Dokumenty w kontekstach – nowy standard opisu archiwalnego

Międzynarodowe kongresy archiwów są okazją do spotkań specjalistów z wielu krajów, wymiany doświadczeń o charakterze lokalnym, dyskusji na tematy szersze, są także właściwym forum do przedstawiania działań lub dokumentów o znaczeniu ogólnym. Na 16. Międzynarodowym Kongresie Archiwów w Kuala Lumpur w 2008 r. Komitet dobrych praktyk i standardów (CBPS) zdecydował o ponownym opracowaniu zbioru czterech międzynarodowych standardów przygotowanych dotychczas przez Międzynarodową Radę Archiwów. Na 17. kongresie, który miał miejsce w Brisbane w 2012 r. Komitet opublikował Raport cząstkowy rewizji i harmonizacji standardów opisu. W końcu 2012 r. powołana została grupa ekspertów (Experts Group on Archival Description – EGAD), która w trakcie 18. kongresu w Seulu przedstawiła projekt jednego nowego standardu, któremu nadano tytuł Records in Context, nawiązujący do zakresu tematycznego i idei dotychczasowych standardów ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF i ISDIAH. Podtytuł A Conceptual Model For Archival Description sugeruje realizację zapowiedzi zawartej w trzecim rozdziale raportu z 2012 r. We wprowadzeniu wyjaśniono, że przedstawiony projekt to pierwsza część standardu – model konceptualny RiC-CM. Druga część, ontologiczna – RiC-O – zaczyna być dopiero opracowywana.
Przedstawiony projekt RiC ma budowę w nieznacznym tylko stopniu zbliżoną do poprzednich standardów, którą zdążyliśmy już poznać i zastosować w projektach polskich norm. Mówi nie tylko o wielopoziomowym opisie, ale i o opisie wielowymiarowym.

Standard składa się z czterech części i trzech załączników. Wprowadzenie przedstawia ogólny zarys omawianej problematyki, zawiera też rys historyczny dotychczasowych działań standaryzacyjnych MRA.
W przeciwieństwie do poprzednich standardów nie umieszczono w nim słowniczka zastosowanych terminów, w zestawieniu bibliograficznym nie ma też odwołań do opracowań o charakterze słownikowym. Jako drugi zamieszczono natomiast rozdział Jednostki opisu, obejmujący 14 terminów, ich definicje, opisy zawartości oraz przykłady.
Trzeci rozdział przedstawia Elementy opisu tych właśnie jednostek, czasem pogrupowane, np. na określonych poziomach opisu archiwaliów, lub różnicujące, np. różne typy twórców. Cztery elementy występują w opisach wszystkich typów jednostek: identyfikator globalny, identyfikator lokalny, nazwa i uwagi ogólne, obejmujące zazwyczaj relacje opisywanej jednostki do innej, jeśli w inny sposób nie zostały wspomniane. W sumie w 20 podrozdziałach wspomniano 67 elementów opisu. Ich kształt jest znacznie prostszy, krótszy niż w dotychczasowych standardach MRA. Wymusza go, lub warunkuje, forma tabelaryczna. Warunki formułowania elementów wskazują: nazwa elementu i jego definicja, zawartość, typ danych oraz przykład/przykłady. Przy wielu elementach sugerowane są słowniki kontrolowane, np. jako opisywane zbiory dokumentów mogą występować: zespół, seria, akta sprawy, klasa, jednostka archiwalna, kolekcja, dopływ, nabytek, projekt.
Oczywiste jest, że opisy mają być przygotowane i dostępne w systemach – do zarządzania, opisu i udostępniania dokumentacji. Jest to zaznaczone we wprowadzeniu, zaś największy, czwarty rozdział standardu stanowi opis relacji – też w formie tabelarycznej. Relacje są podzielone według jednostek opisu w ramach każdego z 14 typów. W sumie wyróżniono ich 792 [!]. Za wspólne cechy relacji, niezależnie od typu jednostki opisu, uważa się datę i miejsce, które uznano za 68. i 69. element opisu, jak wynika z numeracji. Można rzec, że cechy te dają odpowiedzi na podstawowe pytania zadawane przy wielu poszukiwaniach - „Co, gdzie, kiedy”. Pomoc archiwalna skonstruowana zgodnie z proponowanymi zasadami powinna sprawnie doprowadzić do poszukiwanego dokumentu, poszukiwanej informacji. Powinna też umożliwić wędrówkę po wielu poziomach i w wielu wymiarach informacji. Wydaje się, że duży wpływ na taki kształt standardu mają dotychczasowe doświadczenia w budowaniu zaawansowanych systemów informacyjnych. Warto przy okazji wspomnieć, że standardom metodycznym towarzyszą od lat standardy techniczne (EAD, EAC i EAG – w różnych odmianach), umożliwiające prezentację w danych w języku XML. Zgodny z nimi jest system AtoM, jako jedyny chyba implementujący cztery standardy MRA; zgodny jest też system obsługujący Europejski Portal Archiwalny, żeby wymienić tylko narzędzia stosowane na skalę międzynarodową. Pojawia się więc pytanie, co dalej z tymi systemami.
Załącznik I do standardu RiC przedstawia schemat przykładowego opisu, XIX-wiecznego francuskiego notariusza P.G.F. Léveau, którego materiały znajdują się w Archiwum Narodowym Francji oraz w Archiwum Departamentalnym Cher. Załącznik II zawiera spis 21 obecnych i byłych członków EGAD, pochodzących z 13 krajów. Załącznik III natomiast, to zestawienie bibliografii, dzielące się na: wykaz międzynarodowych i krajowych standardów i modeli opisu i zarządzania dokumentacją oraz profesjonalną literaturę archiwistyczną, w olbrzymiej części anglojęzyczną, pojedyncze przywołane publikacje są w języku francuskim i niemieckim. Większość publikacji, pochodzących z ostatnich kilkudziesięciu lat (choć większość z ostatniego dziesięciolecia XX i z XXI wieku) ma opisy bibliograficzne wskazujące tradycyjną postać, niektóre odsyłane są do adresów internetowych.
Z opisu standardu wynika, że nie jest to wersja ostateczna, lecz projekt do konsultacji v0.1. Autorzy zachęcają do przesyłania komentarzy i uwag.


Record in Contexts A Conceptual Model For Archival Desription, Draft v01, September 2016
Anna Laszuk
NDAP

Poprawiony (sobota, 10 grudnia 2016 20:11)

 
9 czerwca 2017

International Archives Day
Friday 9 June 2018


Materiały MRA
do pobrania

Dawne pismo


Archiwum Narodowe
w Krakowie

Instytut Józefa Piłsudskiego


Instytut
Józefa Piłsudskiego
w Ameryce

NOWOŚĆ


W warsztacie archiwisty

pdf prezentacji

Agnieszki Michalewicz pt.:

Kwalifikacja archiwalnai porządkowanie akt osobowych

– ze szczególnym uwzględnieniem akt osobowych kategorii A.


Ogłoszenia

Wprowadzenie do archiwistyki
stron WWW (warsztat)


organizator Laboratorium
Cyfrowe Humanistyki UW

Warszawa 20 czerwca 2018
zapraszamy!
więcej




NOMA
Norma opisu materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych
dostepna na stronie NDAP

Słowniki archiwalne

A Glossary

of
Archival and Records
Terminology

SAA
Online Glossary

Online-Lexikon „Terminologie der Archivwissenschaft“
Terminologie der Archivwissenschaft
Online-Lexikon


Portail International Archivistique Francophone

Portail International
Archivistique Francophone
On-Line Glossaire


ICA
Multilingual
Archival Terminology