POLSKA: Warszawa. Konferencja „Dni Digitalizatora” 2017

W dniach 27-28 września 2017 r. odbyła się w Warszawie 5. edycja Dni Digitalizatora, zorganizowanych przez Narodowe Archiwum Cyfrowe (poprzednie DD). Tematyka tegorocznego spotkania skupiła się głównie wokół zagadnień zarządzenia nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 sierpnia 2015 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwów państwowych (dalej: zarządzenie). W spotkaniu wzięli udział przedstawiciele Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, archiwów państwowych oraz innych.

Konferencję otworzył dr Wojciech Woźniak Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Podkreślił, że w związku ze zmieniającymi się technologiami zmiana zarządzenia lub przygotowanie nowego dokumentu jest niezbędne i oczekiwane. Wyraził potrzebę zastanowienia się nad zasadnością obecnie stosowanych parametrów digitalizacji materiałów oraz zastosowania innych formatów zapisu cyfrowego z uwzględnieniem rozdzielczości mniejszej od zalecanej. Podkreślił, że digitalizacja powinna być postrzegana jako fragment procesu udostępniania, które stanowi jedno z głównych działań archiwów państwowych. Nawiązał również do opracowywanej Strategii digitalizacji zasobu archiwów państwowych, której celem jest usprawnienie procesu digitalizacji zasobu archiwów państwowych. W 2018 roku archiwa państwowe będą priorytetowo digitalizować materiały audiowizualne oraz materiały związane z odradzaniem się państwowości polskiej, w związku z obchodami 100. rocznicy odzyskania przez Polskę niepodległości.

Anna Czajka (AGAD), w wystąpieniu „Przygotowanie konserwatorskie materiałów archiwalnych”, podkreśliła wagę konserwacji archiwaliów przed ich zdigitalizowaniem. Omówiła 4 grupy konserwatorskie, do których powinny zostać zakwalifikowane materiały archiwalne przeglądane pod kątem digitalizacji. Zaapelowała o systematyczny przegląd archiwaliów z uwzględnieniem kryteriów oceny stanu ich zachowania. Zwróciła uwagę na różnice pomiędzy konserwacją masową a profilaktyką konserwatorską, obejmującą drobne naprawy. Odniosła się do priorytetu digitalizacyjnego materiałów audiowizualnych, jednocześnie podkreślając, że ich digitalizacja wymaga uprzednio identyfikacji, a przede wszystkim oceny stanu zachowania.

Dorota Gębicka (AAN) oraz Michał Zawada (AGAD) w wystąpieniu zatytułowanym „Materiały aktowe, dokumentacja techniczna, materiały ulotne” omówili zapisy zarządzenia uwzględnione w rozdziale trzecim, określającym czynności, które należy wykonać w trakcie przygotowania materiałów do digitalizacji. Wskazali, że opis przygotowania materiałów do digitalizacji w wielu aspektach wymaga dookreślenia. Wymagają tego zapisy dotyczące m.in. paginacji, układu wewnątrz jednostek archiwalnych tj. miejsca załączników, digitalizacji lub jej braku stron niezapisanych oraz ponownego zszywania lub też nie materiałów po digitalizacji zawartości. W trakcie dyskusji omawiano różne metody paginacji, jej nanoszenie na dokument główny oraz na załączniki; wskazywano najczęściej popełniane błędy w numeracji stron, które musiały być rozwiązywane na stanowisku skanerzysty, już w momencie digitalizacji. Ustalono, że w trakcie digitalizacji zabezpieczającej przy zbiegu szeregu stron pustych archiwa nie powinny ich pomijać, a więc zgoła odmiennie od funkcjonujących przepisów zarządzenia. Okazało się też, że nie wszystkie archiwa stosują zapis zarządzenia w zakresie braku konieczności zszywania materiałów po ich digitalizacji. Pojawił się postulat, aby materiały poddane konserwacji masowej były digitalizowane bezpośrednio po niej. Zasugerowano, że te zagadnienia o charakterze metodycznym powinny być uregulowane odrębnym normatywem. Wiele zastrzeżeń wzbudził również zapis rozdziału czwartego zarządzenia, mówiący, że w przypadku jednoczesnego zeskanowania dwóch sąsiadujących stron, kopia wzorcowa powinna pozostać w formie jednego pliku. Stwierdzono, że w przypadku materiałów luźnych skanowanie powinno przebiegać 1:1, a w przypadku ksiąg 2:1. Panel zakończono postulatem o potrzebie spójności przepisów o digitalizacji z przepisami metodycznymi.

Ryszard Bacmaga (AP Wrocław) podzielił się ze słuchaczami doświadczeniami w zakresie digitalizacji kartografii w referacie „Dokumentacja kartograficzna”. Zwrócił uwagę, że ten rodzaj dokumentacji wymaga w trakcie cyfryzacji zaangażowania 2-3 osób. Zaapelował, aby podczas tych prac zwracać uwagę m.in. na właściwe umieszczenie wzorca wymiaru (linijki), nadanie mapie georeferencji oraz na rolę wzornika w ramach przestrzeni kolorów, który – zdaniem prelegenta – powinien być zapisywany jako oddzielny plik. Następnie omówił wrocławską bazę danych Rejestr skanów, umożliwiającą ich ewidencję, a przede wszystkim łączenie opisu archiwalnego z plikiem cyfrowym. Podkreślił zasadność podziału pracy pomiędzy archiwistą a skanerzystą w zakresie dodawania elementów identyfikujących kopię cyfrową. Nawiązał również do technologii Zoomify, umożliwiającej łatwą i szybką prezentację skanów oraz do prezentacji strumieniowej. W podsumowaniu wskazał na potrzebę rozwinięcia w nowym zarządzeniu zapisów dotyczących kartografii.

Katarzyna Kwaśniewicz (AP Katowice) oraz Karol Zgliński (AGAD) w wystąpieniu zatytułowanym „Pergaminy, pieczęcie i muzealia” podzielili się swoimi, nieco odmiennymi, doświadczeniami w zakresie digitalizacji tych materiałów. K. Kwaśniewicz podkreśliła, że digitalizacja pergaminów jest zadaniem wymagającym obsługi często 2-3 osób, zawierają one bowiem plisę, pasmanterię, pieczęcie, często są wielokrotnie złożone. Zwróciła uwagę na paski pergaminowe, które niejednokrotnie posiadają treść, z tego względu zaleciła również ich digitalizację. Następnie zaznaczyła, że digitalizacja pieczęci wymaga też dokładności i ostrożności, szczególnie tych znajdujących się przy dokumentach wielopieczętnych. Wiele uwagi w trakcie dyskusji poświęcono digitalizacji puszek pieczętnych oraz postępowaniu z pieczęciami zaszytymi. Zaproponowano pomocne w wypadku digitalizacji pergaminów skanowanie rewersu i awersu, bez użycia szyby dociskowej, z delikatnym odgięciem plisy. K. Kwaśniewicz wskazała, że każdą pieczęć skanować oddzielnie, dwustronnie, nie należy na siłę otwierać puszek czy rozpruwać historycznych zabezpieczeń. Należy też digitalizować puszki pieczętne, zapisane paski, oryginalne opakowania. Materiały tego rodzaju powinny być digitalizowane we własnych pracowniach archiwów państwowych, z wykluczeniem digitalizacji masowej. W AGAD digitalizacja pergaminów i pieczęci przebiegała w odmienny sposób – w trybie odpłatnej usługi zewnętrznej. Archiwum dofinansowanie otrzymało w ramach konkursu NDAP „Digitalizacja 2016”. Zdigitalizowano 309 dokumentów pergaminowych – ok. 1500 skanów. Usługodawca przeprowadził digitalizację pergaminów, podzielonych na trzy stopnie trudności, w siedzibie Archiwum. W trakcie skanowania używano szyby dociskowej, z zastrzeżeniem, że plisa była prawidłowo przytrzymana, a nie zgnieciona. Prelegenci podkreślili, że treść zarządzenia dostosowana jest do digitalizacji masowej, pomija zaś, za wyjątkiem zalecanych parametrów, inne ważne i ciekawe kwestie związane z digitalizacją pergaminów i pieczęci. Regulacji wymaga również organizacja stanowiska do spraw fotografii. Zastanowienia wymaga jednak, czy wytyczne takie powinny być uwzględnione w zarządzeniu, czy też sformułowane jako katalog dobrych praktyk. Ważne jest jednak, aby dla całej sieci archiwalnej określić podstawowe założenia, które będą pomocne nie tylko w trakcie digitalizacji we własnych pracowniach archiwów państwowych, ale także przy sporządzaniu zapytań ofertowych, formułowanych na potrzeby zleceń.

Renata Makulska (NAC) w wystąpieniu zatytułowanym „Dokumentacja fotograficzna” zasygnalizowała, że NAC zamierza zorganizować studium fotografii w ramach pracowni digitalizacji. Podkreśliła również, że digitalizacja masowa nie zawsze przekłada się na jakość kopii cyfrowych. W związku z dużą liczbą odbitek, dubletów w kolekcjach oraz albumach zasadne wydaje się, aby przed digitalizacją dokonać ich wartościowania. W trakcie dyskusji ustalono, że w rzeczywistości chodzi o brakowanie akt, które powinno zostać przeprowadzone na etapie opracowania zespołu, lub o selekcję materiałów na etapie ich przejmowania. W tym miejscu pojawił się głos z sali, że zarządzenie mówi o digitalizacji zabezpieczającej zasób archiwów, a więc należałoby zeskanować cały zespół lub jednostkę archiwalną wraz np. z powtarzającymi się odbitkami. Pojawił się również postulat w zakresie wprowadzenia kategoryzacji akt, polegającej na ustaleniu, jakie rodzaje oraz z jakiego okresu można zachować w formacie TIFF, a jakie w standardzie JPEG 2000 bezstratnym lub stratnym.

W nawiązaniu do dyskusji, w której pojawiły się głosy o potrzebie lepszej organizacji procesu digitalizacji, Maciej Gajewski (NDAP) omówił przygotowywany moduł w ZoSIA do obsługi digitalizacji, uwzględniający jej planowanie oraz umożliwiający przesył kopii do NAC za pośrednictwem sieci.

W ostatnim panelu konferencji Katarzyna Plewka oraz Michał Gola (NAC) w wstąpieniu „Materiały filmowe i dźwiękowe” przedstawili zagadnienia związane z rodzajami nośników oraz ich digitalizacją. K. Plewka zaprezentowała udział procentowy materiałów filmowych i dźwiękowych w zasobie archiwów państwowych. Podkreśliła, że zaprezentowane wartości nie zawsze odpowiadają stanowi faktycznemu, albowiem wiele materiałów tego rodzaju ma status użyczonych, np. Telewizji Polskiej. Następnie wymieniła rodzaje nośników filmowych przechowywanych w zasobie NAC. W związku z tym, że zarządzenie nie reguluje digitalizacji materiałów filmowych oraz dźwiękowych, NAC posługuje się Katalogiem Dobrych Praktyk ich digitalizacji, który był załącznikiem do regulaminu Programu Wieloletniego KULTURA+. Zaapelowała również, aby w trakcie realizacji planowanego na przyszły rok Programu digitalizacji materiałów audiowizualnych skorzystać z praktyk stosowanych przez inne instytucji kultury lub centra kompetencji. M. Gola przybliżył słuchaczom historię zapisów fonograficznych. Poruszył m.in. zagadnienia związane z rodzajami urządzeń do odtwarzania zapisów dźwiękowych oraz rozwojem rynku konsumenckiego w tej sferze. W związku z tym, że zasób materiałów dźwiękowych jest coraz większy, a brak jest też nośników do ich odtwarzania należałoby ustalić, które materiały digitalizujemy w pierwszej kolejności i czy wszystkie należy jej poddać.

Konferencję zakończono panelem dyskusyjnym, w którego trakcie Maciej Gajewski (NDAP), Bolesław Rassalski (AP Bydgoszcz), Adam Waszkiewicz (NAC) oraz dr Piotr Kucia (ASP, WSF) odnieśli się do poszczególnych zagadnień. Próbowano odpowiedzieć na pytanie, czy potrzebne jest nowe zarządzenie, czy może wystarczy modyfikacja treści obecnego normatywu, nie określono jednak trybu postępowania. Maciej Gajewski zdefiniował trzy obszary wymagające dalszej pracy: dopracowanie standardów digitalizacji rodzajów materiałów nieuwzględnionych w zarządzeniu, przeprowadzanie wartościowania materiałów przed ich digitalizacją, które pozwoliłoby zastosować zróżnicowane parametry kopii wzorcowej, co przełożyłoby się na oszczędności oraz zbudowanie platformy wymiany doświadczeń i wiedzy. Bolesław Rassalski zgodził się z przedmówcą w zakresie zdefiniowanych potrzeb, jednocześnie podkreślił, że regulacja digitalizacji materiałów audiowizualnych może okazać się pomocna również w przypadku zlecania ich digitalizacji w trybie outsourcingu. Poparł też propozycję przygotowania odrębnego normatywu, określającego metodykę postępowania z materiałami, które należy przygotować do digitalizacji, oraz katalogu dobrych praktyk w zakresie digitalizacji poszczególnych rodzajów materiałów. Piotr Kucia odniósł się do zagadnień związanych z finansowaniem digitalizacji zasobu oraz problemów sprzętowych. Jego zdaniem warto byłoby rozważyć kwestię podniesienia standardów digitalizacyjnych przy okazji korzystania z zamówień w trybie odpłatnej zewnętrznej usługi. Zauważył również, że na świecie odchodzi się od skanerów, a zaczyna korzystać z przystawek cyfrowych. Podkreślił, że w dobie cyfryzacji ważne jest zorganizowane pracy w kierunku digitalizacja masowej. Adam Waszkiewicz zauważył, że utrzymywanie kopii wzorcowych i poglądowych wymaga sprawnej organizacji oraz przestrzeni na dyskach. Wyraził przekonanie, że warto byłoby zastanowić się nad potrzebą utrzymywania kopii tylko wzorcowych a kopie poglądowe wykonywane byłyby na życzenie użytkownika.

Na zakończenie Maciej Gajewski poprosił o przekazywanie propozycji tematów do poruszenia podczas szkoleń i konferencji realizowanych przez NAC.


Eliza Dąbrowska

NDAP

Poprawiony (niedziela, 08 października 2017 20:11)

 
Instytut Józefa Piłsudskiego


Instytut
Józefa Piłsudskiego
w Ameryce

Dawne pismo


Archiwum Narodowe
w Krakowie

Ogłoszenia




NOMA
Norma opisu materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych
dostepna na stronie NDAP

SEJM RP

23 września 2015 r.
ogłosił jednolity tekst ustawy
o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach

(Dz.U. z 2016 poz.352)

Słowniki archiwalne

A Glossary

of
Archival and Records
Terminology

SAA
Online Glossary

Online-Lexikon „Terminologie der Archivwissenschaft“
Terminologie der Archivwissenschaft
Online-Lexikon


Portail International Archivistique Francophone

Portail International
Archivistique Francophone
On-Line Glossaire


ICA
Multilingual
Archival Terminology