POLSKA: „Archiwistyka między różnorodnością a standaryzacją” odbyły się III Toruńskie Konfrontacje Archiwalne.

W dniach 17-18 listopada pod hasłem „Archiwistyka między różnorodnością a standaryzacją” odbyły się III Toruńskie Konfrontacje Archiwalne. Organizatorem konferencji był Instytut Historii i Archiwistyki Uniwersytetu im. Mikołaja Kopernika w Toruniu oraz Gmina Miasta Toruń. Obrady odbywały się w Collegium Humanisticum oraz w Bibliotece Uniwersyteckiej.
Tegoroczne Konfrontacje kończyły cykl imprez poświęconych uczczeniu sześćdziesięciolecia toruńskiej archiwistyki.
Program, niezwykle bogaty rozpoczynała sesja plenarna.
Wszystkich przybyłych w imieniu UMK powitał kierownik naukowy konferencji - prof. UMK Waldemar Chorążyczewski.
Z ramienia Gminy Miasta Toruń gości przywitał wiceprezydent Torunia – Ludwik Szuba.
Następnie Waldemar Chorążyczewski przedstawił zebranym krótko historię toruńskiej archiwistyki.

Marek Konstankiewicz (UMCS) prezentację „Uwagi o normalizacji w działalności archiwalnej” rozpoczął od definicji terminu „normalizacja” jako synonimu „standaryzacji”. Podkreślił, że normalizacja nie podnosi jakości działania danej instytucji.
Hubert Wajs (AGAD) zapoznał zebranych z prezentacją „Standaryzacja między techniką a humanistyką”. Prelegent rozpoczął od informacji o powstałej w 1947 r. w Londynie Międzynarodowej Organizacji Standaryzacyjnej - ISO, mającej obecnie swą siedzibę w Genewie. W dalszej części wystąpienia podał przykłady prototypowych działań standaryzacyjnych. Zaliczył do nich m.in. dzielenie Pisma św. na księgi i rozdziały oraz średniowieczne instrumenty notarialne z inwokacją, datacją i subskrypcją.
Anna Laszuk (NDAP) prezentację „Archiwa częścią dziedzictwa narodowego – standardy podstawą współpracy” rozpoczęła od przytoczenia definicji dziedzictwa kulturowego jako dóbr kultury, nauki, sztuki itp. pozostawionych przez poprzednie pokolenia oraz definicji normy jako zasady, reguły, wzorca. Powiedziała, że standardy nie mają mocy obowiązującej, ale w pracy archiwisty są widoczne. Przykładem standaryzacji jest obowiązująca w archiwach państwowych baza PRADZIAD oraz indeksy akt metrykalnych tworzone przez Polskie Towarzystwo Genealogiczne. Stwierdziła, że standardy to teoria, która wyrosła z praktyki w celu ułatwienia optymalnej wymiany informacji.
Tomasz Matuszak (AP Piotrków Trybunalski) wystąpieniem „Wpływ „Strategii Archiwów Państwowych na lata 2010-2020” na kształtowanie metod i form pracy archiwów” przypomniał zebranym o misji archiwów państwowych zapisanej w Strategii - trwałym zachowaniu źródeł pamięci historycznej oraz uświadomieniu obywatelom korzyści płynących z digitalizacji akt i udostępnianiu ich online oraz zapewnieniu właściwych warunków gromadzenia, m. in. poprzez budowę nowych archiwów.
Wiesław Nowosad (UMK) wygłosił referat pt. „Standard, ale jaki i czy na pewno? Kilka uwag nad standardami w archiwistyce”. Przypomniał o standardzie FOPAR autorstwa prof. Bohdana Ryszewskiego oraz o ISAD. Stwierdził, że różnice między nimi są niewielkie. Wg autora standardy w opisie archiwalnym są niezbędne i powinny być ustalone przed stworzeniem systemu informatycznego. Zastanawiał się także nad kosztami wprowadzania modyfikacji formularza opisu materiałów archiwalnych oraz czy użytkownik będzie nimi zainteresowany. Może istotą jest nie głębia opisu, lecz masowość informacji na tym samym poziomie?
Było to ostatnie wystąpienie sesji plenarnej. Kolejne odbywały się w sekcjach.

Sekcja I

 


Dorota Żygadło (AP Wrocław) w wystąpieniu pt. „Międzynarodowe standardy we francuskiej metodyce archiwalnej” przedstawiła m.in. obowiązujące we Francji od 2005 r. wskazówki „Description des collections sigillographiques”, proponujące modele opisu ISAD(G) dla zbiorów, serii, pojedynczych pieczęci (i innych materiałów sfragistycznych) i dokumentów, do których pieczęcie są przymocowane oraz standard ISAAR(CPF), opisujący twórców kolekcji lub dokumentów. Podobny model opisu wykorzystano w polskiej instrukcji do opisu materiałów sfragistycznych, do tej pory niestety nie zatwierdzonej.
Adam Baniecki (AP Wrocław O/Lubań) omówił „Zastosowanie międzynarodowych norm archiwalnych w katalońskim systemie opisu archiwalnego Norma de Descriptió Archivística de Catalunya (NODAC) 2007”. Jest to pozytywny przykład opracowania narodowej normy opisu opartej na standardach ISAD(G), ISAAR(PCF) oraz kanadyjskim RDDA2. Norma katalońska przewiduje następujące poziomy opisu: zespół/podzespół/seria/podseria/jednostka dokumentacyjna złożona/prosta oraz specjalny poziom: jednostka obca (wbudowana); określa także poszczególne elementy opisu jako obowiazkowe, zalecane i opcjonalne.
Dariusz Bednarek (AP Wrocław) zaprezentował referat pt. „Kanadyjski standard RAD (Rules for Archival Description) jako forma narodowa Międzynarodowego Standardu Opisu Archiwalnego ISAD(G)”. Jest to kolejny udany przykład normy narodowej, bardzo elastyczny i odzwierciedlający praktykę opisu stosowaną w archiwach kanadyjskich. Norma jest ciągle rozwijana, a za jej aktualizację odpowiedzialna jest specjalna komisja, która decyduje o wprowadzaniu ewentualnych poprawek i zmian.
Olga Ivanowa (Białoruś) w wykładzie wygłoszonym w języku rosyjskim przedstawiła problem „Standaryzacji terminologii archiwalnej w Białorusi”. Omówiła m.in. mały słownik (400 haseł) współczesnej terminologii z zakresu biurowości i aktoznawstwa z 2001 r. oraz czasowy standard „Biurowość i Archiwistyka: terminy i określenia” z 2011 r.
Następnie wygłoszono referaty:
Aleksander Bielawski (Białoruś), „Экспертиза ценности и отбор документов для архивного хранения в Республике Беларусь”,
Anna Sobczak (US), „Archiwa i Europeana a standaryzacja metadanych”,
Arvydas Pacevičius (Litwa, Uniwersytet Wileński), „Digitalizacja i standaryzacja dziedzictwa dokumentalnego na Litwie”,
Katarzyna Pepłowska (UMK), „Metafory pamięci zapisane w „archiwum”.

Sekcja II


Krzysztof Syta (UMK) w prezentacji „Standaryzacja opisu archiwaliów w staropolskiej archiwistyce” przyrównał rejestry generalne – sumariusze całego archiwum oraz rejestry cząstkowe – konotacje, spisy, rejestry z okresu staropolskiego do obecnie stosowanych standardów. Omówił m. in. sumariusze archiwów Chodkiewiczów, Ogińskich i Radziwiłłów.
Ks. Roman Majka (CSMA) w wystąpieniu pt. „Różnorodność i standaryzacja w archiwach zakonnych Kościoła rzymskokatolickiego” przedstawił aktualny stan archiwów kościelnych w Polsce, ich strukturę oraz problemy, jakie napotyka się porządkując akta kościelne.
Piotr Szkutnik (UŁ) w wykładzie „Akta dziekana brzeźnickiego na tle problemu zespołowości archiwaliów w Archiwum Archidiecezji Częstochowskiej” omówił różnice pomiędzy archiwami państwowymi a swoim Archiwum, które wynikają głównie przy podziale akt na zespoły. W Archiwum Archidiecezjalnym wydziela się grupy zespołów i w ramach tych grup nadaje się sygnaturę ciągłą, np. archiwalia dziekana brzeźnickiego przechowywane w Archiwum Archidiecezji Częstochowskiej znajdują się w grupie zespołów „Księgi dziekańskie”.
Anna Krzemińska (PAN) w prezentacji „Standaryzacja dokumentacji badań naukowych? Na marginesie publikacji ICA pt. Management and Preservation of Scientific Records and Data” próbowała odpowiedzieć na pytanie, czy możliwe jest wprowadzanie standardów w porządkowaniu tego typu dokumentacji. Zastanawiała się także nad kwalifikacją archiwalną poszczególnych rodzajów akt powstałych w trakcie projektów badawczych.
Elżbieta Wierzbicka (AP Lublin) w referacie zatytułowanym: „Tradycja i potrzeby zmian w procesie opracowania zasobu archiwalnego w archiwach państwowych – wybrane zagadnienia” wskazała na obszary metodyki wymagające zmian: przede wszystkim modyfikacjom powinny ulec błędne zapisy w przepisach metodycznych: m.in. dot. porządkowania akt miejskich, materiałów ulotnych, akt stanu cywilnego. Usprawnienia wymagają też prace komisji metodycznych w archiwach państwowych i zespołów naukowych działających przy NDAP, a powyższe cele mogą zostać osiągnięte poprzez powołanie w NDAP komórki organizacyjnej, która będzie nadzorować prace metodyczne i naukowe w archiwach.
Ewa Piórkowska (NDAP) przedstawiła referat pt. „Standaryzacja ewidencji w archiwach państwowych”. Swymi rozważaniami objęła działania władz archiwalnych w tym zakresie, począwszy od 1918 r. do lat 50. XX w. Omówiła m.in. występowanie pojęć „inwentaryzacja” i „ewidencja” w literaturze oraz w ówczesnych słownikach archiwalnych (także obcojęzycznych).
Hanna Staszewska (AP Poznań) w wystąpieniu pt. „Inwentarz archiwalny w dobie standardów międzynarodowych – relikt przeszłości czy szansa na nowoczesny środek informacyjny?” podsumowała dotychczasową praktykę sporządzania inwentarzy w archiwach państwowych, opartą na przepisach metodycznych z lat. 60. i 80. XX w. Autorka wskazała na ich nieaktualność, co jest szczególnie widoczne w dobie użytkowania w archiwach systemu informatycznego. Konieczność opracowania narodowej normy opisu powinna więc iść w parze z pracami nad stworzeniem możliwości generowania inwentarzy opartych o schemat EAD i prezentowania ich w takiej postaci w internecie.
Paweł Gut (AP Szczecin) w referacie pt. „Dowolny czy standaryzowany opis w archiwalnym inwentarzu książkowym” poruszył problem opisu akt, skupiając się na problemie formułowania tytułu jednostki archiwalnej (nadawać nowy tytuł czy zachowywać oryginalny?) oraz stwierdzając, że najkorzystniejsze i pozbawione ryzyka popełniania błędów jest nie przepisywanie inwentarzy do baz danych, ale ich skanowanie i udostępnianie w bibliotekach cyfrowych. Zwrócił tez uwagę na przepisy metodyczne, które w zakresie zaleceń metod opisu akt są nadal aktualne.

Drugi dzień III Toruńskich Konfrontacji Archiwalnych rozpoczynał się od obrad w sekcjach.


Sekcja I


Wojciech Woźniak (NAC) przedstawił referat pt. „Elektroniczne środki ewidencyjne i pomoce archiwalne – standaryzacja informacji archiwalnej z wykorzystaniem możliwości systemu zintegrowanego”, w którym rozważał zasadność odejścia od tradycyjnych, papierowych pomocy na rzecz ich elektronicznych odpowiedników, gromadzących jednak dotychczasowe dane, a elektroniczne pomoce muszą być wiarygodne, spójne i trwałe. W celu ich stworzenia prelegent wskazał na możliwości systemu zintegrowanego, a w ramach ZoSIA na standard EAD.
Łukasz Skowron (NAC) omówił „Standardy w zakresie digitalizacji w archiwach państwowych”, począwszy od pierwszych zaleceń NDAP w 2001 r., a skończywszy na aktualnie obowiązujących. Zarządzenie nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 29 czerwca 2011 r. wprowadza ono do stosowania ujednolicone parametry techniczne oraz samą organizację procesu digitalizacji w archiwach państwowych.
Gaweł Lisowski (IPN Bydgoszcz) przedstawił „Metody kształtowania, porządkowania i opisu zasobu archiwalnego w Instytucie Pamięci Narodowej na przykładzie Delegatury IPN w Bydgoszczy”. Prelegent skupił się na omówieniu bazy danych NEXUS stosowanej we wszystkich delegaturach. Przed bazą NEXUS użytkowano w IPN ok. 400 baz, co nie sprzyjało standaryzacji opisu archiwalnego. Do tej pory do NEXUS-a przemigrowano dane ze zdecydowanej większości ze wspomnianych 400 baz. NEXUS stanowi więc centralny inwentarz zasobu archiwalnego IPN, zawierający ok. 17 mln rekordów.
Tomasz Broniszewski (AP Wrocław) zaprezentował referat pt. „Access to Memory – otwarte oprogramowanie dla świata archiwów (Praktyczne zastosowanie międzynarodowych standardów archiwalnych z użyciem informatycznego systemu Access To Memory (AtoM) Międzynarodowej Rady Archiwów”. Jest to oprogramowanie open source, ściśle oparte na międzynarodowych standardach opisu, rozwijane przez Międzynarodową Radę Archiwów przy współpracy m.in.: Dyrekcji Archiwów Francji, Bibliotek i Archiwów Kanady oraz Holenderskiego Instytutu Archiwalnego. AtoM jest aplikacją webową o budowie modułowej, umożliwiającą ciągłą rozbudowę systemu. W Polsce trwają obecnie testy na stabilnej wersji 1.1.

Sekcja II


Alicja Kulecka (UW) w wykładzie p.t. „Pomiędzy normą a inwentarzem. Standaryzacja opracowania a różnorodność archiwów osobistych” mówiła o metodach stosowanych w opracowywaniu spuścizn. Na przykładzie archiwum Agnieszki Osieckiej przedstawiła także problemy, jakie mogą wystąpić podczas porządkowania akt.
Paweł Weszpiński (APW) zaprezentował „Niestandardowe porządkowanie niestandardowych materiałów, czyli o specyfice porządkowania materiałów kartograficznych”. Rozpoczął od definicji mapy jako modelu, uproszczenia rzeczywistości. Stwierdził, że porządkowanie kartografików powinno opierać się na systemie opracowanym przez twórców tych materiałów, a sygnatura archiwalna powinna mieć funkcje tylko uzupełniające. Podkreślił, że użytkownik powinien być odpowiednio przygotowany – mieć specjalistyczną wiedzę, by korzystać z akt w archiwum.
Jolanta Musiał (AP Gdańsk) wygłosiła referat „Zbiory ksiąg i akt gruntowych w zasobie Archiwum Państwowego w Gdańsku Oddział w Gdyni”. Przedstawiła problemy związane z opracowywaniem ksiąg i akt gruntowych. Zwróciła uwagę na obecnie duże zainteresowanie księgami i aktami gruntowymi zarówno wśród genealogów jak i użytkowników poszukujących potwierdzenia własności i wykorzystujących informacje do prac publicystycznych.
Waldemar Chorążyczewski (UMK) w wystąpieniu ”Dlaczego archiwalny opis informacyjny ksiąg wpisów nie poddał się standaryzacji?” zastanawiał się nad możliwością wypracowania jednego standardu dla opisu ksiąg grodzkich. Przywołał przykład opracowania ksiąg przez Janinę Bielecką w Archiwum Państwowym w Poznaniu, gdzie autorka odtworzyła układ kancelaryjny. Przy podziale ksiąg do odpowiednich serii były one rozpruwane. W AGAD istotna była kwalifikacja danej księgi do serii. Autor zastanawiał się, czy możliwe jest ujednolicenie dorobku wielu pokoleń.
To było ostatnie wystąpienie w ramach Sekcji II.

Obrady III Toruńskich Konfrontacji Archiwalnych kończyły się sesją plenarną.


Elżbieta Galik (AP Wrocław) wygłosiła referat p.t. „Archiwistyko dokąd zmierzasz? Rozważania na temat kondycji polskich archiwów państwowych wobec aktualnych trendów”. Nawiązała w nim do wcześniejszego wystąpienia poświęconego strategii archiwów państwowych na lata 2010-2020. Stwierdziła, iż mimo dążności archiwów do ujednolicania swojej pracy obserwuje się w tym zakresie dużą różnorodność. Krytycznie oceniła obecność archiwów państwowych w strukturach służby cywilnej oraz narastającą biurokrację.
Anna Żeglińska (UWM) w wystąpieniu pt. „Archiwalna zasada strukturalna – jej geneza, sformułowanie i potrzeba weryfikacji” przypomniała zasadę sformułowaną przez profesora Ryszarda Ryszewskiego w „Problemach komputeryzacji archiwów” w 1994 r. Podkreśla ona konieczność badań nas strukturą polskiego zasobu archiwalnego oraz potrzebę jego rekonstrukcji, co może mieć praktyczne znaczenie w pracach nad stworzeniem polskiej normy opisu archiwalnego.
Iwona Grzelczak-Miłoś (WSB) w wystąpieniu „Standardy bezpieczeństwa w Archiwach Państwowych. Problem zabezpieczenia zasobu archiwalnego w świetle regulacji prawnych” przeanalizowała dostępne akty prawne poświęcone zabezpieczeniu zasobu archiwalnego. Na przykładzie własnych obserwacji w wybranych archiwach, powiedziała, że różnie są one stosowane. Podsumowując stwierdziła, że archiwa państwowe nie mają wypracowanych jednolitych standardów bezpieczeństwa, brakuje także jednolitej polityki w tym zakresie.
Agnieszka Rosa (UMK) w referacie pt. „Egodokumentalność zasobu archiwalnego” omówiła koncepcję rozwijaną przez historiografię zachodnioeuropejską (termin „egodokument” użyty został po raz pierwszy przez niderlandzkiego historyka J. Pressera w 1958 r.), a oznaczającą wyrażanie się człowieka w każdym tekście pisanym (tekst pisany jako „ja”, tekst o kimś za jego wiedzą/w jego imieniu, autor w tekście oficjalnym wyraża siebie). Wg autorki egodokumenty są widoczne przede wszystkim w archiwach i bibliotekach, a zbiory tam przechowywane zyskują na wartości, gdy ukazuje się w nich człowiek.
Adam Dąbrowski (AAN) w wystąpieniu pt. „Standaryzacja archiwaliów współczesnych – garść przemyśleń kwerendysty z Archiwum Akt Nowych” podzielił się doświadczeniami nabytymi w trakcie prowadzenia kwerend zleconych archiwum przez osoby prywatne lub instytucje. Zwrócił uwagę na lakoniczne, lub zbyt szczegółowe, lub też błędne tytuły jednostek archiwalnych, co znacznie zmniejsza efektywność kwerend. Przyczynia się do tego także częsty brak w archiwach akt poszczególnych spraw, gdyż głównie zachowuje się akta ogólne.
III Toruńskie Konfrontacje Archiwalne potwierdziły swoją rangę jako najważniejszej w Polsce konferencji archiwalnej oraz jako miejsce spotkań archiwistów z różnych środowisk: uniwersyteckich, archiwów państwowych, kościelnych, PAN, IPN. W dyskusjach poruszano tematy związane z ewentualnym wprowadzeniem do archiwów pomocy elektronicznych, pytając przy okazji o ich trwałość i integralność zawartych w nich danych. Zwolennicy pomocy w postaci elektronicznej wskazywali na rozwiązania międzynarodowe w tym zakresie, szczególnie na szeroko stosowany standard zapisu danych i ich prezentacji w internecie, czyli na schemat EAD. Rozmawiano także o problemie retrokonwersji inwentarzy, gdzie zarysowały się dwie opcje postępowania: skanowanie inwentarzy i ich udostępnianie poprzez biblioteki cyfrowe (co eliminuje błędy w trakcie przepisywania inwentarzy) oraz przepisywanie inwentarzy do baz danych, co zwiększa możliwości przeszukiwania takich pomocy. Problemy metodyki opracowania materiałów archiwalnych znalazły odbicie w dyskusji, skupiającej się na pytaniu: czy nadawać nowe tytuły jednostkom archiwalnym czy też odtwarzać tytuły oryginalne; wspominano także o potrzebie zmian i aktualizacji przepisów metodycznych NDAP oraz o roli komisji metodycznych w archiwach państwowych. Zebrani zgodnie podkreślali aktualność modelu opracowania, opartego o zasadę poszanowania zespołu archiwalnego i wynikających z tego zasad. Potwierdzeniem słuszności takiego podejścia są także standardy międzynarodowe, do których polska archiwistyka powinna się odwoływać. Konsekwencją tego musi być podjęcie prac nad stworzeniem polskiej normy opisu archiwalnego.

Monika Proniewicz, Hanna Staszewska, Grażyna Zaliwska

Archiwum Państwowe w Poznaniu

Poprawiony (wtorek, 06 grudnia 2011 00:52)

 
Instytut Józefa Piłsudskiego


Instytut
Józefa Piłsudskiego
w Ameryce

Dawne pismo


Archiwum Narodowe
w Krakowie

Ogłoszenia




NOMA
Norma opisu materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych
dostepna na stronie NDAP

SEJM RP

23 września 2015 r.
ogłosił jednolity tekst ustawy
o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach

(Dz.U. z 2016 poz.352)

Słowniki archiwalne

A Glossary

of
Archival and Records
Terminology

SAA
Online Glossary

Online-Lexikon „Terminologie der Archivwissenschaft“
Terminologie der Archivwissenschaft
Online-Lexikon


Portail International Archivistique Francophone

Portail International
Archivistique Francophone
On-Line Glossaire


ICA
Multilingual
Archival Terminology