W dniach 21-22 maja 2015 r. odby?a si? w Warszawie XV konferencja z cyklu „Colloquia Jerzy Skowronek dedicata”. Tegorocznym tematem by?y „Archiwa w otoczeniu spo?ecznym XXI wieku”. Konferencja zgromadzi?a przedstawicieli 21 krajów (Bia?oru?, Bo?nia i Hercegowina, Chorwacja, Estonia, Finlandia, Francja, Holandia, Izrael, Kanada, Litwa, ?otwa, Mo?dowa, Niemcy, Polska, Rosja, Rumunia, S?owacja, S?owenia, Szwajcaria, W?gry i Wielka Brytania). Rozpocz?? j? referat inauguracyjny „Nowe czasy, nowe relacje”, przedstawiony przez Andrzeja Biernata - zast?pc? Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa?stwowych. Zawarta by?a w nim diagnoza obecnego stanu prawnego i zmian zachodz?cych w spo?ecze?stwie, które maj? wp?yw na dzia?ania archiwów  jako instytucji. Jako g?ówne grupy zagadnie? przedstawiono us?ugi dla obywateli, metody wykorzystanie zasobu archiwalnego, komunikacj? spo?eczn? i wspó?prac? z otoczeniem, do czego potrzebne sa nowe kompetencje archiwistów. Na zako?czenie Andrzej Biernat dokona? te? krótkiego podsumowania przedstawionych referatów, z których wynika?o, ?e archiwa w wielu krajach borykaj? si? z takimi samymi problemami, ?e nie s? szeroko znane w otoczeniu i preferuj? tradycyjne metody dzia?ania. Coraz cz??ciej jednak si?gaj? po nowoczesne ?rodki, rozwijaj? nowe formy dzia?alno?ci, tak?e po to, aby utrzyma? i zwi?kszy? ?ywy kontakt archiwów z u?ytkownikami.Dokument elektroniczny nie b?dzie ich ju? przyci?ga? do archiwów. A. Biernat przywo?a? te? wyst?pienie Gintarasa Dru?kusa i Kristiny Stanišausk? (Litwa), którzy za „Mission possible” uznali przemian? archiwów z podmiotów pasywnych w aktywne. Porównuj?c ró?norodno?? zasobu archiwów do oferty supermarketu, zaznaczyli jednak, ?e dotarcie do poszukiwanego celu w archiwum wymaga znacznie lepszego przygotowania. Mi?dzy rozpocz?ciem a zako?czeniem konferencji uczestnicy wys?uchali ponad trzydziestu referatów, przygotowanych przez reprezentantów 16 krajów. Po raz pierwszy zapozna? si? mo?na by?o równie? z abstraktami opublikowanymi w trzech j?zykach oraz pozna? sylwetki referentów.

Otwarcie konferencji przez prof. W?adys?awa St?pniaka
Naczelnego Dyrektora Archiwów Pa?stwowych

Referaty przybli?a?y struktur? i zadania archiwów, przedstawia?y rutynowe dzia?ania oraz spektakularne i nowatorskie przedsi?wzi?cia. Mówcy niejednokrotnie podkre?lali mo?liwo?? ich realizowania dzi?ki wspó?pracy, tak?e w ramach projektów mi?dzynarodowych. Jussi Nuorteva (Finlandia) przedstawi? zarówno Archiwum Narodowe Finlandii, jak i ró?ne instytucje i organizacje, które dokumentuj? dzieje regionów, spo?ecze?stw i imigrantów w jego kraju. Wspomnia? te? o dokumentacji zwi?zanej z konfliktami na innych kontynentach oraz o udziale we wspólnych przedsi?wzi?ciach europejskich. Do wspó?pracy i podtrzymywania kontaktów nawo?ywa? Adamir Jerkovi? (Bo?nia i Hercegowina), odwo?uj?c si? do gorzkiego do?wiadczenia tego kraju, kiedy w 2014 r. po po?arze cennych archiwaliów w Sarajewie, pomoc nadesz?a jedynie od archiwów brytyjskich, irlandzkich i chorwackich. Proponowa? udost?pnienie ró?nym krajów wystawy dotycz?cej wojny w Srebrenicy. By? to jednocze?nie przyk?ad wystawy mobilnej – jednej z nowych formy dzia?alno?ci, jakie archiwa podejmuj? w zwi?zku ze zmian? spektrum u?ytkowników. Czyni? tak zarówno du?e instytucje, jak i archiwa lokalne. Przyk?ad Oddzia?u w Šali Archiwum Pa?stwowego w Bratys?awie przedstawi?a Júlia ?ur?ová (S?owacja), wskazuj?c zarówno jego ciekaw? lokalizacj? w zabytkowym dworze i znaczenie zasobu jako bazy do bada? historii lokalnej, jak i mo?liwo?? wspó?dzia?ania w ramach projektów mi?dzynarodowych, np. Monasterium, Europejski Portal Archiwalny. Szerok? wspó?prac? mi?dzynarodow? podejmuje tak?e Litewskie Centralne Archiwum Pa?stwowe. Wspomnia?a o niej Reda Vainauskaite (Litwa), g?ówny nacisk k?ad?c na przygotowanie i realizacj? Strategii edukacyjnej. W jej ramach mieszcz? si? zarówno spotkania z osobowo?ciami w archiwum, wystawy lokalne, mobilne i wirtualne, jak i pokazy archiwaliów w innych instytucjach, realizowane we wspó?pracy np. ze szko?ami i uczelniami.

Nowe przepisy, uproszczenie zasad, przyspieszenie procesu i ró?ne formy udost?pniania zasobu archiwalnego w Federacji Rosyjskiej omówi?a Tatiana G. Zanina (Rosja). Zwróci?a uwag? na rosn?ce znaczenie udost?pniania kopiicyfrowych, mo?liwo?? sk?adania zamówie? on-line oraz ci?gle du?e zainteresowanie udost?pnianiem po?rednim. Wykonywanie tego zadania wspomaga system informatyczny, w którym mo?na ?ledzi? tok za?atwiania sprawy w przypadku zapyta? kierowanych drog? korespondencyjn?. Znaczenie zapisów ustawy – i ich zmian – w udost?pnianiu dokumentów Instytutu Pami?ci Narodowej podkre?li? Rafa? Dyrcz (Polska). W ci?gu kilkunastu lat istnienia IPN wczesny „duch MSW” zosta? zast?piony prawem do nieograniczonego dost?pu, a u?ytkownikiem coraz cz??ciej s? publicy?ci, nie tylko naukowcy. O otwarto?ci akt Stasi opowiedzia?a Dagmar Hovestädt (Niemcy). Przypomnia?a histori? gromadzenia zasobu i scharakteryzowa?a jego zawarto??. Zaznaczy?a, ?e g?osz?c otwarto?? i gotowo?? do wspó?pracy, trzeba mie? ?wiadomo?? ogranicze?. Za najnowsze wyzwania uzna?a konieczno?? szukania sposobu dotarcia do m?odych w zwi?zku z ubywaniem osób pami?taj?cych rzeczywisto?? NRD i plany Bundestagu co do rewizji prawa zwi?zanego z tzw. Instytutem Gaucka. Linda Plesa (?otwa) zanalizowa?a zakres szeroko poj?tego udost?pniania w Archiwum Narodowym ?otwy, powo?anym w 2011 r. po po??czeniu wszystkich archiwów centralnych i terenowych. Nale?a?o do niego zarówno odpowiadanie na indywidualne zapytania u?ytkowników (z kraju i z zagranicy), jak i przyjmowanie ich w pracowni naukowej. Przydatny do tego i ci?gle rozwijany jest zintegrowany system informacji. Warto zwróci? uwag? na realizowany tam regionalny esto?sko-?otewsko-rosyjski projekt digitalizacji wspólnego dziedzictwa – transgraniczne e-archiwum. O przydatno?ci technik informatycznych do wirtualnego ??czenia zespo?ów rozbitych wspomnia?a Danut? Kotrimavi?ien? (Litwa). Zaznaczy?a te?, ?e systemy informatyczne nie tylko umo?liwiaj? przygotowanie wystaw wirtualnych, lecz tak?e w sposób bezdyskusyjny wspieraj? realizacj? zadania udost?pniania. W przypadku dokumentów elektronicznych b?d? one nieodzowne. Kotrimavi?ien? zako?czy?a wyst?pienie stwierdzeniem, ?e archiwa musz? by? on-line – w przeciwnym wypadku skazane by?yby na nieistnienie. Na technologiczny aspekt zwróci? uwag? równie? Ion Varta (Mo?dowa). W narz?dziach informatycznych widzia? i wymóg, i sojusznika. Wskazywa? te? inne zmiany, jakie zasz?y, np. nowi u?ytkownicy, cz?sto amatorzy; zmiana systemu politycznego i odtajnienie wielu archiwaliów, które mo?na udost?pnia?.

Stó? prezydialny

Tatjana Hajtnik i Miroslav Novak (S?owenia) spojrzeli na sieci spo?eczno?ciowe jako na narz?dzie pracy, ale i na zbiory olbrzymich ilo?ci informacji. Analizowali mo?liwo?ci i sposoby ich archiwizacji, co stanowi wyzwanie dla archiwów. Na razie nie znale?li jednak odpowiedzi na pytanie, jaki jest najlepszy sposób zachowania ich tre?ci, cz?sto zreszt? pojawiaj?cych si? w innych miejscach sieci Internet. O specyficznym wykorzystaniu sieci spo?eczno?ciowych opowiedzia?a Liisi Taimre (Estonia). Archiwum Narodowe Estonii od 2011 roku umieszcza na Facebooku fotografie i otrzymuje od internautów pomoc w ich opisywaniu. Dopisane elementy s? nast?pnie przenoszone przez archiwistów do systemów informacji. Inne do?wiadczenia z crowdsourcingiem to identyfikacja osób w dokumentach z I wojny ?wiatowej. Takie dzia?ania s? traktowane tak?e jako uczenie pracy ze ?ród?em, wykorzystanie potencja?u woluntarystycznego oraz otwarcie archiwów na ró?ne spo?eczno?ci. Ró?ne modele us?ug spo?ecznych w Chorwackim Archiwum Pa?stwowym przedstawi?a Vlatka Lemi? (Chorwacja). Oprócz znanych od dawna form, jak publikacje czy wystawy, archiwum to rozwija turystyk? archiwaln? - zaprasza do siebie, umo?liwia zwiedzanie budynku, udzia? w warsztatach i zakup pami?tek w sklepiku. Wychodzi tak?e na zewn?trz, organizuj?c prelekcje i pokazy w ró?nych lokalach, m.in. w winiarniach. Prowadz?cy sesj? Waldemar Chor??yczewski zauwa?y? w komentarzu, ?e nauka, edukacja czy rekreacja s? dzia?aniami równie? typowo archiwalnymi.
Gerg? Bendegúz Cseh (W?gry) pokaza?, w jaki sposób Archiwum Historyczne W?gierskich S?u?b Bezpiecze?stwa Pa?stwowego otwiera si? dla otoczenia. Podkre?li?, ?e dobre pomoce archiwalne to podstawa, a opracowanie archiwaliów znacznie u?atwia znalezienie i udost?pnienie ??danej informacji. Sprzyja temu równie? digitalizacja, a udost?pnianie kopii cyfrowych odbywa si? w specjalnej pracowni. Wskaza? te? przydatno?? strony internetowej, gdzie ukazuje si? dziennik z nowo?ciami i zamieszczone jest video szkoleniowe. Aspekty dzia?alno?ci edukacyjno-promocyjnej Oddzia?owego Biura Udost?pniania i Archiwizacji Dokumentów IPN w Rzeszowie omówi? Robert Witalec (Polska). Celem tych dzia?a? jest podnoszenie wiedzy i ?wiadomo?ci historycznej, g?ównie w wymiarze lokalnym. Wspó?dzia?anie z innymi instytucjami przy organizacji wystaw czy przygotowaniu publikacji jest te? okazj? do promocji. W dzia?aniach tych pomagaj? pomoce archiwalne – inwentarz dost?pny on-line, system Cyfrowe Archiwum (przedstawiane na kolokwiach w 2013 i 2014 r.) oraz informator o IPN z 2009 r. Ostatnie dwie prelekcje pierwszego dnia przedstawia?y dzia?ania polskich archiwów centralnych. Hubert Wajs (Polska) omówi? wspó?prac? Archiwum G?ównego Akt Dawnych z organizacjami pozarz?dowymi. Jej efektem s? nie tylko konferencje i wystawy, ale tak?e du?e ilo?ci skanów dost?pnych on-line, w tym Metryki Koronnej i ksi?g s?dowych epoki przedrozbiorowej. Tadeusz Krawczak i Mariusz Olczak (Polska) wskazali g?ówne grupy partnerów, z którymi wspó?pracuje Archiwum Akt Nowych. Jego pracownicy udzielaj? organizacjom spo?ecznym licznych fachowych porad. Kontakty ze ?rodowiskami kombatanckimi i emigracyjnymi oraz partiami i organizacjami politycznymi owocuj? te? pozyskiwaniem do zasobu archiwum wielu cennych dokumentów.

Prezentacja ze S?owenii – wspólne wyzwania

Znaczenie rozeznania otoczenia archiwów, do którego skierowane s? ich dzia?ania, podkre?li?a Marlena Jab?o?ska (Polska). Wskaza?a wiele grup adresatów dzia?a? i partnerów w ich wykonywaniu, które nale?y zidentyfikowa? we w?asnym otoczeniu i pod k?tem których przygotowywa? ró?ne przedsi?wzi?cia. Public relations i sprawna komunikacja z okre?lonymi odbiorcami to, zdaniem referentki, ci?g?y proces, a nie akcje ad hoc. Szerzej temat public relations rozwin?? Rafa? Reczek (Polska). Rozpocz?? prezentuj?c filmik obrazuj?cy szereg czynno?ci, które wykonywane s? w IPN przed udost?pnieniem konkretnej jednostki archiwalnej. Jest to zadanie pracowników, których motywowaniu sprzyjaj? wewn?trzne dzia?ania PR. Za istotne uzna? w?a?ciw? polityk? informacyjn? w instytucji, np. newslettery, której celem jest dbanie o w?a?ciwy poziom zorientowania pracowników w zagadnieniach instytucji. Dzia?ania PR na zewn?trz maj? cz?sto charakter ogólnych wydarze?, np. Noc Muzeów i Mi?dzynarodowy Dzie? Archiwów. Sposoby komunikacji zewn?trznej i docieranie do ró?nych odbiorców przedstawi?a Alina Pavelescu (Rumunia). Na przyk?adzie kilku projektów, m.in. Archiwa architektury, pokaza?a, jak mo?na atrakcyjnie wykorzysta? zasób archiwum do odtwarzania i prezentowania historii, klimatu i mitologii Bukaresztu. Informacje zawarte w digitalizowanych dokumentach i pomocach archiwalnych wykorzystywane mog? by? ró?norodnie, w wielu wystawach i prezentacjach, organizowanych przy udziale wolontariuszy, w sprzyjaj?cej atmosferze i w zaskakuj?cych czasem miejscach, np. w lokalach gastronomicznych.
Od innej strony na spojrza?a na udost?pnianie dokumentów w Internecie Jelena A. Romanowa (Rosja). Krótko przedstawi?a zasób archiwów rosyjskich i dost?pno?? informacji w Internecie (strony Rosarchiva i archiwów, portal Archiwa Rosji, centralny katalog zespo?ów, pocz?tki systemu udost?pniania on-line). Poinformowa?a te?, ?e czynione s? w Federacji Rosyjskiej starania, aby prezentacji kopii cyfrowych towarzyszy?y pe?ne opisy, obejmuj?ce tak?e proweniencj? i kontekst wytworzenia. W tych dzia?aniach bardzo wa?ny jest standard opisu, a projekt jednolitego przygotowa? niedawno Wszechzwi?zkowy Instytut Naukowo-Badawczy Dokumentoznawstwa i Archiwistyki. Równie istotny dla optymalnego wyniku poszukiwania jest sposób konstruowania zapyta?. Organizacj? archiwów pa?stwowych na Bia?orusi oraz ich zasób, w tym zespo?y proweniencji polskiej, przedstawi? Grigorij S. ?o?nierkiewicz (Bia?oru?). W tym kraju od 2012 r. dost?pny jest on-line katalog zespo?ów, a wiele udost?pnionych informacji dotyczy tak?e ni?szych poziomów opisu. Coraz wi?cej udost?pnia si? kopii cyfrowych, a korzystn? okazj? do podejmowania projektów tematycznych s? rocznice wydarze?, np. wybuchu I wojny ?wiatowej czy katastrofy j?drowej w Czarnobylu. Stulecie I wojny ?wiatowej sta?o si? te? okazj? do przygotowania specjalnej podstrony w serwisie Bundesarchiv, któr? przedstawi? Tobias Herrmann (Niemcy). Udost?pniono na niej opisy wszystkich dokumentów i stopniowo do??czane s? kopie cyfrowe nie tylko tekstów, ale i nagra? oraz filmów. Opracowano specjalny system wyszukiwania informacji i przygotowano odr?bny dzia? poszukiwania informacji o przodkach uczestnicz?cych w tamtych wydarzeniach. Jest to uk?on w stron? osób zajmuj?cych si? badaniami genealogicznymi – grupy u?ytkowników coraz liczniejszej we wszystkich krajach. Wiele informacji o archiwum w Jassach oraz o losach archiwów, traktowanych w czasach komunistycznych bardzo instrumentalnie, przekaza? Florin Cintic (Rumunia). Pokaza? te?, jak po prze?omie politycznym w 1989 budowana jest od nowa pozycja archiwum, jak odbywa si? rekonstrukcja otoczenia spo?ecznego dzi?ki otwarto?ci, dost?pno?ci i go?cinno?ci. Do po?ytecznych narz?dzi tych dzia?a? zaliczy? fotoarchiwum miasta, imprezy otwarte, obecno?? na Facebooku i Twitterze. Przyk?ad dzia?a? instytucji z innego kr?gu geograficznego i politycznego pokaza? Fred van Kan (Holandia). Prezentowane archiwum prowincji Geldria w Arnhem wprowadzi?o w 2012 r. program zmian w kierunkach dzia?a?. Za g?ówne cele przyj??o digitalizacj?, udost?pnianie on-line oraz przygotowanie si? do zarz?dzania dokumentami elektronicznymi. Stosowane s? przy tych okazjach wytyczne Archiwum Narodowego.
Popo?udniowe pi?tkowe sesje obejmowa?y wyst?pienia reprezentantów Polski. Anna Belka przypomnia?a organizowan? w 2013 r. kampani? spo?eczn? i konkurs archiwów i Polskiego Radia „Zosta? rodzinnym archiwist?!”. Jej efektem by?a publikacja najciekawszych zg?oszonych przyk?adów archiwów rodzinnych, kilka wystaw, liczne przej?cia archiwaliów i ich kopii do archiwów. Aktywno?? archiwów w zakresie archiwaliów rodzinnych trwa nadal, a towarzyszy temu publikacja na portalu szukajwarchiwach.pl kolejnych kopii cyfrowych ?róde? do bada? genealogicznych. Dzia?ania IPN w zakresie upowszechniania wiedzy o zasobie archiwalnym IPN i historii najnowszej przedstawi?y dwie osoby. Dariusz Misiejuk omówi? zasób Oddzia?u we Wroc?awiu oraz sposób jego wykorzystania przy przygotowaniu wystaw, publikacji i filmów. Inny charakter maj? organizowane konferencje oraz warsztaty archiwalne. Do tradycji wchodzi te? w??czanie si? w wydarzenia Nocy Muzeów. Podobne inicjatywy podejmuje Oddzia? w Katowicach, o czym opowiedzia?a Renata Dziechciarz. Nawi?zuj?c do wyst?pienia M. Jab?o?skiej stwierdzi?a, ?e trudno okre?li? odbiorc? dzia?a?, bo jest nim potencjalnie ka?dy, trzeba wi?c przygotowywa? si? bardzo wszechstronnie. Wykorzystywane s? wi?c nie tylko zgromadzone dokumenty, ale i te odzyskane dzi?ki sklejeniu akt „potarganych”. Katowicki IPN go?ci przybyszów z Polski i zagranicy, organizuje tak?e biegi – uliczne, do grobu ks. Jerzego Popie?uszki i do Monte Cassino. Wyj?tkowe w tym oddziale s? tak?e dwie czytelnie zamiejscowe – w Bielsku-Bia?ej i Cz?stochowie. Przedstawiciele IPN wspominali kilkakrotnie Krzy? Wolno?ci i Solidarno?ci, o którym szczegó?owo opowiedzia?a Luiza Luba?ska. Wprowadzi?a s?uchaczy w dzieje Krzy?a i kulisy jego przyznawania. Podkre?li?a, ?e jest to odznaczenie pa?stwowe, od niedawna wy??czone z zasady precedencji i maj?ce charakter pami?tkowy. Przyznaje je prezydent dzia?aczom opozycji antykomunistycznej w latach 1956-1989, a pracownicy IPN przeprowadzaj? poszukiwania dokumentów po?wiadczaj?cych zas?ugi. Uznaj? to za powinno?? i zaszczyt zarazem. Do tej pory 1650 osób otrzyma?o to odznaczenie. Joanna Sobotka przedstawi?a inn? dziedzin? dzia?a? pracowników IPN, tzn. przygotowywanie informacji o przebiegu s?u?by pracowników organów bezpiecze?stwa pa?stwa. Zwi?zane jest to z wykonywaniem „ustawy dezubekizacyjnej” z 2009 r., cofaj?cej nies?usznie nabyte przywileje emerytalne by?ych funkcjonariuszy. W tym zakresie wykonano znacznie wi?cej poszukiwa? – prawie 200 tysi?cy. Referentka nadmieni?a te?, ?e pracownicy IPN spotykaj? si? przy tej okazji z zarzutami, przykrymi uwagami i komentarzami, mimo ?e wykonuj? zadania przewidziane w ustawie.
Przedstawiciele kilku krajów wspominali o udziale w tworzeniu Europejskiego Portalu Archiwalnego. Przedstawi?a go dok?adniej Anna Rogowska. Uczestnicz? w nim obecnie 33 kraje i konsorcjum ICARUS. Portal tworzono w latach 2009-2012 w ramach projektu APEnet, obecnie trwa APEx. Udost?pniono na nim prawie 230 mln opisów z ponad 3500 instytucji. Do wielu opisów do??czane s? linki do kopii cyfrowych dokumentów. Rogowska poinformowa?a te?, ?e w 2015 r. powsta?a APE Foundation, której celem jest utrzymanie i rozwijanie portalu w dalszych latach.
Bardzo bogaty program konferencji nie pozostawia? za wiele czasu na dyskusj?, która pojawia?a si? sporadycznie. Cz??ciej trwa?a w kuluarach, przynosz?c ciekawe efekty i nowe inspiracje. Teksty wyg?oszonych prezentacji, zawieraj?ce wiele dok?adnych informacji, danych liczbowych i przyk?adów podejmowanych dzia?a?, maj? ukaza? si? drukiem.

Korespondencja w?asna

Tekst Anna Laszuk
Zdj?cia Maciej Grzmil
NDAP