Records manager – administrator dokumentacji
Termin records management jest zgodnie tłumaczony, jako zarządzanie
dokumentacją. Jedynie badacze z Lublina uważają, że tłumaczenie nie
oddaje w pełni znaczenia terminu i dlatego proponują używanie wersji
oryginalnej – records management. Prof. Krzysztof Skupieński,
kierownik Zakładu Archiwistyki UMCS poinformował podczas dyskusji na VI
Powszechnym Zjeździe Archiwistów Polskich o swej inicjatywie
utworzenia kierunku ”Archiwistyka i Records
Management”. Ostatecznie po pewnych administracyjnych
perturbacjach od 1 października 2012 roku zaczął działalność kierunek
„Archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami
informacyjnymi”.(1) Tym niemniej, jeżeli ktoś zna angielski,
zrozumie propozycję lubelską, gdy ktoś inny przeczyta o zarządzaniu
dokumentacją, będzie wiedział o co chodzi.
Problemem pozostaje natomiast wciąż tłumaczenie nazwy osoby wykonującej
tę funkcję. Po angielsku jest to proste, dziedziną records management
zajmuje się records manager. Po polsku analogia nie brzmi najlepiej,
zarządzaniem dokumentacją zajmowałby się „zarządca
dokumentacji”. Określenie to brzmi nazbyt archaicznie i
kojarzy się raczej z zarządcą folwarku, niż z pracownikiem zajmującym
się zarządzaniem nowoczesną dokumentacją elektroniczną.
Wydawałoby się, że problem powinna rozstrzygać Polska Norma,
która zaleca standardową terminologię związaną z informacją
i dokumentacją.(2) Norma ta jest tłumaczeniem (nie wolnym od
niedociągnięć) normy wydanej przez Międzynarodową Organizację
Normalizacyjną.(3)
Dokument ten zaleca, aby termin records manager tłumaczyć jako menedżer
dokumentacji.(4) Według Słownika języka polskiego menedżer to
„osoba zarządzająca przedsiębiorstwem lub jego
częścią”.(5) Wydaje się wątpliwe, by dyrektor, rzeczywisty
menedżer organizacji w archiwiście zakładowym, lub jego koledze,
widział partnera do współzarządzania.(6)
Z kolei w obowiązującym Rozporządzeniu Prezesa Rady
Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej wydanym w 2011
roku (a zatem w czasie, gdy opublikowana już była i obowiązywała
wspomniana norma) znajdujemy jeszcze inną propozycję.(7) Instrukcja
określa jednoznacznie, że do zarządzania dokumentacją, czyli
„do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania
czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru
klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i
prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora
czynności kancelaryjnych”. Jednocześnie instrukcja stwierdza:
„Funkcję tę powierza się archiwiście”. Zatem w tym
przypadku records manager to koordynator czynności kancelaryjnych i
jednocześnie archiwista [zakładowy]. Wydaje się, że taki
podwójny tytuł nie jest łatwy w użyciu i zapewne jego
właściciel będzie nadal nazywany archiwistą. Dodajmy, że badacze
lubelscy z powodów wyżej wymienionych, proponują zachować
wersję oryginalną i używać określenia records manager.
Sytuacja nie jest zatem prosta. Obojętnie, jakiego zwrotu się użyje,
będzie się w niezgodzie z oficjalnymi dokumentami - albo z polską
normą, albo z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów. W tej
sytuacji proponuję jeszcze inne rozwiązanie. Wydaje się, że możliwym
kompromisem byłoby określenie administrator dokumentacji. Wszak zgodnie
ze Słownikiem języka polskiego administrator to „osoba lub
instytucja zarządzająca czymś”.(8) Istnieją analogie w
świecie informatyków, gdzie spotykamy
administratorów systemów operacyjnych, baz
danych, serwerów, czy sieci to czynność, działanie, a nie
dokument, por.: to act).
. Także w życiu codziennym zarządca posesji to administrator
nieruchomości. Zauważmy wreszcie, że w międzynarodowym słowniku
terminologii archiwalnej zaznaczono, że inna nazwa terminu records
manager to records officer, lub records administrator.(9) Termin
records manager pojawił się w Stanach Zjednoczonych dopiero w latach
pięćdziesiątych XX wieku, a wcześniej zawód ten określano
mianem records administrator. Dopiero przypisanie nowych zadań do tej
profesji (głównie kopiowanie i zaopatrzenie w materiały
biurowe) doprowadziło do zmiany nazwy.(10)
Mam świadomość, że propozycja tłumaczenia nazwy records manager zwrotem
administrator dokumentacji jest tylko jedną z możliwości. Podobnych
może być wiele. Jak to zwykle w życiu bywa, o wyborze nowego terminu
zadecyduje praktyka dnia codziennego, zarówno przemyślenia
badaczy uniwersyteckich, jak i dokonania profesjonalistów
zajmujących się zarządzaniem dokumentacją.(11) Zatem tak jak
przewidywał cytowany wyżej dyr. Siemieński, dziedzina terminologii,
także tej archiwalnej jest domeną prawdziwego ludowładztwa i
„cały demos jest tu prawodawcą”.
Niedługo po wystąpieniu na wrocławskim Zjeździe Archiwistów
znalazłem przykłady, że tytuł administratora dokumentacji już
funkcjonuje i można nawet zatrudnić się na takim stanowisku.(12)
Łaskawego Czytelnika, który dobrnął do końca tego tekstu
uprzejmie proszę o chwilę refleksji i wyrażenie swych uwag i komentarzy
na gościnnych łamach IFAR-u (http://www.ifar.pl).
Przypisy:
1) Rada Wydziału zaakceptowała zmianę nazwy, jednak Senat w ramach
walki z anglicyzmami ją odrzucił stosunkiem głosów 16:14 i
wprowadził - zaproponowaną przez prof. Skupieńskiego - nazwę
„zarządzanie nowoczesnymi zapisami informacyjnymi”.
Podobne stanowisko zajęła poproszona o konsultację Rada Języka
Polskiego, dopuszczając jednak posługiwanie się nazwą
„Records Managament” w celach marketingowych. Email
prof. Krzysztofa Skupieńskiego do autora z dnia 28 września 2012 r.,
zob. też: 2012-09-28 http://archiwistykainowoczesnezarzadzanie.wordpress.com/
oraz Paweł Chilczuk, Nowe kierunki i specjalności w Instytucie Historii
Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, „Historia.org.pl”
z 7 maja 2012; dostęp 2012-09-27 . Serdecznie dziękuję prof.
Krzysztofowi Skupieńskiemu za te wyczerpujące informacje o
terminologicznych perypetiach lubelskiej uczelni.
2) PN-ISO 5127:2005 Informacja i dokumentacja: Terminologia,
Warszawa 2005, s. 21, pkt. 1.3.12.
3) ISO 5127:2001 Information and documentation:
Vocabulary. Niestety tłumaczenie nie jest doskonałe. Wymieńmy tytułem
http://www.isolda.pl/administracjaprzykładu kilka z owych potknięć: 1.2.09 archival science to
archiwistyka, a nie archiwoznawstwo [dział archiwistyki zajmujący się
badaniem historii i organizacji archiwów oraz historii
zespołów (zbiorów) archiwalnych]; 2.1.15 piece
[tu w znaczeniu jednostka fizyczna] to nie dokument (2);
4.1.1.19 intrinsic value wartość wewnętrzna dokumentu ma wynikać między
innymi z „przybitych pieczęci” [raczej
przywieszonych, dołączonych, czy odciśniętych]; accession register to
księga nabytków, a nie rejestr wpływu; 4.2.1.1.01 zwrot
idiomatyczny in order to [aby, żeby, w celu] przetłumaczony został
dosłownie: „w porządku zapewniającym”; 4.2.2.2.07
administrative history to historia twórcy zespołu, a nie
historia samego zespołu; closed file to zamknięte akta sprawy (teczka),
a nie „zbiór zamknięty - akta (2.2.1.07)
dokumentów (1) (1.2.02), których tworzenie
zakończono i do których nie przewiduje się włączania
dodatkowych dokumentów”; 7.1.04 certification
– act of attesting the official character of a document,
certyfikacja to czynność poświadczania urzędowego charakteru dokumentu,
a nie „dokument zaświadczający” (act to w
tym przypadku to czynność, działanie, a nie dokument, por.: to act).
4) Według normy, 1.3.12 menedżer dokumentacji - to osoba,
której przedmiotem działalności jest ekonomiczne i efektywne
wytwarzanie, wykorzystywanie, utrzymanie i brakowanie
zapisów. Nota bene także tutaj popełniono poważny błąd w
tłumaczeniu, gdyż tenże „menedżer dokumentacji” nie
zajmuje się wytwarzaniem dokumentacji, lecz dba o to aby opisane
czynności były wykonywane w sposób oszczędny/ekonomiczny i
wydajny (person concerned with achieving economy and efficiecy in the
creation...).
5) Menedżer, manager (wym. menedżer, menadżer). Słownik
języka polskiego PWN, s.v. menedżer.
6) Z doświadczeń autora wynika, że w organizacjach międzynarodowych
zazwyczaj używa się tytułu records management officer, w tym przypadku
słowo officer w znaczeniu wyższego urzędnika.
7) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia
2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych
wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych, Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67.
8) Słownik języka polskiego PWN, s.v. administrator.
9) “A records manager is also known as a records officer or
records administrator”, Dictionary of archival terminology:
English and French, with equivalents in Dutch, German, Italian,
Russian, and Spanish, ed. Peter Walne, 2nd rev. ed., München
1988, s. 130; zob. też przyp. 26.
10) Obserwacje poczynione podczas przygotowywania artykułu wymienionego
w przyp. 1 i lektur „American Archivist”.
11) W niniejszym tekście autor używa określenia
„administrator dokumentacji”, a Czytelnik zechce
samodzielnie ocenić, czy taka forma Mu odpowiada i pasuje do treści.
12 Wymieńmy przykładowo: Firma z Jeleniej Góry
składa ofertę pracy w pełnym wymiarze na stanowisko: Administrator
dokumentacji. 2012-10-09
http://pracy.vysledek.com/prace.aspx?prace=86615; Agencja Pracy Pollux
Sp. z o.o. oferuje w Wałbrzychu stanowisko: Administrator
Dokumentacji Logistycznej. 2012-10-09 ;
Vacancies24.pl z Dolnośląskiego szuka chętnych na stanowisko:
Administrator Dokumentacji (i zalicza ich do grupy: Pracownicy obsługi
biurowej gdzie indziej niesklasyfikowani). 2012-10-09 http://vacancies24.pl/job/administrator-dokumentacji/.
Wreszcie na koniec przykład nowoczesnych technologii związany z
zarządzaniem dokumentacją: firma Izolda.pl proponuje „System
do zarządzania Organizacją - ISOLDA.pl”, w którym
specjalne uprawnienia może otrzymać audytor, lub administrator
dokumentacji. 2012-10-09 http://www.isolda.pl/administracja.
Leszek Pudłowski
International Atomic Energy Agency*
Austria, Wiedeń
* Poglądy tutaj publikowane są poglądami autora i nie muszą odzwierciedlać poglądów Międzynarodowej Agencji Energii Atomowej. The views expressed herein are those of the author and should not necessarily be attributed to the IAEA.
Poprawiony (poniedziałek, 25 listopada 2013 12:37)