VII Powszechny Zjazd Archiwistów Polskich

W dniach 20-21 września 2017 odbył się w Kielcach kolejny zjazd archiwistów, który objął patronatem Prezydent RP Andrzej Duda. Tegorocznym hasłem była „Archiwistyka bez granic”. Zjazd przyjął formę wielowątkowej konferencji, w ramach której odbyło się 5 warsztatów, 19 paneli, jedno forum i 4 sesje plenarne (program). Wystąpiło na nich stu kilkudziesięciu referentów z instytucji polskich i zagranicznych, a kolejni brali udział w dyskusjach. Obrady miały miejsce głównie w budynkach Politechniki Świętokrzyskiej, a dwa panele w archiwach kieleckich – państwowym i kościelnym. W związku z tym, że wydarzenia odbywały się równolegle, niemożliwe było wzięcie udziału we wszystkich, i z tego powodu nasza relacja jest niepełna. Głosy pozjazdowe można poznać także np. na Ifar.

Przed rozpoczęciem Zjazdu odbyły się pierwsze panele i warsztaty, które często, ze względu na dużą liczbę uczestników, też miały formę prezentacji i wykładów z elementami dyskusji.
Warsztaty „Obsługa użytkowników trudnych, czyli o tym jak nie dać się zaskoczyć” przygotowała i poprowadziła Marlena Jabłońska. Przybrały one formę dyskusji, wymiany myśli i doświadczeń dotyczących procesu udostępniania materiałów archiwalnych oraz sposobów postępowania z różnymi typami tzw „trudnych” klientów. Całość warsztatów została wzbogacona o prezentację przygotowaną przez moderatorkę. Przedstawiła ona najważniejsze kwestie związane z cyklem udostępniania dokumentacji archiwalnej. Jako pierwszą wskazała udostępnianie jako najważniejsze zadanie i funkcję archiwum. Wyartykułowany został tu jednocześnie wniosek, iż udostępnianie archiwaliów rozpoczyna się już w momencie uświadomienia sobie potrzeby skorzystania ze źródeł archiwalnych. Następnie M. Jabłońska omówiła cały proces udostępniania i opisała jego kontekst, rozumiany jako określenie tematu poszukiwań oraz zasad udostępnienia sformułowanych w sposób konkretny i zrozumiały dla użytkownika. Jako kolejny punkt zwrócono też uwagę na uczestników procesu – archiwistę i użytkownika oraz ich relacje. Na podstawie omawianego problemu rozwinęła się dyskusja na temat roli jaką archiwiści – pracownicy pracowni naukowych w archiwach – spełniają w procesie udostępniania. Pojawiły się głosy, że coraz częściej archiwista przybiera niejako rolę nauczyciela i przewodnika w całym cyklu udostępniania, szczególnie wobec tzw. „nowych” użytkowników, odwiedzających pracownie po raz pierwszy, lub takich, którzy nie są odpowiednio merytorycznie przygotowani do prowadzenia poszukiwań archiwalnych. Następnie omówione zostały procedury i techniki udostępniania w sytuacjach trudnych, tj. brak pomocy ewidencyjnych, odmowa dostępu do materiałów archiwalnych, niesprzyjające warunki pracy. W dyskusji stwierdzono, że cechą, jaką powinien odznaczać się archiwista w tzw. „trudnej sytuacji” z klientem jest asertywność oraz umiejętność jasnego i czytelnego argumentowania swoich racji, dotyczących np. odmowy udostępnienia materiałów archiwalnych.


W dalszej części warsztatów zdefiniowano typy klientów „trudnych” oraz dokonano analizy ich postaw i zachowań. W trakcie debaty uczestnicy podzielili się swoimi spostrzeżeniami i doświadczeniami na ten temat. Na zakończenie panelu uczestnicy wraz z jego moderatorką skonstatowali, iż w procesie udostępniania kluczowymi cechami, wpływającymi na jego jakość są: profesjonalizm w podejściu do użytkownika, związane z nim rzetelność i kompletność udzielanych informacji, które powinny być aktualne i ogólnodostępne, oraz umiejętność identyfikacji i analizy potrzeb klientów.
Warsztaty „Elektroniczne zarządzanie dokumentacją” moderował Jarosław Orszulak. Rozpoczął je od omówienia metadanych, którymi opisywane są – lub być powinny – dokumenty i sprawy w systemach EZD. Przypomniał, że zmiana systemu pracy w kancelariach sprawia, że to twórcy dokumentacji są zobowiązani do jej właściwego opisywania. Opierając się na ponad 10-letnim doświadczeniu, od czasu wprowadzenia w 2006 r. rozporządzenia MSWiA w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych, wskazywał wątpliwości i rozbieżności przy formułowaniu różnych metadanych i sugerował sposoby ich standaryzacji. Po nim zabrała głos Ewa Perłakowska, która omówiła kilka zjawisk występujących w kancelariach, w których stosowany jest system EZD jako podstawowy lub wspomagający. Podkreślała, że szczególną dbałością trzeba otaczać sprawy, których akta mają postać i tradycyjną, i elektroniczną, aby nie dopuścić do ich zdekompletowania. Wspomniała o koncepcji składów chronologicznych (pism wpływających, pism wewnętrznych, dokumentów elektronicznych, które ze względu np. na wielkość nie mogą być wprowadzone do systemu), przyznając, że w kancelarii pracującej w systemie elektronicznym można zorganizować skład dokumentów dowodowych, których postać tradycyjna wynika z różnych przepisów prawa. Zasygnalizowała też potrzebę ustalenia, jak dokumentować sprawy prowadzone bez dokumentów, np. w systemach workflow. Do zagadnienia tego nawiązał kolejny mówca, Kazimierz Schmidt. Mówiąc o uniwersalności systemów EZD, wskazywał ich słabsze punkty. Za istotny powód kłopotów z cyfryzacją pracy uznał m.in. przywiązanie do poczty elektronicznej jako sposobu procedowania części spraw poza systemem EZD, w którym taki tryb nie jest odzwierciedlany; przepisy prawa wymagające dokumentu z pieczęcią; brak przepisów i praktyki przekazywania elektronicznych akt spraw między urzędami. Wspomniał przy tym o pracach nad opracowaniem standardu paczki administracyjnej – analogicznie do paczki archiwalnej. Zarysował też perspektywy odchodzenia od systemów EZD w stronę systemów dziedzinowych oraz przygotowania węzła krajowego identyfikacji elektronicznej. W dyskusji zaznaczono koszty i trudności z utrzymaniem dokumentacji certyfikowanych podpisów elektronicznych, a także szacowane koszty utrzymania dokumentacji elektronicznej, które mogą być wyższe niż w przypadku dokumentacji tradycyjnej.
Moderatorem panelu „100 lat archiwów społecznych” był dr Tadeusz Krawczak, dyrektor Archiwum Akt Nowych, który otwierając obrady nawiązał do znaczenia tych zbiorów dla historii naszego kraju oraz inicjatywy, której przesłaniem była ochrona tych unikatowych materiałów i ich popularyzacja wśród społeczeństwa. Potem wystąpił Włodzimierz Janowski, który przedstawił zarys podstaw prawnych funkcjonowania organizacji społecznych, począwszy od pierwszych dni niepodległości do chwili obecnej. Zasadniczym wątkiem wystąpienia było ukazanie ewolucji prawa o stowarzyszeniach ze szczególnym uwzględnieniem procedur rejestracyjnych organizacji społecznych, roli organów rejestrowych i trybu likwidacji oraz dokumentacji organizacji społecznych znajdującej się w poszczególnych zespołach archiwalnych szczebla centralnego. Omówił również kwestie nadzoru archiwów państwowych nad organizacjami społecznymi przez pryzmat obowiązującego ustawodawstwa archiwalnego.
Następnie głos zabrał T. Krawczak, który zaprezentował przegląd archiwaliów wytworzonych przez organizacje społeczne, przechowywanych w archiwach państwowych, a w szczególności w zasobie Archiwum Akt Nowych. Omówił historię tworzenia Archiwum Czynu Niepodległościowego i Archiwum Polonii oraz scharakteryzował wybrane zespoły archiwalne, zawierające materiały  organizacji społecznych końca XX i początku XXI w. oraz efekty ponad 20-letniej działalności na polu archiwistyki społecznej. Na koniec zaprezentował przykładowe archiwalia organizacji społecznych, wzbogacających narodowy zasób archiwalny. Wystąpienie Zbigniewa Króla „Archiwa społeczne w Polsce – bieżąca działalność, opieka nad zbiorami i metody pozyskiwania materiałów do zasobu AAN – uwagi problematyczne” miało na celu zaprezentowanie zgromadzonym sposobów prawnych, organizacyjnych, logistycznych i metodologicznych pozyskiwania archiwów społecznych. Referent omówił również w oparciu o wybrane przykłady warunki przechowywania zbiorów archiwalnych. Podkreślił też znaczenie doświadczenia osób odpowiedzialnych za przechowywanie dokumentacji w archiwach społecznych. Na koniec wspomniał o przyczynach oddawania zbiorów społecznych do archiwów państwowych. W drugiej części wystąpienia, w zastępstwie Małgorzaty Król, omówił też ewidencjonowanie i opracowanie materiałów archiwalnych organizacji społecznych w AAN. Zaprezentował również zainteresowanym wybrane przykłady takich zbiorów, podkreślając znaczenie, jakim dla archiwisty jest pomoc darczyńców w opracowaniu tychże dokumentów. Na koniec przedstawił dotychczasowe doświadczenia w dziedzinie przygotowania ewidencji organizacji społecznych w AAN. W dalszej części panelu Mariusz Olczak omówił metodykę współpracy archiwów państwowych z organizacjami społecznymi i osobami prywatnymi, jaką AAN prowadzi od połowy lat 90. XX w. W dalszej części wystąpienia przedstawił proces utworzenia w AAN Archiwum Polonii i Archiwum Czynu Niepodległościowego. Zapoznał także słuchaczy z działaniami AAN w zakresie projektu Archiwa Rodzinne, stwierdzając jednocześnie, iż nie bez znaczenia dla tego rodzaju inicjatyw jest rola mediów.
Iwona Pogorzelska przedstawiła później wybrane przykłady akt organizacji społecznych, przechowywanych w zasobie Archiwum Państwowego w Kielcach, i ich znaczenie dla historii regionu. Oprócz prezentacji archiwaliów prelegentka omówiła również możliwości ich wykorzystania w ramach działalności popularyzatorskiej prowadzonej przez Archiwum. Zwróciła także uwagę na potrzebę współpracy archiwum z obecnie istniejącymi tego rodzaju organizacjami, jako przykład promocji regionu i kraju w szerokich kręgach społeczeństwa. Na zakończenie Bartosz Nowożycki oraz Robert Górski przedstawili swe doświadczenia ze współpracy z instytucjami polonijnymi w USA, takimi jak Instytut Józefa Piłsudskiego oraz Polish Music Center, które gromadzą i przechowują dokumentację dotyczącą historii Polski, dziejów emigracji oraz stosunków polskoamerykańskich. W oparciu o własne możliwości i pomoc Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych organizacje te porządkują, katalogują, udostępniają i digitalizują materiały archiwalne, a uczestniczący w tych pracach archiwiści delegowani przez NDAP pomagali i pomagają w rozwiązywaniu problemów metodycznych i własnościowych.
Panel „Zarządzanie dokumentacją współczesną – w kierunku EZD i Records & Information Management” zorganizowała i prowadziła Małgorzata Szabaciuk. Jako pierwsza wystąpiła na nim Joanna Chojecka, prezentując „Zarządzanie dokumentacją współczesną – ograniczenia i możliwości w praktyce archiwalnej”. Wychodząc z założenia, że zarządzanie jest procesem, uznała, że początkiem zarządzania dokumentacją jest jej tworzenie i świadome zachowywanie w określonym kształcie. Jednym z elementów zarządzania jest też udostępnianie czyli nawiązywanie relacji z użytkownikiem. W tym obszarze referentka zauważyła symptomy funkcjonalnego kryzysu wizerunkowego archiwów. Odwołując się do „Strategii archiwów państwowych na lata 2010-2020” sugerowała jej ewaluację i wpisanie do niej zarządzania dokumentem elektronicznym, które miałoby istotny wpływ na wizerunek archiwów, zgodny z obecnym trendem zmiany profilu gospodarczego na usługowy. Krzysztof Narojczyk, próbując odpowiedzieć na pytanie, w jaki sposób archiwiści mają zdobyć kwalifikacje do wykonywania tych zadań, przedstawił „Records Management jako przedmiot kształcenia akademickiego”. Większość wykładu zajął rys historyczny wprowadzania tego profilu kształcenia na uczelniach Kanady, Stanów Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii – w formie studiów lub kursów. Na zakończenie przedstawił mapę Polski z zaznaczonymi miejscami, w których prowadzone jest obecnie kształcenie archiwistów – jako samodzielny kierunek lub specjalizacja, głównie na studiach historycznych, ale także przy bibliotekoznawstwie i bezpieczeństwie narodowym. Inną historię, rozwoju archiwów i archiwistyki w Australii, przybliżył Leszek Pudłowski w wykładzie „Od stajni Augiasza do modeli continuum dokumentacji. Początki australijskiej archiwistyki i zarządzania dokumentacją”. Zgromadzeni mieli okazję poznać barwnie przedstawione dzieje, liczące około stu lat, w czasie których decydowały się losy archiwaliów między biblioteką a War Memorial. Poznali też głównych aktorów tych wydarzeń – Iona Macleana, pierwszego Narodowego Archiwistę Australii, R.G. Neale'a, pierwszego Dyrektora Generalnego Archiwów Australii i T. R. Schellenberga, który mimo krótkiego pobytu w tym kraju wywarł duży wpływ na kształt australijskiej archiwistyki, w tym system serii na bazie pertynencji rzeczowej. Jej wyrazem są kolejne wydania podręcznika „Keeping archives”. Kolejny referent Paweł Pietrzyk w intrygująco zatytułowanym wystąpieniu „Współczesne kancelarie – czy grozi nam totalny kataklizm?” przedstawił refleksje wynikające z obserwacji poczynionych głównie w trzech instytucjach – Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, Archiwum Państwowym w Łodzi i Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Stwierdził, że czas wprowadzania elektronicznego zarządzania dokumentacją sprzyja istnieniu systemów kancelaryjnych mieszanych – dziennikowo-bezdziennikowych. Uznał, że pieczołowicie przygotowane instrukcje kancelaryjne często nie są przestrzegane, bowiem wdrażane systemy EZD zmuszają do stosowania określonych procedur, a producenci tych systemów wyrastają na ważnych graczy na polu kancelaryjnym. Wspomniał też, z dużą rezerwą, o projektowanym systemie EZD RP. Wypowiedź spuentował stwierdzeniem, że kataklizm nie grozi, ale rozpoczął się długi okres przejściowy. W związku z nieubłaganym upływem czasu Małgorzata Szabaciuk swoje wystąpienie „Zarządzanie bezpieczeństwem informacji a zarządzanie dokumentacją współczesną” streściła w kilku zdaniach informując, że Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) weszło w życie 17 maja 2016 r. Kraje europejskie powinny uwzględnić je we własnych porządkach prawnych do 25 maja 2018 r. Będzie to miało swoje konsekwencje także w archiwach, które przechowują materiały zawierające wiele danych osobowych.
Panel „Doświadczenie i edukacja – drogi do zawodu archiwisty”, który poprowadziła Alicja Kulecka, miał na celu zaprezentowanie metod osiągania profesji archiwisty w kontekście współczesnej oferty edukacyjnej. Pierwszym wystąpieniem był referat Ireny Mamczak-Gadkowskiej, która zajęła się kwestią „Doświadczenia i edukacji archiwistów okresu międzywojennego”; jego podtytuł brzmiał: „Drogi do zawodu archiwisty kadry archiwalnej okresu międzywojennego”. W swoim wystąpieniu autorka dokonała analizy stanu zatrudnienia w państwowej służbie archiwalnej w okresie II Rzeczypospolitej. Zwróciła uwagę na fakt, iż zwiększenie liczby archiwów w latach 20. XX w. wygenerowało potrzebę zatrudnienia w archiwach państwowych coraz bardziej wyspecjalizowanej i wykwalifikowanej kadry archiwalnej. Autorka scharakteryzowała również poziom wykształcenia i wiedzy praktycznej archiwistów zatrudnianych w archiwach okresu międzywojennego, zwracając jednocześnie uwagę na fakt, że był on był dość wysoki. Zobrazowaniu powyższego stwierdzenia miały służyć przedstawione statystyki: w archiwach liczba profesorów i adiunktów wynosiła wówczas ok. 60% ogółu kadry archiwalnej. Pozostałą część stanowili magistrowie – ok. 25%, a tylko 12% – osoby ze średnim i niepełnym wykształceniem. Na zakończenie swojego referatu I. Mamczak-Gadkowska skonstatowała, iż obsadzanie stanowisk urzędniczych w państwowej służbie archiwalnej było ważnym zadaniem władz archiwalnych II Rzeczypospolitej.
Kolejnym wystąpieniem w omawianym panelu był referat Wiesławy Kwiatkowskiej, która omówiła zagadnienie „Różne drogi przygotowania do zawodu archiwisty”. W referacie przedstawiony został przegląd różnych form kształcenia archiwistów, realizowanych we współczesnych systemach edukacyjnych z uwzględnieniem ich kontekstu historycznego. Ważnym elementem wystąpienia było także dokonanie oceny ich przydatności w świetle potrzeb poszczególnych typów archiwów (państwowych, zakładowych itp.) oraz innych instytucji zajmujących się przechowywaniem dokumentacji. Następni prelegenci – Agnieszka Rosa i Hubert Mazur – omówili kwestię „Kompetencji edukatora archiwalnego a uniwersyteckiego kształcenie w zakresie archiwistyki”.  Autorzy zwrócili uwagę na fakt, iż obecne kształcenie archiwalne nie przygotowuje odpowiednio do pełnienia funkcji edukatora archiwalnego. Cennym elementem omawianej prelekcji była analiza treści nauczania realizowanych w ramach przedmiotów związanych z działalnością edukacyjną archiwów prowadzonych na kierunkach archiwistycznych w różnych ośrodkach akademickich. Następnie głos zabrał Tomasz Matuszak, który wygłosił referat na temat „Archiwista na współczesnym rynku pracy”. W swoim wystąpieniu podjął próbę odpowiedzi na pytania, czy współczesny system kształcenia archiwistów odpowiada oczekiwaniom rynku pracy oraz jakie są kryteria decydujące o wyborze takiej ścieżki zawodowej.
Magdalena Heruday-Kiełczewska zaprezentowała z kolei zagadnienie „Kształcenia archiwistów we Francji”. Autorka omówiła system edukacji archiwalnej we Francji, którego podstawą są dwa główne ośrodki: Ecole Nationale des Chartres oraz Institut National de Patrimoine (Narodowy Instytut Dziedzictwa). Prelegentka zaznaczyła również, że kształcenie w ramach specjalności archiwalnej można odbywać także na kierunkach humanistycznych prowadzonych w niektórych ośrodkach akademickich we Francji. Kolejne wystąpienie, na temat „Roli praktyki i doświadczenia w warsztacie zawodowym archiwisty”, przedstawiła Anna Barszcz. W swoim referacie scharakteryzowała związek między pracą archiwisty a długością jego stażu oraz kompetencjami nabywanymi w trakcie studiów a faktycznymi wymaganiami, jakie narzuca miejsce pracy. Całość rozważań została przedstawiona w świetle doświadczenia, jakie prelegentka zdobyła pełniąc funkcję naczelnika Archiwum Rady Ministrów. Ostatnim wystąpieniem był referat Roberta Górskiego na temat: „Kształcenie archiwistów przez Stowarzyszenie Archiwistów Amerykańskich i ich programy edukacyjne”. Autor dokonał charakterystyki działalności Stowarzyszenia, które powstało w 1936 r. w perspektywie jego bogatej oferty edukacyjnej, na która składają się takie działania jak: organizowanie kursów archiwalnych i studiów uzupełniających, warsztatów i seminariów poświęconych zagadnieniom z dziedziny archiwistyki.

Wiesława rutkowska wita gości, fot. Kamil Dziewit
Wiesława Rutkowska wita gości, fot. Kamil Dziewit

Środowe obrady plenarne zgromadziły ponad 700 osób, w tym zaproszonych gości reprezentujących organy władzy i instytucje naukowe. Po oficjalnym otwarciu zjazdu, powitaniu gości i ich wystąpieniach, Adam Massalski przedstawił wykład „Tradycje Kielc jako ośrodka archiwalno- historycznego”. Początki życia naukowego odnalazł w pierwszej połowie XVIII wieku. Pierwsi archiwiści rozpoczęli działanie wiek później, kiedy od 1816 r. zaczęła działać Komisja Województwa Kieleckiego. W połowie XIX w. zaczęły rozwijać się w Kielcach badania historyczne, a archiwum państwowe rozpoczęło działalność na początku lat 20. XX w. Profesor Massalski przypomniał także powojenne losy środowiska naukowego w Kielcach i kolejne siedziby Archiwum Państwowego. Po nim zabrał głos Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych Wojciech Woźniak. W treści wystąpienia zatytułowanego „Archiwistyka w Polsce – mapa aktualnych wyzwań” zasygnalizował nie tyle zagadnienia dziedziny nauki, ile obszary, jakimi archiwa państwowe powinny zająć się obecnie. Zaliczył do nich zadania z zakresu udostępniania, także danych i kopii cyfrowych online, czemu sprzyjać mają programy digitalizacji oraz zmiana metodyki opisu z uwzględnieniem jego automatyzacji. Kolejnym zadaniem jest wypracowanie metod zarządzania dokumentacją elektroniczną już na przedpolu archiwalnym, w tym np. certyfikacja przez archiwa systemów EZD. Następstwem tego powinno być przygotowanie do przejmowania dokumentacji elektronicznej – z systemów EZD, rejestrów publicznych, stron internetowych, forów dyskusyjnych oraz danych nieuporządkowanych. Jako zagadnienia wiążące się z archiwami państwowymi wspomniane zostały archiwa społeczne, które powinny postępować zgodnie z przyjętą metodyką i współtworzyć system informacji, oraz dokumentacja niearchiwalna – głównie osobowo-płacowa i przebiegu studiów. Istotnym zadaniem jest też dbałość o rozwój infrastruktury koniecznej do zachowania zasobu archiwalnego – zarówno w postaci fizycznej (obecnie w archiwach przechowywane jest 320 km, a na przedpolu 500 km), jak i logicznej – do przechowywania kopii cyfrowych i dokumentów elektronicznych. Na szersze obszary powiódł słuchaczy Władysław Stępniak, przedstawiając „UNESCO wobec ochrony dziedzictwa kulturalnego i archiwów”. Rozpoczął od uwagi, że antropocentryczną koncepcję człowieka zastępuje koncepcja heliocentryczna, co zobowiązuje do respektowania i realizacji idei zrównoważonego rozwoju. Konsekwencją tego jest wpisywanie na Listę światowego dziedzictwa wytworów zarówno człowieka, jak i przyrody, zgodnie z Konwencją w sprawie ochrony światowego dziedzictwa kulturalnego i naturalnego, uchwaloną w 1972 r. Zwrócił uwagę na odrębną Listę reprezentatywną niematerialnego dziedzictwa kulturowego. Przypomniał także, że impuls do przygotowania Zaleceń UNESCO w sprawie zachowania i dostępu do dziedzictwa dokumentacyjnego, w tym dziedzictwa cyfrowego, dała IV Międzynarodowa Konferencja Programu Pamięć Świata, która odbyła się w Warszawie w 2011 roku. Zalecenia te opublikowano w 2016 r. - profesor Stępniak podkreślił, że skierowane są one do wszystkich właścicieli i przechowawców. Na zawód archiwisty i przygotowanie do niego spojrzała Alicja Kulecka, przedstawiając „Doświadczenie i edukacja: dydaktyka historii wobec wyzwań współczesności”. Rozpoczęła nostalgicznie – od wspomnień pośmiertnych archiwistów – analizując ich drogi życiowe i zawodowe. Zauważyła, że zakres kompetencji wymaganych w archiwach historycznych różni się istotnie od potrzeb archiwów zakładowych, a normy metodyczne są zastępowane instrukcjami obsługi systemów informatycznych. W wypadku systemów EZD konieczne jest na etapie kształcenia nie tylko przekazywanie teorii, ale i nauczanie posługiwania się nimi. Wyraziła też przypuszczenie, że równie prawdopodobne, jak przekazywanie do archiwów historycznych elektronicznych paczek archiwalnych, może stać się przekazywanie tym archiwom uprawnień do określonych modułów działających systemów EZD. W związku z nieobecnością Waldemara Chorążyczewskiego, temat „Globalna republika archiwistów” nie został przedstawiony. Sesję plenarną zakończył Krzysztof Skupieński wystąpieniem „Co znaczy dzisiaj interdyscyplinarność archiwistyki?”. Nawiązał do tematu zjazdu i do wyrażonego w trakcie jego otwarcia wezwania Wojciecha Woźniaka, który twierdził, że żadne granice nie są wieczne i należy dążyć do ich przekraczania. K. Skupieński zapytał, czy zatarcie granic archiwistyki nie zakończy się zatarciem jej odrębności jako dyscypliny naukowej. Przypominając szerszy i węższy zakres zainteresowania badawczego archiwistyki, zachęcał raczej do dyskusji nad jej obecną postacią i miejscem wśród innych nauk. Czy jest samodzielna? Czy system kształcenia i nadawania stopni naukowych raczej temu nie przeczy? Konieczne jest ciągłe definiowanie jej istoty i granic właśnie. Można uznać, że nadal głównym przedmiotem jej zainteresowania pozostaje dokument, jednak jest to wspólne dla wielu nauk. Proponował więc powrót do źródeł, do definicji dyplomatycznych, przywołując takich klasyków, jak Jean Mabillon i Paoli Cesare, a także najnowsze badania Luciany Duranti. Szukając tożsamości i odrębności archiwistyki, należy pamiętać, że jedynie ta nauka oraz dyplomatyka i records management mają dokument w centrum uwagi, więc związki z nimi mogą sprzyjać rozwojowi archiwistyki.


Obrady plenarne, fot. Kamil Dziewit

Panel „Metodyka archiwalna w archiwach – krajobraz przed bitwą” prowadziła Hanna Staszewska. Z zaplanowanych trzech wystąpień wygłoszone zostały dwa. Pierwsze, autorstwa Kamili Jastrzębskiej, „Metodyka archiwalna wobec dokumentacji elektronicznej zgromadzonej w systemach Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją”, przedstawiło obieg dokumentów elektronicznych w Ministerstwie Finansów i ich archiwizację w systemie przez jego Archiwum Zakładowe. Wykład nie zawierał jednak, jak głosił jego tytuł oraz temat panelu, odniesień do metodyki archiwalnej, zwłaszcza gromadzenia, opracowania i udostępnienia elektronicznego dokumentu, jako materiału archiwalnego. Drugi z referatów wygłosiła prowadząca panel. W wystąpieniu „Strategia opracowania zasobu archiwalnego w archiwach – zarys problemu” przedstawiła stan opracowania zasobu na przykładzie kilku archiwów państwowych centralnych i regionalnych, wskazała na wielkie według niej rozbieżności w stanie opracowania i podważyła zasadność prac prowadzonych w archiwach, skoro nie są prowadzone według strategii. Wskazała również, iż według jej oceny decyzja Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o retrokonwersji pomocy archiwalnych do systemu informatycznego ZoSiA stanowi najlepsze rozwiązanie, zmierzające do radykalnej poprawy stanu ewidencji zasobu archiwów państwowych. Autorka nie przedstawiła jednak żadnych rozwiązań metodycznych z zakresu gromadzenia i opracowania archiwaliów twierdząc, iż ewidencjonowanie materiałów archiwalnych w systemie informatycznym i dołączanie do tych danych skanów jednostek archiwalnych stanowi panaceum na zapóźnienie archiwów państwowych w procesach informatyzacji. Wskazała, iż społeczeństwo, zawłaszcza młodsza jego część domaga się takiego postępowania, gdyż chce mieć nieustanny dostęp do materiałów archiwalnych. Stwierdzenia prowadzącej panel wywołały żywą dyskusję, w której trakcie wielu jej uczestników wskazało na niedorzeczność tez wykładu, że retrokonwersja i digitalizacja nie załatwią problemu opracowania i udostępniania materiałów archiwalnych, nie zbliżą archiwów do standardów światowych. Wśród wypowiedzi broniących tez referentki znalazły się głosy, iż należy zaniechać tradycyjnej metodyki archiwalnej (odejść od Konarskiego), tworzyć pomoce ewidencyjne wzorem Instytutu Pamięci Narodowej, bo użytkownika nie interesują problemy archiwalne, np. zespołowości akt, ale szybki dostęp do akt. Panel dotyczył „krajobrazu przed bitwą”, więc nie zakończył się konstruktywnymi wnioskami.


Wystawa „Znane i mniej znane...”, fot. Andrzej Kania

Panel „Archiwum Państwowe w Kielcach w służbie nauki i edukacji historycznej”, którego moderatorem była dr hab. prof. UJK Beata Wojciechowska, rozpoczął się od zwiedzania zorganizowanej przez Archiwum Państwowe w Kielcach wystawy „Znane i mniej znane Ziemi Kieleckiej (w części prezentującej oryginalne użyczone przez instytucje i zakłady pracy oraz osoby prywatne muzealia). Ideę wystawy przedstawiła jej kurator Iwona Pogorzelska. Dodatkową atrakcją był odrestaurowany przez obecnego jego właściciela Marka Adamczaka Papamobile, jeden z dwóch, którym podczas pielgrzymki po Polsce w 1979 roku poruszał się papież Jan Paweł II. Potem rozpoczęły się obrady. Jako pierwszy głos zabrał dr hab. prof. UJK Jacek Pielas, który przestawił temat: „Motywy śmierci w zapisach metrykalnych przechowywanych w Archiwum Państwowym w Kielcach”. W trakcie wystąpienia omówił okres historyczny, w którym powstawały staropolskie księgi metrykalne, sytuację gospodarczą i wyznaniową kraju, nawiązał również do panujących wówczas zwyczajów. Wyjaśnik też wymowę unikatowych rycin zachowanych w księgach. Przedstawił ich znaczenie i okoliczności, w jakich mogły one powstawać.

Panel w Archiwum Państwowym w Kielcach, fot. Andrzej Kania
Panel w Archiwum Państwowym w Kielcach, fot. Andrzej Kania


Następnie Wiesława Rutkowska, dyrektor Archiwum Państwowego w Kielcach, omówiła rolę tego Archiwum w służbie nauki i edukacji historycznej od początków jego istnienia. Przybliżając najistotniejsze fakty z historii Archiwum, zwróciła też uwagę na najcenniejsze materiały archiwalne, jakimi pochwalić się może kielecka placówka. W dalszej części wystąpienia wspomniała najbardziej spektakularne inicjatywy z zakresu popularyzacji zasobu archiwalnego, np. lekcje archiwalne, Międzynarodowe Dni Archiwów, Europejskie Dni Dziedzictwa, wystawy czy publikacje powstające w oparciu o zasób archiwalny. Wystąpieniu towarzyszyła prezentacja oryginalnych dokumentów. Panel zakończyło oczekiwane przez uczestników zwiedzanie Archiwum, w tym niedostępnych zwykle magazynów oraz pracowni konserwacji i digitalizacji.
Panel „Regulacje prawne działalności archiwalnej” zorganizowany został przez Marka Konstankiewicza. „Kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego - uwarunkowania prawne i propozycje zmian” przedstawiła Ewa Perłakowska, uściślając, że zgodnie z ustawą archiwalną kształtowanie zasobu nie jest częścią działalności archiwalnej, lecz jest jednym z działań. Podając kolejne uwagi terminologiczne proponowała uporządkowanie pojęć zapisanych w prawie, w różnych ustawach i stosowanych w praktyce. Jako przykłady podała „kształtowanie”, „nadzór” i „kontrolę”, które zgodnie z różnymi przepisami przypisane są do określonych organów, a w praktyce wykonywane także przez inne osoby. Dokonując porównań zapisów w ustawach i rozporządzeniach z praktyką archiwalną sugerowała przykładać większą wagę do trybu powoływania jednostek pod nadzór. Zwracać uwagę należy przy tym na ich faktyczną samodzielność, aby w ramach jednego podmiotu nie działało kilka archiwów zakładowych. Jako przykładowy podmiot podała gminę, w której można by było powołać jedno archiwum zakładowe. Wyraźnie opowiedziała się przy tym za uporządkowaniem prawa i obudowaniem go praktyką zamiast stanowienia nowego prawa, którego wdrażanie trzeba będzie organizować od podstaw. Inny charakter miała wypowiedź Dariusza Grota na temat „Kto będzie ciekaw archiwów jutra – wyzwania legislacyjne”. Podkreślał etatystycznie ukierunkowane zasady kształtowania zasobu i pytał, czy użytkownicy na pewno tylko tego oczekują. Nowe kierunki powinny nadawać myśleniu tendencje wykorzystania zasobu. Coraz częściej użytkownikiem nie jest badacz naukowy, ale hobbysta, pasjonat lub uczestnik programu kulturalnego. Na nich należy otwierać archiwa i w ten sposób zabiegać o popularność i idące za nią nieraz finanse. Przygotowywane przepisy prawa, w tym wdrażanie RODO do polskiego systemu prawnego, które zmieni także ustawę archiwalną, powinny być przyjazne użytkownikowi, równoważyć dobro wspólne i jednostkowe interesy. Adrian Niewęgłowski, mówiąc o „Obrocie cywilnoprawnym prywatnymi archiwaliami w świetle aktualnych tendencji w polskim ustawodawstwie”, skupił się na zbiorach kolekcjonerskich, w których skład może wchodzić bardzo różnorodna dokumentacja. Negatywnie oceniając obecne brzmienie art. 47 ustawy archiwalnej, opowiadał się za wprowadzeniem prawa pierwokupu przez archiwa państwowe w stosunku do materiałów uznanych za należące do narodowego zasobu archiwalnego, a będących własnością osób prywatnych. Za konieczne uznał także przywrócenie rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego jako narzędzia ochrony oraz pełniejsze uregulowanie praw autorskich w odniesieniu do dzieł wchodzących do zasobu. Jako ostatni zabrał głos Wojciech Woźniak, przedstawiając „Prawo archiwalne - perspektywy zmian”. Krótko przypomniał dotychczasowe prawne regulacje działalności archiwów oraz projekty ustawy przygotowywane w latach 1993, 1998/1999 i 2009-2011, które nie zostały uchwalone przez parlament. Poinformował, że 27 kwietnia 2017 r. otrzymał upoważnienia ministra kultury i dziedzictwa narodowego do przygotowania zmian w ustawie, dotyczących dokumentacji osobowej i płacowej, oraz projektu założeń do nowej ustawy. Zapowiedział, że powoła zespół, który będzie prowadził te prace, opierając się przy tym na założeniach z 2011 r. Jako istotniejsze planowane elementy wymienił: podział zasobu na publiczny i prywatnym, wyodrębnienie zagadnień dokumentacji osobowej i płacowej do osobnego przepisu, zmiana definicji materiałów archiwalnych, uregulowanie kwestii archiwów społecznych, ograniczenie zakresu archiwów wyodrębnionych, ustanowienie Naczelnego Dyrektora AP jako organu w zakresie narodowego zasobu archiwalnego, wzmocnienie nadzoru archiwów w zakresie dokumentacji elektronicznej, wprowadzenie rejestru narodowego zasobu archiwalnego i udział archiwów w kształceniu archiwistów. W krótkiej dyskusji E. Perłakowska apelowała o skorelowanie przepisów ustawy z innymi, w tym dotyczącymi ważnych dla obywateli kwestii dokumentacji osobowej – także osób bezrobotnych czy studentów.
Panel „Polacy w archiwistyce bez granic” moderowali Elżbieta Czajka i Piotr Zawilski, który też był pomysłodawcą zaproszenia na Zjazd do Kielc Polaków pracujących w archiwach zagranicznych. Okazuje się bowiem, iż jest ich niemało, a wielu zajmuje kierownicze stanowiska. Możliwość wysłuchania – mówiących po polsku – zagranicznych gości, a tym samym przyjrzenia się bliżej funkcjonowaniu i problemom archiwów historycznych w kilku państwach europejskich, sprowadziła do sali obrad ponad 70 osób.
Jako pierwsza wystąpiła Maria Wrede, prezentując dorobek kierowanego przez nią zespołu, zajmującego się przez 7 lat porządkowaniem zbiorów polskiego Instytutu Literackiego w Maisons-Laffitte pod Paryżem, którego rezultatem jest dziś inwentarz dla 185,00 m.b. dokumentacji. Jest to zbiór szczególny nie tylko ze względu na wielką wartość kulturową, ale z uwagi na swą złożoność, gdyż tworzą go nie tylko archiwalia różnej postaci i proweniencji (Instytutu, osób prywatnych i materiałów powierzonych, w tym wielka liczba zdjęć), ale i zbiory biblioteczne (w tym tzw. dżs-y – dokumenty życia społecznego) oraz muzealne. Organizacja i metodologia prac porządkowo-inwentaryzacyjnych stanowiły więc prawdziwe wyzwanie. Dodatkowym problemem był fakt ciągle zmieniających się ludzi, których władze archiwalne wysyłały z kraju na zaledwie dwu-, trzymiesięczne staże. Każdemu nowemu pracownikowi trzeba więc było poświęcać wiele czasu na szkolenie i zapoznanie ze specyfiką pracy, zamiast na porządkowanie zbiorów. Do ewidencjonowania wykorzystywano oczywiście bazy komputerowe; wszystkie materiały poddano dezynfekcji, odkwaszeniu, a następnie umieszczono w opakowaniach konserwatorskich. Gotowy inwentarz liczy blisko 60 tys. opisów. Niestety, ograniczony czas wystąpienia uniemożliwił bliższe przedstawienie samych, dość unikatowych i nowoczesnych, aczkolwiek opartych na wieloletnim doświadczeniu archiwistów i bibliotekarzy, metod porządkowania. Pozostaje nadzieja, że ta ważna kwestia zostanie przybliżona wszystkim zainteresowanym w wersji drukowanej. W drugim wystąpieniu Leszek Pudłowski, w sposób lekki i dowcipny, zaprezentował swoją drogę od dyrektora Archiwum Państwowego m. st. Warszawy do stanowisk kierowniczych w archiwach agend UNESCO i ONZ w Budapeszcie oraz Wiedniu. Dzielił się też swoimi doświadczeniami z pracy w tych organizacjach oraz z wzajemnych stosunków wśród międzynarodowych, barwnych zespołów pracowniczych.
Najwięcej o pracy archiwalnej opowiedziało dwoje kolejnych referentów. Pierwszym była Ella (Elżbieta) Kok-Majewska, która wyjechała do Holandii jako dziewiętnastolatka, osiedlając się tam po spotkaniu najbliższej jej osoby, czyli przyszłego męża. Wyjeżdżając z Polski, nie miała jakiejkolwiek wiedzy o archiwach. Zdobyła ją dopiero na miejscu, pilnie się ucząc i dość szybko pnąc po szczeblach urzędniczej kariery. Swój sukces zawdzięczała niewątpliwie niesamowitej energii, którą dało się dostrzec podczas całego wystąpienia, a także wielkiej pomysłowości i kreatywności. Specyfika holenderskiej archiwistyki, zwłaszcza jej organizacji, możliwości lokalowych, finansowych i technicznych, a przede wszystkim stosunku władz oraz całego społeczeństwa do spuścizny aktowej jest tak odmienna od polskiej, że w tym zakresie trudno porównywać pracę tu i tam, choć zadania archiwów i ich zasób są przecież do siebie podobne. Uderzał m.in. olbrzymi zakres wykorzystania wolontariuszy, którzy inwentaryzują i skanują setki tysięcy dokumentów rocznie, i wykonują dziesiątki innych prac. Darmowa praca osób nie związanych z archiwami, bez specjalnego przygotowanie, na tak wielką skalę w Polsce jest po prostu niemożliwa. Dlatego też porównywanie ilości skanów umieszczanych w sieci przez archiwa holenderskie i archiwa polskie jest co najmniej chybione. Kolejnym referentem był Marek Połoncarz, od blisko 40 lat obywatel Czech (wcześniej oczywiście Czechosłowacji), który osiedlił się tam, idąc również za głosem serca. Początkowo pracował jako muzealnik w byłym niemieckim obozie koncentracyjnym w Terezinie. Po zmianach ustrojowych roku 1990 został dyrektorem Archiwum Państwowego w Litomierzycach. Zbiegło się to ze zmianami w organizacji czeskiej archiwistyki. Dotychczasowe archiwa powiatowe, zależne dotąd w dużej mierze od władz lokalnych (samorządowych), podporządkowane zostały samodzielnym archiwom państwowym. Nagle więc stał się zarządcą nie tylko Litomierzyc, ale i 10 innych odległych placówek, rozsianych w północno-zachodnich Czechach. Dyrektorzy stali się bardzo samodzielni i sami rozwijali m.in. programy komputeryzacji czy digitalizacji zbiorów. Część z archiwów, w tym Litomierzyce, zawarło np. umowy z mormonami, dzięki którym ci ostatni, na swój koszt, w siedzibach archiwów, zdigitalizowali praktycznie wszystkie materiały metrykalne. Dodajmy, że tamtejsze archiwa państwowe przejmują tego typu księgi i akta nie tylko z urzędów stanu cywilnego, ale i ze wszystkich wspólnot wyznaniowych. Posiadają więc znacznie większe zbiory metrykaliów niż archiwa polskie. Dziś w Czechach prawie wszystkie te materiały są nie tylko zdigitalizowane, ale i dostępne w Internecie. Podobne prace cyfryzacji – już oczywiście bez udziału mormonów – prowadzone są wobec materiałów kartograficznych, dokumentów oraz kronik. To specyfika Czech, w których prowadzenie własnych kronik mają obowiązek wszystkie jednostki organizacyjne, począwszy od samorządów, na przedsiębiorstwach skończywszy, a każda zakończona kronika trafia automatycznie do archiwum państwowego.
Ostatnim referentem była Anna Sobczak, zatrudniona obecnie w Paryżu, która jednak pracowała wcześniej także w Niemczech, Austrii i na Węgrzech. Opowiadała ona o swoich osobistych doświadczeniach w aplikowaniu na różne stanowiska, o przystosowywaniu się do odmiennych warunków pracy, a przede wszystkim do różnic społecznych i kulturowych.
Wszystkie wystąpienia przyjęte były przez słuchaczy z wielką życzliwością i zainteresowaniem, o czym świadczyły nie tylko burzliwe oklaski, ale liczne pytania kierowane do prelegentów. Szkoda, że czas nie pozwolił na rozwinięcie wielu poruszanych wątków, pozostawiając przykry niedosyt. Spotkanie należy jednak uznać za bardzo udane i wyrazić nadzieję, że panele o tej tematyce wejdą na stałe do programów kolejnych zjazdów archiwalnych, a może zapoczątkują inne tego typu spotkania. Wymiana doświadczeń jest przecież jedną z podstaw rozwoju.
Panel „Współpraca archiwów kościelnych z otoczeniem – możliwości i ograniczenia” miał dwóch moderatorów – ks. Roberta Romualda Kufla i Mateusza Zmudzińskiego. Rozpoczęło go wystąpienie pierwszego z nich na temat „Gromadzenie archiwaliów kościelnych a współpraca z twórcami materiałów archiwalnych proweniencji kościelnej (na przykładzie archiwum diecezjalnego)”. Autor przedstawił strukturę zasobu Archiwum Diecezjalnego w Zielonej Górze, charakteryzując jego części: księgi metrykalne, wypisy z ksiąg metrykalnych, duplikaty ksiąg metrykalnych, zbiór akt stanu cywilnego, akta parafii (traktowane jako depozyt wieczysty), kolekcje, spuścizny oraz zespoły wytworzone przez inne instytucje, w tym szczebla diecezjalnego. Za istotną część archiwum uznał też księgozbiór. Przyznał, że w podejściu do przejętych materiałów archiwalnych stosowana jest metodyka przyjęta w archiwach państwowych, przynajmniej w takim zakresie, w jakim to jest możliwe. Przejmowanie archiwaliów podlega jednak wewnętrznym uregulowaniom biskupa diecezji. Ks. Mieczysław Różański przedstawił „Udostępnianie materiałów archiwalnych – teoria i praktyka”. Mówił głównie o sytuacji w archiwach diecezjalnych, których regulaminy organizacyjne mają ogólne zapisy dotyczące udostępniania. W porównaniu do kościelnych archiwów włoskich czy niemieckich, gdzie jest więcej uregulowań, w polskich archiwach więcej jest rozwiązań praktycznych, co jest wygodniejsze dla użytkowników. Zauważył też, że użytkownicy odwiedzający archiwa kościelne oczekują na skany archiwaliów, a bardziej jeszcze na dokładne indeksy, które sprawnie doprowadzą ich do poszukiwanych informacji. Temat udostępniania poszerzył i rozwinął M. Zmudziński w referacie „Użytkownicy w archiwach kościelnych – możliwości i ograniczenia płynące ze współpracy z użytkownikami”. Na wstępie sięgnął do historii i przypomniał, że pierwsze archiwum diecezjalne powstało w 1925 r. w Poznaniu. Zwrócił też uwagę, że archiwa kościelne nie prowadzą aktywnej selekcji, przejmują więc z założenia całość dokumentacji wytworzonej przez daną kancelarię. Przyjmując szeroką definicję użytkowników zobrazował kontakty z nimi w ramach kilku zadań – poczynając od gromadzenia (kontakty z twórcą), przez przechowywanie (w tym konserwacja i digitalizacja przy pomocy zainteresowanych podmiotów zewnętrznych, np. genealogów), opracowanie (przy udziale użytkowników w indeksacji) po udostępnianie. Zaproponował przy tym ostatnim rozważenie zaangażowania użytkowników do prowadzenia kwerend na zlecenie lub działań popularyzacyjnych. Po swoim wystąpieniu odczytał tekst „Akta grupy A i B. Niektóre zagadnienia klasyfikacyjne”, przygotowany przez o. Rolanda Prejsa OFMCap. Autor scharakteryzował dokumentację powstającą w różnych podmiotach kościelnych. W odniesieniu do akt kurii biskupiej i konsystorza diecezjalnego wskazał rodzaje dokumentacji zwyczajowo brakowanej i sugerował przykłady, które też należałoby uznawać za kategorię B. W odniesieniu do akt zgromadzeń zakonnych za istotne uznał akta domów generalnych, które proponował pozostawić jako materiały archiwalne. Podkreślał też, że konieczne jest wydzielanie materiałów domu zakonnego od parafii prowadzonej przez ojców. W dyskusji zainteresowanie budziła informatyzacja pracy oraz dokumentacji instytucji kościelnych. W odpowiedzi księża wyjaśnili, że systemy informatyczne stosowane są na razie pomocniczo i archiwa historyczne nie przejmują dokumentacji elektronicznej.
Panel „Problemy sensytywności informacji z zasobów archiwów wyodrębnionych” poprowadził Paweł Perzyna. Pierwszym wystąpieniem był referat Janusza Bednarka, zatytułowany „Problem sensytywności zasobu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej”. Przedstawiona została w nim charakterystyka zasobu archiwalnego IPN oraz jego specyfika w kontekście problematyki dokumentacji sensytywnej. Referent podkreślił fakt, iż głównymi problemami są tu zarówno formalne ograniczenia w dostępie do części przejętego zasobu i wynikające z tego powikłania proceduralne dla archiwum Instytutu, jak i problemy związane z danymi wrażliwymi - osobowymi, które zawarte są w aktach byłych organów bezpieczeństwa PRL. Autor wymienił ponadto kryteria stosowane przy udostępnianiu materiałów archiwalnych zawierających dane sensytywne. Są to: treść materiałów archiwalnych, cel wykorzystania – naukowy, publicystyczny. Limitację stosuje się dla osób, które w przeszłości były funkcjonariuszami lub współpracownikami organów bezpieczeństwa PRL.
Następnym wystąpieniem był referat Dyrektora Archiwum Głównego Policji w Warszawie, który wygłosił go w zastępstwie Grażyny Makowskiej. W referacie „Udostępnianie materiałów z czynności operacyjno-rozpoznawczych w Głównym Archiwum Policji omówione zostały przepisy ustaw i ich aktów wykonawczych, regulujących kwestie udostępniania materiałów archiwalnych z czynności operacyjno-rozpoznawczych takim instytucjom jak: policja, sądy, prokuratury. Prelegent zaznaczył, że wspomniane materiały opatrzone są oznaczeniami tajności, a ich udostępnienie wcale nie musi oznaczać zniesienia klauzuli niejawności. Ponadto zaznaczono również, że organem właściwym w zakresie wydawania decyzji dotyczących udostępnienia materiałów archiwalnych z zasobu Archiwum Policji jest minister spraw wewnętrznych i administracji. W każdorazowej decyzji określa się przedmiotowy i podmiotowy zakres udostępnienia. Katarzyna Górny z Centralnego Archiwum Wojskowego w swoim referacie poruszyła natomiast kwestię udostępniania zasobu tego archiwum i ochrony danych osobowych.  We wspomnianym wystąpieniu podjęty został niezwykle ważny problem jakim jest swoisty konflikt między udostępnianiem materiałów archiwalnych zawierających dane osobowe konkretnych osób, których interesy powinny być chronione, a dobrem ogólnym, jakim niezaprzeczalnie jest badanie przeszłości przez historyków. Prelegentka zaznaczyła też, iż CAW w sensie formalno-prawnym zobowiązane jest, podobnie jak inne archiwa państwowe, do przestrzegania dwóch ustaw regulujących sposób postępowania z dokumentacją zawierającą dane sensytywne: ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Interesującym wystąpienie wygłosił Paweł Perzyna: „Dostępność zasobu Archiwum IPN w kontekście ochrony danych osobowych”. Przedstawił w nim problemy związane z udostępnianiem zasobu archiwalnego IPN. Do najważniejszych z nich zaliczył udostępnianie akt do celów badań naukowych oraz osobom pokrzywdzonym przez komunistyczny aparat represji. Inne kwestie, na które zwrócił uwagę, to: anonimizacja danych, możliwość zastrzegania danych osobowych, spór z Głównym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych dotyczący ograniczeń w korzystaniu z pomocy ewidencyjnych czy pozorne zwolnienie IPN z przestrzegania i stosowania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Autor podsumował swoje wystąpienie stwierdzeniem, że wszystkie wymienione problemy związane z udostępnianiem dokumentacji sensytywnej są niewątpliwie ważnymi punktami w całym procesie konfrontacji potrzeb ochrony danych osobowych ze zwiększaniem dostępu do zasobu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej.
Czwartkowe popołudniowe obrady plenarne obejmowały kilka wystąpień. Jako pierwszy zabrał głos Węgier – Gergő Bendegúz Cseh, mówiąc o „Solidarity with Solidarność? The Polish connection and the Hungarian Secret Services”. Nawiązał do działań węgierskich służb specjalnych w latach 40. i 50. oraz do starań o zabezpieczenie ich dokumentacji. Wspomniał też związki z Polską, w tym przyjęcie i uratowanie tysięcy Polaków w czasie II wojny światowej. Podkreślił niektóre daty, które stanowiły przełomy w historii, a co za tym idzie – ich skutki w postaci rodzajów dokumentacji. Za ważne uznał węgierskie wydarzenia 1956 r., następnie wybór papieża Jana Pawła II w 1978 r. Od 1980 r. społeczeństwo węgierskie okazywało solidarność „with Poland, or with Polish people”, co znalazło wyraz np. w licznych drukach ulotnych. W pierwszym numerze pisma „Beszélő”, który ukazał się w październiku 1981 r., zamieszczony został m.in. artykuł Ferenca Kőszega „Polak Wegier dwa bratanki…”.

„Polak Węgier dwa bratanki” - Gergő Bendegúz Cseh, fot. Anna Laszuk
„Polak Węgier dwa bratanki” - Gergő Bendegúz Cseh, fot. Anna Laszuk

Kolejny mówca, Gintaras Druckus z Litwy, opowiedział o programie poszukiwania „Lithuanian archival heritage preserved in foreign countries”. Liczne dokumenty litewskie były wywożone za granicę, także przez Litwinów, którzy emigrowały z kraju w wielu okresach dziejów. Kolejne dokumenty były wytwarzane przez tychże emigrantów. W związku z tym realizowane są kwerendy w archiwach i innych instytucjach rosyjskich, białoruskich, rumuńskich i gruzińskich. Odnalezione w ich trakcie materiały, dotyczące Kowna i regionu, są digitalizowane, a kopie cyfrowe przejmowane przez Archiwum Państwowe Obwodu Kowieńskiego. Referent podkreślił, że celem programów nie jest pozyskiwanie oryginalnych dokumentów, lecz poszerzenie zasobów informacyjnych i ułatwienie do nich dostępu. Po tym „Zarządzanie dokumentacją wobec wyzwań współczesnej archiwistyki” przedstawił Robert Degen. Przyjrzał się definicjom i zakresom obu dyscyplin. Stwierdzając, że jakkolwiek przedmiotem zainteresowania archiwistyki są materiały już przekazane do archiwum, a zarządzanie dokumentacją ma miejsce u twórcy, warto, aby archiwista mógł mieć wpływ także na twórcę dokumentacji i jej przygotowanie do przekazanie na wieczyste przechowywanie. Uznał jednak za nieosiągalny taki stopień przygotowania dokumentacji przez twórcę, jaki byłby akceptowalny przez archiwum. Za sprzeczne z archiwalną zasadą zespołowości uznał Archiwum Dokumentów Elektronicznych współistniejące ze składami chronologicznymi, co należy jeszcze przemyśleć i stosownie zmienić. Przypominając stwierdzenie Naczelnego Dyrektora, wyraził nadzieję, że skoro archiwiści zawsze przekraczali granice, także z tym zagadnieniem dadzą radę. Następnie ks. Mieczysław Różański przedstawił „Centralne archiwum diecezjalne”. Jego tworzenie wynika z kanonu 486 § 2. Kodeksu Prawa Kanonicznego, który stanowi, że „W każdej kurii, w miejscu bezpiecznym, należy urządzić archiwum diecezjalne czyli depozyt dokumentów, w którym winny być przechowywane dokumenty i pisma dotyczące spraw diecezjalnych - zarówno duchowych, jak i doczesnych - odpowiednio uporządkowane i pilnie strzeżone pod zamknięciem”. W praktyce w kurii tworzy się archiwum kurialne o charakterze bieżącym, archiwum tajne i archiwum historyczne. Ks. Różański krótko scharakteryzował materiały przechowywane w każdym z tych typów archiwów i poinformował, że organizacja tych archiwów zależy od warunków miejscowych. Powołaniu archiwum towarzyszy nadanie statutu, w którym kwestie te są uregulowane. Ostatnim referatem było „Powstanie i działalność Europejskiej Sieci Instytucji Archiwalnych zajmujących się Aktami Tajnych Służb” autorstwa Marzeny Kruk. Na początku przypomniała ona o występującym w wielu krajach zjawisku niszczenia dokumentacji tych służb w końcowym okresie komunizmu. Następnie przedstawiła różne rozwiązania zabezpieczenia i przechowywania tej dokumentacji w krajach postkomunistycznych. Opowiedziała też o działaniu i doświadczeniach utworzonej w 2008 r. Europejskiej Sieci Instytucji Archiwalnych, do której należą instytucje – odpowiedniki Instytutu Pamięci Narodowej – z Bułgarii, Czech, Niemiec, Polski, Rumunii, Słowacji i Węgier. Sieć ma też pięciu członków obserwatorów, a starania czynione przez wszystkich mają sprzyjać m.in. uproszczeniu procedur dostępu do akt oraz działalności edukacyjnej z zakresu rozliczeń z komunistyczną przeszłością.
Prowadzący obrady plenarne prof. Władysław Stępniak dokonał krótkiego podsumowania tematyki Zjazdu i podziękował jego organizatorom. Podziękowania wyraził też prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, Kazimierz Jaroszek, któremu przypadło w udziale zamknięcie Zjazdu.
Gratulujemy Organizatorom, pracującym pod kierunkiem Wiesławy Rutkowskiej, wspaniale przygotowanego wydarzenia, a Kazimierzowi Jaroszkowi – wyboru na Prezesa Zarządu SAP w kolejnej kadencji.

Urszula Grunwald (AP w Warszawie), Paweł Gut (AP w Szczecinie), Anna Laszuk (NDAP), Edyta i Ivo Łaborewiczowie (AP we Wrocławiu), Iwona Pogorzelska (AP w Kielcach)

Poprawiony (środa, 04 października 2017 21:13)

 
Instytut Józefa Piłsudskiego


Instytut
Józefa Piłsudskiego
w Ameryce

Dawne pismo


Archiwum Narodowe
w Krakowie

Ogłoszenia




NOMA
Norma opisu materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych
dostepna na stronie NDAP

SEJM RP

23 września 2015 r.
ogłosił jednolity tekst ustawy
o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach

(Dz.U. z 2016 poz.352)

Słowniki archiwalne

A Glossary

of
Archival and Records
Terminology

SAA
Online Glossary

Online-Lexikon „Terminologie der Archivwissenschaft“
Terminologie der Archivwissenschaft
Online-Lexikon


Portail International Archivistique Francophone

Portail International
Archivistique Francophone
On-Line Glossaire


ICA
Multilingual
Archival Terminology