Szwajcaria: Warto rozmawiać - wartościowanie dokumentacji w Szwajcarskim Bundesarchiv w konsultacji społecznej

Wartościowanie dokumentacji to odpowiedzialne i bardzo niejednoznaczne zagadnienie. Jakie dokumenty pozostawić do tzw. „wieczystego” przechowywania, a co wybrakować i przepuścić nieodwracalnie przez niszczarkę?. Podejmowane w danej chwili przez archiwa decyzje będą kształtowały bowiem wiedzę następnych pokoleń o przeszłości.  Pomimo istnienia narzędzi w postaci zdefiniowanych kryteriów oceny dokumentacji czy wykazów akt, dylematy pozostają. Jak wskazuje praktyka konieczna jest tu ciągła weryfikacja i aktualizacja narzędzi wartościujących dokumentację
Szwajcarskie Archiwum Federalne od 2012 roku publikuje Bewertungsentscheide, czyli decyzje wartościujące dokumentację. Odnoszą się one zarówno do dokumentacji już wytworzonej – decyzje retrospektywne, jak również do dokumentacji, która będzie powstawać w przyszłości – decyzje prospektywne. Decyzje te są wiążące wyłącznie dla urzędów i instytucji federalnych a więc urzędu kanclerza federalnego –odpowiednika urzędu prezesa rady ministrów oraz ministerstw konfederacji szwajcarskiej.

Bundesarchiv i instytucje federalne jako aktotwórcy, wspólnie oceniają wartość archiwalną akt spraw tam powstających. Wyniki są zapisywane w decyzjach ewaluacyjnych. Opisują one przyczyny oraz przedmiot spraw odzwierciedlonych w dokumentacji podlegającej wartościowaniu, analizują jej treść i wyjaśniają, dlaczego dane sprawy są archiwizowane, lub nie. Decyzje dotyczą zmiany dotychczasowej wartości lub wprowadzenia nowych rodzajów spraw do odpowiednika naszego rzeczowego wykazu akt, czyli do Ordnungssystem. Zanim Bundesarchiv przygotuje decyzje w sprawie końcowej oceny, jej wyniki  są dostępne publicznie w celu uzyskania informacji zwrotnych od obywateli zainteresowanych tymi zagadnieniami. Wychodząc naprzeciw potrzeb społeczeństwa aktywnie uczestniczącego w decyzjach ogólnofederalnych, Bundesarchiv umożliwia poprzez swoją zakładkę na stronie internetowej Archivieren oder nicht? Diskutieren Sie mit!- po zalogowaniu się, udział w procesie wartościowania dokumentacji. Dla osób tym zainteresowanych organizowane są również bezpłatne warsztaty z zakresu wartościowania dokumentacji – najbliższy odbędzie się 10 listopada, a poświęcony będzie dokumentacji dotyczącej komunikacji i infrastruktury drogowej.  
Podstawą do tworzenia decyzji wartościujących jest  Aktenplan lub też Ordnungssystem,  który jest odpowiednikiem jednolitego rzeczowego wykazu akt. Tworzony jest on podobnie jak w Polsce. Zbudowany jest on w systemie dziesiętnym i posiada 10 głównych klas, z których klasy główne od 0 do 9 stanowią: 0 – organizacja zarządzanie, 1- obsługa jednostki czyli sprawy kadrowe, majątkowe i finanse, 2-7 zagadnienia merytoryczne; 8 stosunki i zarządzanie zewnętrzne; 9 pozostałe. Każda z klas głównych posiada kolejne podklasy konstruowane według schematu: 0 – ogólne; 1-8 klasy merytoryczne; 9 -  pozostałe. Ordnungssystem określa również kwalifikację archiwalną poszczególnych spraw, podobnie ale nie identycznie, jak w jednolity rzeczowy wykaz akt – określa on bowiem po pierwsze okres przechowywania akt u aktotwórcy, a następnie określa wartość archiwalną w nieco bardziej złożony sposób, jako: archivwürdig, czyli materiały archiwalne, nicht archivwürdig, czyli dokumentacja niearchiwalna,  noch nicht bewertet, czyli dokumentacja nie zdefiniowana pod względem wartości, Anbieten, czyli dokumentacja, która jest przekazywana do archiwum i dopiero tam następuje jej wartościowanie oraz Sammpling, czyli dokumentacja przykładowa traktowana jako materiały archiwalne, co znamy również z własnej praktyki..

W 2017 roku Archiwum Federalne w Bernie wydało 27 decyzji wartościujących dokumentację urzędów federalnych w Bernie. Decyzje te podparte zostały opiniami zebranymi w trakcie konsultacji społecznych przeprowadzanych za pośrednictwem strony internetowej Bundesarchiv. To ciekawa inicjatywa zachęcająca społeczeństwo do aktywnego wspierania i uczestniczenia w procesie wartościowania dokumentacji, który tak naprawdę decyduje o tym, jakie informacje o naszych zwariowanych czasach przetrwają dla przyszłych pokoleń.

Jolanta Leśniewska
AP Płock/ O Kutno

Źródło:  Bewartungsentscheide


Poprawiony (środa, 25 października 2017 18:18)

 
Instytut Józefa Piłsudskiego


Instytut
Józefa Piłsudskiego
w Ameryce

Dawne pismo


Archiwum Narodowe
w Krakowie

Ogłoszenia




NOMA
Norma opisu materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych
dostepna na stronie NDAP

SEJM RP

23 września 2015 r.
ogłosił jednolity tekst ustawy
o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach

(Dz.U. z 2016 poz.352)

Słowniki archiwalne

A Glossary

of
Archival and Records
Terminology

SAA
Online Glossary

Online-Lexikon „Terminologie der Archivwissenschaft“
Terminologie der Archivwissenschaft
Online-Lexikon


Portail International Archivistique Francophone

Portail International
Archivistique Francophone
On-Line Glossaire


ICA
Multilingual
Archival Terminology