POLSKA: Zasady uproszonego opracowania w praktyce archiwów państwowych

W dniu 10 września 2014 r. odbyła się w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Warszawie konferencja metodyczna „Zasady uproszonego opracowania w praktyce archiwów państwowych”. Zorganizowano ją w okresie, kiedy prowadzone są prace trzech zespołów naukowych, którym Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych powierzył w grudniu 2013 r. zadania związane z nowelizacją przepisów metodycznych. Jednocześnie trwają dyskusje nad zakresem i potrzebami opracowania zasobu oraz narzędziami informatycznymi stosowanymi do tego celu.
Konferencją rozpoczął dr Andrzej Biernat, zastępca Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, przybliżając kontekst przygotowania i wprowadzenia w życie, Decyzją nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 grudnia 2002 r., Wskazówek metodycznych dotyczących uproszczonego opracowania zasobu archiwalnego przechowywanego w archiwach państwowych. Wspomniał też zmiany, jakie zaszły w archiwach od czasu wypracowania w latach 50. XX wieku, głównie przez Kazimierza Konarskiego, zasad opracowania zasobu. W tym czasie zmieniał się również użytkownik źródeł archiwalnych i jego potrzeby.


Fot. Ewa Piórkowska

Referat wprowadzający „Opracowanie i ewidencja zasobu – stan i potrzeby” przedstawiła dr Anna Laszuk (NDAP). Zaprezentowała zmieniające się w czasie dane statystyczne odzwierciedlające stan notowany w archiwach państwowych (w końcu 2013 r. opracowanych było 26,3% j.a. i 43,4% m.b.). Zauważyła zwiększający się odsetek archiwaliów zewidencjonowanych w związku z działaniami prowadzonymi w ramach realizacji priorytetów oraz strategii archiwów państwowych. Zwróciła uwagę, że zarówno te działania, jak i plany pracy z lat 60. jako główny cel podejmowanych działań wskazywały udostępnianie materiałów. Cel ten przyświecał również wprowadzeniu wskazówek o uproszczonym opracowaniu, których główne punkty prelegentka przypomniała. Wyraziła nadzieję, że zespół naukowy do opracowania wskazówek metodycznych dotyczących zasad opracowania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych uwzględni w projekcie również te zapisy wskazówek, które uznane zostały za bezsporne. Zauważyła też, że można rozważyć, po przygotowaniu właściwego systemu informatycznego, włączenie użytkowników do procesu opisywania materiałów archiwalnych.

W kolejnym wystąpieniu „Uproszczone opracowanie w świetle protokołów komisji metodycznych archiwów państwowych” dr Andrzej Klubiński (NDAP) odniósł się do zakresu stosowania tych wskazówek. Zauważył, że najwięcej kłopotów z interpretacją i stosowaniem wskazówek występowało przy zespołach zakwalifikowanych do grupy A3. Najczęściej zresztą nie korzystano z możliwości uproszczenia trybu opracowania, motywując to nieraz oczekiwaniem odbiorcy na bardziej szczegółowe pomoce archiwalne. Prelegent zwrócił uwagę, że trudno było pozyskiwać od aktotwórców materiały właściwie opracowane z poprawnie sporządzoną notatką informacyjną. Jego zdaniem przepisy te można uznać za stosowane marginalnie, być może z powodu ich posybilistycznego wydźwięku.
Po tej części wstępnej głos zabrali pracownicy archiwów państwowych. Joanna Chojecka (AP w Koszalinie) przedstawiła szczegółową analizę, przygotowaną we współpracy z Ryszardem Marczykiem, zakresu opracowania zasobu w latach 2003-2013. Przyznała, że w Koszalinie wykorzystywano niektóre udogodnienia dozwolone przez wskazówki, np. nieporządkowanie wewnątrz jednostek archiwalnych (jak dodała - zwyczaj powszechny w Niemczech) czy zaniechanie paginowania. Działo się to jednak jedynie w odniesieniu do prostych niewielkich zespołów. Podawała przykłady udanej współpracy z przedpolem, np. w przypadku Wojewódzkiego Urzędu Statystycznego. Zwróciła też uwagę na czynniki, które mogą mieć negatywny wpływ na płynność opracowania, np. odebranie dyrektorom archiwów uprawnień w zakresie brakowania zasobu własnego i zaniechanie szkoleń metodycznych.
Sławomir Filipowicz (AP w Suwałkach) pokazał zakres opracowania w jego archiwum w latach 1999-2013, podając organizacyjne przyczyny znacznych różnic (od 0 j.a. w 1999 r. do 14546 j.a. w 2009 r.). Przyznał, że w tym archiwum przygotowywanie długich wstępów do inwentarza nie było tradycją, więc w tym zakresie postępowanie nie uległo zmianie. Poprawność paginowania wymusiła zaś digitalizacja. Odstąpiono jednak od brakowania wewnątrz j.a. oraz inwentaryzacji na kartach inwentarzowych. Dane od razu wprowadzano do bazy danych IZA, która jest dobrym narzędziem do opisu prostych zespołów, ale w przypadku komplikacji nie stanowi ułatwienia w ich pokonywaniu. Prelegent zwrócił też uwagę na niejasność obecnych kryteriów i tendencję do traktowania jako opracowane zespołów jedynie uporządkowanych, bez pogłębionej analizy i poprawnych metadanych.
Elżbieta Surma-Jończyk z AP w Częstochowie, które w największym stopniu uwzględnia możliwości uproszczenia opracowania, przedstawiła analizę zakresu prac w ostatnich latach (przygotowaną wspólnie z Grzegorzem Rozinem). Poinformowała, że zmieniła nieco organizację pracy i obecnie część zadań związanych z przygotowaniem materiałów do przejęcia wykonuje wzmocniona kadrowo komórka nadzoru archiwalnego. Jej pracownicy wspomagają twórców w zakresie opracowania akt przed przekazaniem oraz opracowują notatki informacyjne na podstawie otrzymanych z przedpola informacji. Zauważyła, że w analizowanym okresie 2008-2013 r. więcej zespołów zostało uznanych za opracowane w momencie przejęcia do archiwum niż opracowanych z własnego zasobu. Obecnie 51% zespołów uznanych jest w tym archiwum za opracowane.
Jako kolejny zabrał głos Paweł Hudzik (AP w Katowicach), przedstawiając dane przygotowane wspólnie ze Sławomirą Krupą. W archiwum tym w 2003 r. ustalono zakres stosowania nowych wskazówek i przyjęto rozwiązania organizacyjne. Na posiedzeniu Komisji Metodycznej (wspólnej z AP w Częstochowie) zagadnienia przejmowania i oceny nowych zespołów referują pracownicy komórki nadzoru archiwalnego. Po początkowym trendzie akceptacji stanu przejmowanych zespołów i traktowania ich jako opracowane, stopniowo odstępowano od tego. W 2009 r. zaniechano uznawania nowych zespołów za opracowane, głównie z powodu słabej jakości notatek informacyjnych, konieczności weryfikacji stanu i zawartości materiałów oraz trudności z umieszczaniem w planach opracowania zadań związanych z poprawianiem stanu początkowego nabytków. Przy opracowaniu zasobu własnego preferuje się tam sporządzanie pełnych opisów i sygnaturę ciągłą (jedynie w przypadku otwartych zespołów akt stanu cywilnego sygnatura jest „skacząca”), lecz korzysta się z możliwości zaniechania brakowania wewnętrznego oraz paginowania. Z zasad wskazanych dla postępowania z zespołami z grupy A3 korzysta się jednakże w trakcie ewidencjonowania zasobu nie posiadającego środków ewidencyjnych.
Po przedstawieniu przewidzianych referatów dr Andrzej Biernat rozpoczął dyskusję. Jako pierwszy zabrał głos dr Jacek Krochmal (AGAD), członek zespołu naukowego opracowującego projekt wskazówek, który w przygotowanej prezentacji przypomniał okoliczności i sposób powstawania i opiniowania wskazówek oraz ich cel i założenia służące realizacji celu. Przekonywał, że wskazówki te, mimo często stawianych zarzutów, nie naruszały wcześniejszych zasad opracowania. Przywoływał te zarzuty (np. sprzeciw wobec dzielenia zasobu na zespoły „lepsze” i „gorsze”, nieostre kryteria podziału na grupy A1, A2 i A3, odejście od opracowania „naukowego”; obawa przed powstaniem rankingu archiwów), przedstawiając merytoryczne odpowiedzi. Za przyczyny polemiki uznał powierzchowną znajomość wskazówek i ich błędną interpretację, przyznał jednak, że wprowadzeniu wskazówek nie towarzyszyły dostateczne szkolenia. Do zwolenników ich stosowania zaliczył AGAD. Podkreślił też zalety takiego liberalnego podejścia do opracowania, zaś uproszczenie metod za narzędzie do przyspieszenia prowadzonych prac.
Jako kolejny zabrał głos dr Piotr Dymmel (AP w Lublinie), który zwrócił uwagę, że stan opracowania nie warunkuje udostępniania. Przywoływał sposób podejścia do opracowania zasobu i zasady proponowane przez Józefa Siemieńskiego i Kazimierza Konarskiego, uznając ich słuszność. Zauważył jednak zmiany oczekiwań użytkowników i przydatność uproszczenia metod pracy. W obronie wskazówek wystąpił też dr Jan Macholak (AP w Szczecinie), członek zespołu naukowego opracowującego ich projekt. Podkreślił ich zalety i przydatność w realizacji zadań archiwalnych. Przyznał jednak, że sam opracowuje zespoły zgodnie z metodami przyjętymi dla grupy A1. A. Laszuk zauważyła, że choć opracowanie nie jest niezbędne do udostępnienia bezpośredniego, ale do wykonania poszukiwań przez pracowników archiwów lub udostępnienia pomocy archiwalnych i cyfrowych kopii archiwaliów on-line dokładne pomoce archiwalne są niezbędne. I tłumaczyła, że postulat uchylenia decyzji wprowadzającej wskazówki nie jest negowaniem ich zasadności, lecz koniecznością włączenia ich do przepisu dotyczącego ogólnych zasad opracowania, także zespołów zaliczonych do grupy A1. Adam Baniecki (AP we Wrocławiu) przywołał międzynarodowy standard opisu archiwalnego ISAD (G), w którym tylko 6 elementów opisu uznano za obowiązkowe, co wskazuje na światowe tendencje do określania akceptowalnego minimum. Dr Kamila Follprecht (AN w Krakowie) retorycznie zapytała, czy w sytuacji, gdy brakuje podstawowej ewidencji, opracowanie zasobu zewidencjonowanego należy uznać za ważniejsze od sporządzania podstawowych środków ewidencyjnych. Zwróciła też uwagę na zacieranie różnicy między pomocami archiwalnymi do opracowanych zespołów z grupy A3 a podstawowymi środkami ewidencji sporządzanymi do materiałów do tej pory ich pozbawionych. W trakcie dyskusji kilkakrotnie wspominano przydatność dokładnych pomocy do poszukiwań, lecz nie uznawano ich za nieodzowny warunek udostępniania. Przytaczano też przykłady niezgodnego z prawem wykorzystywania przez użytkowników wstępów do inwentarzy, zwłaszcza rozbudowanych, jako części własnych prac naukowych. Piotr Zawilski (AP w Łodzi) skonstatował, że obecnie większość użytkowników nie poszukuje pogłębionej informacji ze wstępów, lecz usiłuje dotrzeć do konkretnej informacji. Powtarzano przy tym z nadzieją, że w obecnych warunkach pewnie i Kazimierz Konarski mógłby zmienić zasady proponowane przed kilkoma dziesiątkami lat.
Dyskusję zakończył A. Klubiński dziękując za przybycie i udział w dyskusji oraz wyrażając nadzieję, że tematy poruszane na konferencji będą jeszcze przedmiotem dalszych dyskusji.


Anna Laszuk
NDAP

Poprawiony (środa, 17 września 2014 15:02)

 
Instytut Józefa Piłsudskiego


Instytut
Józefa Piłsudskiego
w Ameryce

Dawne pismo


Archiwum Narodowe
w Krakowie

Ogłoszenia




NOMA
Norma opisu materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych
dostepna na stronie NDAP

SEJM RP

23 września 2015 r.
ogłosił jednolity tekst ustawy
o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach

(Dz.U. z 2016 poz.352)

Słowniki archiwalne

A Glossary

of
Archival and Records
Terminology

SAA
Online Glossary

Online-Lexikon „Terminologie der Archivwissenschaft“
Terminologie der Archivwissenschaft
Online-Lexikon


Portail International Archivistique Francophone

Portail International
Archivistique Francophone
On-Line Glossaire


ICA
Multilingual
Archival Terminology