. Oprogramowanie pozwala zarządzać dokumentami tekstowymi, fotografiami, kolekcjami video i dźwiękiem cyfrowym. Zalecana szczególnie w niewielkich jednostkach organizacyjnych.

2.2. DPSP (National Archives of Australia’s Digital Preservation Software Platform – DPSP)
Otwarte oprogramowanie dostępne pod adresem: http://dpsp.sourceforge.net/
DPSP pozwala migrować dane z ich oryginalnych formatów do formatów otwartych celem ich wieczystego przechowywania. Narzędzie składa się z kilku modułów:
- Manifest Maker- tworzy listy plików i przygotowuje je do ich późniejszej lokalizacji.
- XENA- konwertuje pliki do formatów otwartych.
- Digital Preservation Recorder- narzędzie workflow przejmujące i magazynujące pliki.
- Checksum Checker- narzędzie kontroli zawartości archiwum cyfrowego odpowiedzialne za integralność i nienaruszalność zawartości zasobu poprzez tworzenie jego sum kontrolnych oraz system alarmowy informujący o wszelkich nieprawidłowościach w tym zakresie. Oprogramowanie przeznaczone do zarządzania dużymi archiwami cyfrowymi. Jest rodzajem magazynu zarządzanego poprzez bazę danych wyposażoną w interfejs graficzny.

2.3. Archivematica – jest unikatowym systemem gdzie obiekty i ich metadane pozostają w tym samym systemie. Prostota systemu pozwala na użycie go w instytucjach o ograniczonych środkach technicznych i finansowych.

2. Narzędzia platform lub struktur (aplikacje służące do konstruowania archiwów cyfrowych)

2.1. Fedora Commons (Flexible Extensible Digital Object and Repository Architecture). Dostarcza architektury DAM (Digital Asset Management- Zarządzanie Dobrami Cyfrowymi), na której można budować wiele typów magazynów instytucjonalnych, archiwów cyfrowych i systemów bibliotek cyfrowych. To wolne oprogramowanie jest szeroko stosowane.

2.2. DSpace – dostarcza narzędzi do zarządzania zasobami cyfrowymi, która jest także platformą przechowywania zasobu. Jest wolnym oprogramowaniem proponującym system magazynowy, który może zarządzać bardzo różnymi obiektami cyfrowymi. Obecnie DSpace ma bardzo wielu użytkowników zwłaszcza w instytucjach edukacyjnych, ale również w administracji.

3. Narzędzia dla archiwizacji zawartości Internetu – stron WEB

3.1. Heritrix (robot indeksujący rozwijany przez najważniejsze biblioteki cyfrowe, Archiwum Internetu)
3.2. Web Curator Tool (WCT). Wolna aplikacja workflow, która pozwala archiwizować selektywnie strony WEB. Jest przeznaczona dla bibliotek i innych jednostek dokumentacyjnych. WCT może być używana także przez niespecjalistów. Pozwala na kontrolę kompleksową zbiorów WEB. Wykorzystuje robota Heritrix.

4. Oprogramowanie do migracji i przetwarzania

4.1. Image Magic- dla migracji obrazów (www.imagemagik.org )
4.2. SoX- dla migracji dźwięków (www.sox.sourgeforge.net )

Zaproponowane oprogramowanie jest sprawdzone i używane w różnych miejscach świata.
Australijska platforma DPSP prezentowana była w Brisbane w 2012r.
„Skrzynia z narzędziami” wedle informacji przekazanych przez autorów podczas prezentacji w Brisbane docelowo ma być zalecana przez MRA jako podręcznik archiwistyki dla wszystkich państw świata.



Opracował: Adam Baniecki
AP Lubań