MRA: Standardy regulujące dostęp do zasobu archiwalnego.

Techniczne wytyczne dotyczące zarządzania archiwum z ograniczonym dostępem opublikowane 5.02.2014 r. przez Międzynarodową Radę Archiwów są uzupełnieniem Zasad dostępu do archiwum ogłoszonych 20.02.2013 r.
Międzynarodowa Rada Archiwów (ICA) od dawna mierzyła się z kwestią dostępu do zasobów archiwalnych. W następstwie przemian politycznych zachodzących w Europie na początku lat 90-tych europejscy archiwiści opracowali dokument Zarys Standardu Polityki Europejskiej w Zakresie Dostępu do Archiwów, który została oficjalnie zaakceptowana przez ICA w 1997 r. Zarys skupiał się jednak niemal wyłącznie na dostępie do oficjalnych archiwów urzędowych, praktycznie pomijając sektor pozarządowy, jedynie w jednym punkcie zalecając „czynienie starań, mających na celu wprowadzanie rozwiązań w zakresie dostępu do archiwów prywatnych wzorowanych na tych obejmujących archiwa urzędowe”.
Dwa dodatkowe dokumenty ICA podkreślały wagę dostępu jako elementu praktyki archiwalnej: Zasady Etyki z 1996 oraz Powszechna Deklaracja Archiwów z 2010.

Wiosną 2010 roku Komitet Dobrych Praktyk i Standardów ICA powołał Grupę Roboczą ds. Dostępu, mającą opracować wspólny standard zalecanych praktyk ogólnego dostępu dla wszystkich archiwów, zarówno oficjalnych, jak i pozaurzędowych. Po wstępnym spotkaniu w Paryżu w maju 2010 r. członkowie Grupy Roboczej sporządzili szkice dwóch dokumentów bazowych: instruktażu stosowania Zasad Dostępu do Archiwów oraz raport techniczny zawierający porady odnośnie praktycznego wdrażania wytycznych Zasad. Następnie Grupa Robocza zaprosiła członków rady ICA, którzy nie znaleźli się w gronie Grupy Roboczej, do wytypowania przedstawicieli, który przeczytają utworzoną wersję roboczą, wyrażą na jej temat komentarz i wezmą udział w paryskim spotkaniu konsultacyjnym w lutym 2011 r.
Grupa Robocza przetworzyła obydwa dokumenty, przekazała je członkom Grupy Konsultacyjnej i dokonała powtórnej edycji dokumentów. Poprawione Zasady, wraz z planem i ramami czasowymi dla ogólnej debaty na ich temat, zostały uwzględnione przez Radę Wykonawczą ICA. Plan zakładał udostępnienie roboczej wersji dokumentu grupom użytkowników oraz zaprzyjaźnionym organizacjom celem uzyskania ich opinii. Rada Wykonawcza także wyraziła swoje uwagi odnośnie Zasad, które następnie zostały zmodyfikowane w oparciu o wyrażone komentarze. Zasady zostały zaprezentowane opinii publicznej w sierpniu 2011 r. Okres powszechnych konsultacji zakończył się w lutym 2012 r.
Po zamknięciu okresu publicznych konsultacji, Grupa Robocza przeczytała wszystkie nadesłane komentarze i dokonała rewizji szkiców. Grupa Robocza stwierdziła, że dołączenie Wskazówek Technicznych do treści Zasad w formie dokumentu pomocniczego doprowadziło do niezrozumienia wśród części czytelników i zaleciła uczynienie Wskazówek Technicznych odrębnym dokumentem pomocniczym po powszechnym przyjęciu Zasad. Przeredagowane Zasady wysłano do Rady Wykonawczej celem rozpatrzenia przez nią w trakcie spotkania planowanego na wiosnę 2012 r. Uwagi członków Komisji Programowej i Rady Wykonawczej wyrażone w trakcie spotkania zostały przekazane Grupie Roboczej, a na ich podstawie dokonano dalszych zmian.

Zasady Dostępu do Archiwów przyjęte przez Międzynarodową Radę Archiwów w sierpniu 2012, składają się z 10 punktów opatrzonych komentarzem wyjaśniającym każdą z Zasad; Zasady oraz właściwy im komentarz wspólnie tworzą właściwą instrukcję praktyk archiwalnych. Zasadom towarzyszy niewielki słowniczek.
Założeniem twórców było stworzenie instruktażu praktyki archiwalnej stanowiącego uzupełnienie obowiązujących procedur, pozwalające archiwistom dokonać weryfikacji stosowanych polityk instytucjonalnych w odniesieniu do standardów zewnętrznych i dokonanie ich wzmocnienia tam, gdzie jest to wskazane. Dla instytucji, w których praktyki dostępu pozostawały niestabilne lub skonfliktowane, instruktaż dostarcza wskazówek odnośnie procesu oceny i rewizji procedur.
Opublikowany obecnie poradnik Techniczne wytyczne dotyczące zarządzania archiwum z ograniczonym dostępem stanowi realizację decyzji Grupy Roboczej o rozdzieleniu Zasad i Wskazówek Technicznych i uczynieniu z nich odrębnego dokumentu po przyjęciu Zasad.
Przewodnik skupia się na podstawach ściśle ograniczonej, ogólnie przyjętej praktyki wyłączania z powszechnego użytku materiałów w obrębie instytucji archiwalnej. Realizuje on główną przesłankę Zasad, sprecyzowaną w punkcie początkowym:
Archiwa zachowuje się dla użytku obecnych i przyszłych pokoleń. Usługa dostępu pośredniczy w procesie udostępniania ich ogółowi społeczeństwa; dostarcza użytkownikom informacji na temat instytucji i jej zasobów; wpływa na to, czy społeczeństwo zaufa pracownikom odpowiedzialnym za archiwa oraz świadczonym przez nich usługom. Archiwiści wspierają kulturę otwartości, akceptując przy tym ograniczenia narzucane przez wymogi prawne i etyczne, władze oraz dawców zasobu. Gdy ograniczenia okazują się konieczne, muszą one pozostawać jasne, posiadać ograniczony zakres i sprecyzowany czas obowiązywania. Archiwiści zachęcają zaangażowane strony do określania jasnych i spójnych przepisów upoważnienia do dostępu, w przypadku braku jednoznacznych wytycznych archiwiści określają zasady dostępu z uwzględnieniem przesłanek etyki zawodowej, uczciwości, równości oraz wymogów prawnych. Archiwiści strzegą, by wprowadzane ograniczenia stosowane były w sposób sprawiedliwy i racjonalny, zapobiegają nieautoryzowanemu dostępowi do pełnoprawnie zastrzeżonych archiwów i dbają o możliwie najszersze wykorzystanie archiwów poprzez ciągłe ich monitorowanie i niezwłoczne usuwanie ograniczeń nie mających dalszego uzasadnienia. Archiwiści przestrzegają Zasad Dostępu do Archiwów w procesie formułowania i wdrażania polityk udostępniania.

Teksty standardów:
Principles of Access to Archives


Technical Guidance on Managing Archives with Restrictions

Opracował: Dariusz Bednarek

AP Wrocław

Poprawiony (czwartek, 27 marca 2014 07:57)

 
Dawne pismo


Archiwum Narodowe
w Krakowie

Instytut Józefa Piłsudskiego


Instytut
Józefa Piłsudskiego
w Ameryce

NOWOŚĆ


W warsztacie archiwisty

pdf prezentacji

Agnieszki Michalewicz pt.:

Kwalifikacja archiwalnai porządkowanie akt osobowych

– ze szczególnym uwzględnieniem akt osobowych kategorii A.


Ogłoszenia

Wprowadzenie do archiwistyki
stron WWW (warsztat)


organizator Laboratorium
Cyfrowe Humanistyki UW

Warszawa 20 czerwca 2018
zapraszamy!
więcej




NOMA
Norma opisu materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych
dostepna na stronie NDAP

Słowniki archiwalne

A Glossary

of
Archival and Records
Terminology

SAA
Online Glossary

Online-Lexikon „Terminologie der Archivwissenschaft“
Terminologie der Archivwissenschaft
Online-Lexikon


Portail International Archivistique Francophone

Portail International
Archivistique Francophone
On-Line Glossaire


ICA
Multilingual
Archival Terminology