SZWAJCARIA: Zmiany we wzorcowych wykazach akt dla instytucji gminnych kantonu Zurych.

Podobnie jak w Polsce, w Szwajcarii  wykazy akt stanowią podstawę  rzeczowego i zgodnego  z prawem  zarządzania dokumentacją. Inne umiejscowienie gmin w systemie prawnym Szwajcarii jak również daleko bardziej zaawansowane regulacje dotyczące zarządzania dokumentacją elektroniczną sprawiają, iż obok wielu analogicznych rozwiązań jak w  systemie obowiązującym w Polsce,  wiele rozwiązań jest nowatorskich, nie znajdujących bezpośredniego przełożenia w praktyce polskiej. W samej Szwajcarii nie ma też jednolitych unormowań w zakresie zarządzania dokumentacją w organach gminnych, gdyż każdy z kantonów, a w szczególności archiwa kantonalne regulują to dla własnego terytorium. Ponadto wprowadzanie zaktualizowanych wykazów akt pozostawia się do decyzji samych gmin, a wprowadzanie w nich zmian pozostaje również w ich gestii,  po uzgodnieniach z archiwum kantonalnym. Szerzej o archiwach gminnych w kantonie Zurych pisaliśmy już na łamach Archnetu
Kantonalne prawo archiwalne (LS 432.111, § 8 Abs. 4) wymaga od podmiotów publicznych stosowania wykazów akt. Od początku lat 80-tych Archiwum Państwowe Kantonu Zurychu (Staatsarchiv des Kantons Zürich) opracowywało dla instytucji publicznych w tym gmin, wzorcowe wykazy akt, które powinny odzwierciedlać aktualne zadania tych instytucji. Opublikowane przykładowe wykazy akt bazują na zasadach zarządzania informacją zawartych w „Leitfaden zur Führung von Gemeindearchiven im Kanton Zürich”.

Przykładowe wykazy akt uwzględniają również specyficzny, obecny system określany jako hybrydowy, w którym funkcjonuje zarówno dokumentacja papierowa jak i elektroniczna. Dla podmiotów publicznych w Szwajcarii obowiązuje system GEVER (elektronische Geschäftsverwaltung) dla podmiotów prywatnych zalecany jest system ECM Enterprise Content Management. Całość wdrażania zaś elektronicznego zarządzania dokumentacją realizowana jest przez Centrum Koordynacyjne do spraw Trwałej Archiwizacji Dokumentacji Elektronicznej (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen -KOST)
Wykazy akt podlegają stałemu uaktualnianiu w związku ze zmieniającymi się zadaniami merytorycznymi gmin, jak również w związku z zmieniającymi się nośnikami informacji związanymi głównie z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją.
Plan akt odzwierciedla poprzez hierarchicznie ułożone hasła rzeczowe wszystkie zadania wspólnoty. Oprócz merytorycznych dla danego rodzaju wspólnoty  zadań, obejmuje także te związane z zarządzaniem oraz zadania wspierające ich wykonanie. 
Całość wykonywanych zadań dzieli się na trzy grupy:
• zarządzanie: wybory, organy kolegialne, zarządzanie strategiczne i operatywne, nadzór -
Leitungsaufgaben,
• obsługa i zadania ogólne: funkcje pomocnicze (przykłady: księgowość, kadry, zarządzanie nieruchomościami, podstawy prawne) -Support- und Querschnittaufgaben,
• zadania merytoryczne: ustawowe obowiązki gmin właściwe dla danego rodzaju gminy-
Kernaufgaben.


W lipcu tego roku opublikowane zostały na stronach Archiwum Państwowego Kantonu Zurych zaktualizowane wykazy akt dla gmin szkolnych i gmin wyznaniowych, które wprowadzają dodatkowe elementy zarówno w sferze zadań merytorycznych tych gmin jak również rozszerzają budowę wykazu akt o metadane zarówno o charakterze obligatoryjnym jak i fakultatywnym.
Obligatoryjne metadane to:
- kierownictwo danego zagadnienia rzeczowego - oznacza nazwę komórki organizacyjnej, która prowadzi daną sprawę – Federführung.
- minimalny okres, w którym  sprawy zakończone muszą być przechowywane zanim zostaną przekazane do właściwego archiwum gminnego lub wybrakowane -Aufbewahrungsfrist. Okresy przechowywania określają przepisy ogólne, a w przypadku ich braku przepisy wewnętrzne.
- wartość archiwalna- Archivische Bewertung- określona jako: dokumentacja do wieczystego przechowywania -Vollständige Archivierung, dokumentacja podlegająca ekspertyzie w konsekwencji wyborowi dokumentacji do trwałego przechowywania według określonych kryteriów wartościowania dokumentacji -Archivierung in Auswahl oraz dokumentacja do brakowania -Vernichtung. Zasady przeprowadzania wyboru dokumentów do dalszego trwałego przechowywania zostały określone przez trzy rodzaje wartościowania dokumentacji: ze względu na zawartość- Inhaltliche Auswahl, ze względu na określany sposób wyboru np. nazwiska na dana literę, procentowe zachowanie danej dokumentacji, lub całości dokumentacji z określonego roku - Systematische Auswahl oraz ze względu na zachowanie każdego rodzaju dokumentacji Musterauswahl.
- podstawy prawne określające okresy przechowywania -rechtliche/interne Grundlage.

Metadane fakultatywne to:
- nośnik informacji (papier, dokument elektroniczny, film, fotografia),
- miejsce przechowywania –Ablageort,
- oprogramowanie –Fachapplikationen,
- dostęp i ochrona danych osobowych -Zugriff, Datenschutz.

Archiwum kantonu Zurych wychodząc naprzeciw zmieniającego się otoczenia prawnego i technicznego funkcjonowania gmin zapowiada dalsze aktualizacje kolejnych wykazów akt.

Jolanta Leśniewska
AP Płock O/ Kutno

 

Na podstawie: Musteraktenpläne

 

Poprawiony (czwartek, 17 października 2013 17:29)

 
Dawne pismo


Archiwum Narodowe
w Krakowie

Instytut Józefa Piłsudskiego


Instytut
Józefa Piłsudskiego
w Ameryce

NOWOŚĆ


W warsztacie archiwisty

pdf prezentacji

Agnieszki Michalewicz pt.:

Kwalifikacja archiwalnai porządkowanie akt osobowych

– ze szczególnym uwzględnieniem akt osobowych kategorii A.


Ogłoszenia




NOMA
Norma opisu materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych
dostepna na stronie NDAP

SEJM RP

23 września 2015 r.
ogłosił jednolity tekst ustawy
o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach

(Dz.U. z 2016 poz.352)

Słowniki archiwalne

A Glossary

of
Archival and Records
Terminology

SAA
Online Glossary

Online-Lexikon „Terminologie der Archivwissenschaft“
Terminologie der Archivwissenschaft
Online-Lexikon


Portail International Archivistique Francophone

Portail International
Archivistique Francophone
On-Line Glossaire


ICA
Multilingual
Archival Terminology