POLSKA: V Zjazd Sympatyków i Uczestników Internetowego Forum Archiwalnego IFAR

W dniach 6-7 października 2011 r. odbył się w Toruniu V Zjazd Sympatyków i Uczestników Internetowego Forum Archiwalnego IFAR. Obrady odbywały się w nowym budynku Collegium Humanisticum na Bielanach. W obradach uczestniczyli członkowie i sympatycy IFAR, wykładowcy oraz studenci UMK.
Na początku spotkania administrator forum Rafał Magryś (NAC) przywitał gości i odczytał list Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych prof. Władysława Stępniaka, skierowany do uczestników forum, z pozdrowieniami i życzeniami owocnych obrad.
Następnie głos zabrał dyrektor Narodowego Archiwum Cyfrowego, dr Nikodem Bończa Tomaszewski, który podkreślił rolę forum jako miejsce spotkań archiwistów cyfrowych.  
Rafał Magryś w wystąpieniu pt. IFAR - historia udanej inicjatywy przypomniał początki forum oraz przedstawił podstawowe statystyki dotyczące najpopularniejszych wątków i najaktywniejszych uczestników.
Hanna Staszewska  (AP Poznań) przedstawiła referat Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne i dlaczego warto o tym rozmawiać?, będący próba podsumowania i przypomnienia popularnego 4 lata temu wątku na IFAR. Komisje metodyczne, działające w archiwach od 1955 r. objęły swymi kompetencjami ogromny obszar działalności, związany przede wszystkim z opiniowaniem i zatwierdzaniem pomocy archiwalnych. Stan pomocy ewidencyjnych, za które od 55 lat odpowiadają komisje, jest wysoce niezadowalający, a obecnie procedura zatwierdzania inwentarzy trwa często dłużej niż samo jego opracowanie. W  formule realizowanej od 1955 r. komisje nie są potrzebne w w archiwach, a szansą na usprawnienie ich prac jest opracowanie nowych przepisów o inwentarzu elektronicznym oraz system ZoSIA.

Katarzyna Plewka, Katarzyna Kalisz (NAC) w prezentacji pt. Opracowanie fotografii w NAC w praktyce czyli "Skąd się biorą takie błędy?!? omówiły krótko zasób fotograficzny NAC, składający się z 74 zespołów, liczących ogółem ponad 15 mln fotografii. Zasób ten jest opracowywany przez pracowników Oddziału Fotografii, wśród których są historycy, historycy sztuki, filolodzy klasyczni, bibliotekarze, technicy fotografii. Przy sporządzaniu opisów korzystają oni z rozmaitych pomocy: książek, encyklopedii, prasy, źródeł internetowych. W trakcie prezentacji autorki przedstawiły przykłady błędnych opisów fotografii i wskazały na ich najczęstsze przyczyny: błędne opisy odautorskie (także prasowe), bierna retrokonwersja, ograniczenia czasowe oraz brak lokalnej bazy porównawczej w początkowym etapie opracowania.
Wiesław Nowosad (UMK) przedstawił 20 lat edukacji informatycznej archiwistów okiem studenta i wykładowcy, dzieląc ten okres na kilka etapów, poczynając od początku lat 90. XX w., czyli wydzielenia Wydziału Nauk Historycznych z Wydziału Nauk Społecznych (1993 r.) po stworzenie nowego kierunku na UMK pod nazwą archiwistyka i zarządzanie dokumentacją. Lata 90. to przede wszystkich nauka obsługi komputera, potem zaczęto zapoznawać studentów z archiwalnymi bazami danych.
Wojciech Woźniak (NAC) rozważył problem: Czy w archiwum państwowym jest miejsce na zarządzanie projektami?. Wychodząc od definicji projektu, określającej go jako organizację tymczasową, nakierowaną na osiągnięcie celu, czyli produktu, prelegent przedstawił cechy projektu oraz metodykę i organizację zarządzania nim, opierając się m.in. na PRINCE 2. Projekt jest skutecznym sposobem zarządzania w dynamicznie zmieniającym się środowisku, a w takim właśnie działają archiwa. Co więc może być projektem w archiwum: zgodnie z podaną na początku definicją będzie to np. realizacja zadań w ramach programu WPR Kultura+, modernizacja budynku, relokacja zasobu. Zarządzanie projektem jest wykorzystywane w NAC przy budowaniu i wdrażaniu nowych narzędzi teleinformatycznych, a celem nadrzędnym jest maksymalizacja efektów przy minimalnych kosztach, a drogą do tego jest wykorzystanie własnych zasobów.  
Jarosław Orszulak (Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie) przedstawił temat:  Kancelaryjna rewolucja - wdrożenie systemu EZD w urzędzie wojewódzkim. Punktem wyjścia rozważań autora było Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z  18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Pilotażowe wdrożenie EZD miało miejsce w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku, obecnie system ten jest wprowadzany w 10 urzędach w Polsce. W Krakowie za jego wdrożenie odpowiedzialny jest zespół, w skład którego wchodzą też informatycy z urzędu. Urząd Wojewódzki w Krakowie zatrudnia ok. 1000 pracowników, konieczne było więc przeszkolenie liderów, którzy szkolą następne osoby. Przy okazji wdrożenia dokonano też przeglądu wewnętrznych przepisów, aby doprowadzić do ich spójności i kompatybilności.
Anna Sobczak (Uniwersytet Szczeciński) omówiła Strategie digitalizacji na przykładzie Bundesarchiv i Landesarchiv Baden-Württemberg. W Bundesarchiv w strategiach na lata 2006-2010 oraz 2011-2016 zakłada się poprawę dostępu do archiwaliów i ich ochrony oraz wzrost komfortu korzystania, czyli przede wszystkim retrokonwersję inwentarzy do postaci cyfrowej oraz ich udostępnianie online i udostępnienie zeskanowanych archiwaliów. Strategie zakładają też  rozwój podejścia ekonomicznego oraz długotrwałość podjętych działań. Archiwum Krajowe Badenii-Wirttembergii w swojej strategii przewiduje doprowadzenie do integracji analogowego i cyfrowego zasobu archiwalnego oraz otwarty dostęp do elektronicznego zasobu.  
Monika Jędralska (NAC) w wystąpieniu pt. Automatyzacja w świecie bibliotek, automatyzacja w świecie archiwów zwróciła uwagę na nowy typ użytkownika, który wkrótce pojawi się w archiwach, a dla którego uczestnictwo w sieci i interakcja z Internetem jest naturalnym środowiskiem. Odwołanie się do doświadczeń bibliotek w zakresie udostępniania zbiorów i porównanie na tym tle oferty archiwów wypada niezbyt imponująco dla tych drugich.  Koniecznym jest więc wprowadzenie podstawowych ułatwień dla czytelników, takich jak zgłoszenia użytkowników online, elektroniczne rewersy, rezerwacja akt. Autorka poddała zebranym pod rozwagę pytanie, czy archiwa czeka "koniec epoki rewersu" na wzór tezy o "końcu epoki kredy" w szkole.
Filip Kwiatek (NAC) przedstawił Doświadczenia z udziału w kursie SOIMA (Safeguarding Sound and Image Collection) Ryga, Wilno 2011. Kursy te organizowane są przez ICCROM, w tegorocznym uczestniczyło 19 osób z różnych krajów. Kilkutygodniowe zajęcia obejmowały m.in. problemy etyki w archiwizacji materiałów audiowizualnych, kwestie praw autorskich, zarządzanie kolekcjami audiowizualnymi, historię i identyfikację technik fotograficznych, przechowywanie fotografii, praktyczną digitalizację, udostępnianie zbiorów. Uczestnicy mogli wybrać do realizacji projekt domowy, Filip Kwiatek w ramach projektu zaproponował sporządzenie  priorytetyzacji zespołów w zasobie NAC.
Łukasz Skowron (NAC) w wystąpieniu zatytułowanym Narodowe Archiwum Cyfrowe Centrum Kompetencji w zakresie digitalizacji materiałów archiwalnych - podsumowanie 2 lat działalności zaprezentował zadania i osiągnięcia NAC w tym zakresie. Centra kompetencji zostały powołane w 2009 r. przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, a ich głównym celem jest wdrażanie zmian technologicznych w ramach digitalizacji zbiorów i ich udostępniania online. Oprócz NAC rolę centrum pełni także Narodowy Instytut Audiowizualny, Biblioteka Narodowa oraz Krajowy Ośrodek Badań i Dokumentacji Zabytków. Prelegent omówił wymagania i standardy dot. digitalizacji, włącznie z z   Zarządzeniem nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych.  

W dyskusji pierwszego dnia obrad wzięła udział m.in. prof. Halina Robótka, która stwierdziła, że IFAR jest jedynym miejscem permanentnej dyskusji i spotkań archiwistów i że sama zagląda na forum. Odnosząc się do przedstawionych referatów stwierdziła, że komisje metodyczne są częścią większego systemu archiwów jako urzędów; podkreśliła też ich zasługi na polu metodycznym. Pozostali dyskutanci (m.in. Nikodem Bończa Tomaszewski) odnosili się do problemu Web 2.0 i archiwum partycypacyjnego w kontekście wykorzystania wiedzy internautów do identyfikacji zdjęć i weryfikacji ich opisów.  Zebrani dyskutowali też o możliwych już teraz  do wprowadzenia ułatwieniach dla użytkowników. Często podkreślano też rolę i znaczenie (w rozmaitych kontekstach) Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
Drugi dzień obrad rozpoczęło wystąpienie Filipa Kłębczyka (Politechnika Śląska)  zatytułowane Wykorzystać potencjał społeczności FLOSS - idea Biura Open Source NAC.  FLOSS (Free Libre/Open Source Software), czyli Wolne i Otwarte Oprogramowanie oznacza m.in. tworzenie Ruchu wolnej kultury i Otwartych Zasobów Edukacji, a najbardziej znanymi projektami społecznościowymi tego zjawiska są: przeglądarka Mozilla Firefox, pakiet biurowy OpenOffice, system operacyjny GNU/Linux, język programowania Python i Wikipedia. Planowane Biuro Open Source NAC ma wykorzystywać potencjał środowiska FLOSS i stać się platformą wymiany wiedzy, informacji i pomysłów. Środkami działania mają być: portal internetowy, lista mailingowa, współpraca z polskimi organizacjami związanymi z FLOSS oraz ze studenckimi kołami naukowymi. NAC udostępnia już na zasadach open source program IimagiNAC 1.01 do masowej obróbki skanów, będąc pionierem w tej materii wśród urzędów administracji państwowej.      
Rafał Magryś (NAC) w prezentacji ZoSIA i dalej - raport z placu budowy przedstawił aktualne informacje dot. pracy w systemie: ok. 80 osób z kilku archiwów i muzeów wprowadza dane, w 2011 r. wprowadzono już ok. 60 tys. opisów j.a. Rozbudowa systemu obejmie m.in. stworzenie modułu do importu spisów zdawczo-odbiorczych, opisu dokumentów wizyjnych i muzykaliów. W najbliższym czasie rozpocznie się wdrożenie w Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie. Serwis szukajwarchiwach (będący wersją online ZoSIA) gromadzi nie tylko opisy zespołów i jednostek, udostępnia także skany archiwaliów, a ich liczba zbliża się do 3 mln.  
Maciej Zdunek (AP Poznań) w wystąpieniu pt. Administrowanie systemem ZoSIA na przykładzie Archiwum Państwowego w Poznaniu porównał obowiązki administratora baz danych w archiwum lokalnym, najpierw baz opartych na MS Access a od początku 2009 r. bazy ZoSIA. Do podstawowych obowiązków administratora lokalnego należy: przygotowanie bazy do wprowadzania danych (tworzenie kont użytkowników, nadawanie im uprawnień,  zabezpieczenie przed włamaniami), szkolenie operatorów i nadzór nad wprowadzaniem danych oraz ich archiwizowanie oraz uaktualnienie bazy. W przypadku bazy IZA wszystkie te czynności należały do administratora lokalnego, a w odniesieniu do ZoSIA administrowanie systemem, zapewnienie bezpieczeństwa danych itp. należy do NAC. W podsumowaniu Maciej Zdunek stwierdził, że administrowanie ZoSIA na poziomie lokalnym nie nastręcza trudności i nie wymaga specjalistycznej wiedzy informatycznej.
W zastępstwie nieobecnego Henryka Niestroja (AP Opole) referat zatytułowany Elementy opisu dokumentów pergaminowych i papierowych oraz sposoby ich prezentacji w Internecie wygłosił Wojciech Woźniak. Autor na początku stwierdził, iż zadaniem archiwisty jest dostarczenie obiektywnego opisu, a interpretacja źródła należy już do historyka. W związku z tym część obowiązujących w archiwach zaleceń dot. opisu dokumentów nie ma szans na realizację ze względu na fakt, iż przekraczają one zakres prac archiwisty. W prezentacji przedstawiono przykłady opisów dokumentów z portali europejskich bibliotek i archiwów, często traktujące opis dość skrótowo i lakonicznie. Autor zaproponował  4-częściowy moduł do ich opisu w ZoSIA: "Identyfikacja", "Opis merytoryczny", "Opis fizyczny", "Dostępność i autor opisu" oraz dodatkowo indeksy (których brakuje np. w użytkowanej w archiwach bazie SCRINIUM). Konieczna wydaje się też nowelizacja obowiązujących przepisów i ich dostosowanie do posiadanych narzędzi.
Roman Kusyk (AP Lublin) omówił Problemy prawne udostępniania materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej. Archiwa nie posiadają wewnętrznych regulacji w tej materii, więc ich praktyka jest  często niejednolita.  Prelegent omówił podstawowe regulacje prawne, odnoszące się do udostępniania danych online, skupiając się na takich pojęciach jak: dane osobowe, dobra osobiste, prawa autorskie, prawa majątkowe, domena publiczna, informacje niejawne.
Grzegorz Gałęzowski (AP Lublin), który nie mógł przyjechać do Torunia, za pomocą teletransmisji przedstawił prezentację pt. Wejrzeć w głębię. Nowe rozwiązania umożliwiające naturalne prezentowanie danych historycznych i wykrywanie nowych niewidocznych wzorców w dużych zbiorach danych. Omówił w niej możliwości technologii deep zoom na przykładzie specjalnie opracowanego pocztu królów polskich  i adaptive streaming, dopasowującej  jakość transmisji wideo do przepustowości łącza użytkownika.  
Filip Kłębczyk (Politechnika Śląska) w wystąpieniu Archiwizacja zasobów Internetu - kierunki i wyzwania przedstawił specyfikę procesu archiwizacji Internetu, na którą składa się duża dynamika i nieprzewidywalność jego rozwoju oraz ogromna liczbę zasobów, określana w 2011 r. na 3 tryliony unikalnych adresów indeksowanych przez Google. Doświadczenia światowe to przede wszystkim Internet Archive , instytucja istniejąca od 1996 r. w USA i gromadząca i udostępniająca archiwalne zasoby multimedialne. W Polsce archiwizacją Internetu zajmuje się NAC, który od  2009 r. zgromadził w Archiwum Internetu 0,5 TB danych, archiwizując strony najważniejszych urzędów państwowych, m.in. Prezydenta RP i Kancelarii Premiera. Archiwizacja Internetu wiąże się  jednak z nierozstrzygniętymi na razie kwestiami prawnymi (m.in. prawa autorskie) oraz z pytaniami: jak często archiwizować strony, wg jakich kryteriów je selekcjonować i jaki ma mieć zasięg ta archiwizacja.  
Artur Łysik (NAC) zaprezentował Wykorzystanie Linuksa w przetwarzaniu skanów, pokazując standardowe programy wchodzące w skład różnych dystrybucji Linuksa oraz możliwości ich wykorzystania w pracy archiwisty i wspomagające automatyzację prostych czynności (nadawanie znaku wodnego, zmiana formatów skanów itp.). Prelegent polecił też odpowiednie podręczniki i poradniki, pomocne w pisaniu prostych skryptów.
Dawid Żądłowski (IPN Warszawa) omówił temat: "Blogi archiwistyczne, przegląd". Definicja określa blog jako odrębną stronę internetową, zawierającą systematyczne wpisy jego właściciela, z możliwością ich komentowania i tagowania. Mając na uwadze tę definicję autor wystąpienia omówił popularne blogi anglojęzyczne, np techMetro , prowadzony przez Jasona Kucsme, menadżera Metropolitarnej Rady Bibliotecznej w Nowym Jorku, poświęcony digitalizacji i ochronie zasobów cyfrowych. Kolejny to ArchivesBlogs , agregujący ok. 200 rozmaitych stron poświęconych archiwom, bibliotekom i technologiom informatycznym. Wśród polskiej blogosfery na uwagę zasługuje multimedialny blog Archiwum Państwowego w Lublinie Galeria Jezuicka 13 , oraz CATL , blog projektu Cyfrowych Archiwów Tradycji Lokalnych.  
Bolesław Rassalski (AP Bydgoszcz) przedstawił "Nowe trendy w zakresie technicznych standardów digitalizacji", za punkt wyjścia biorąc digitalizacje masową, czyli "przemysłową" konwersję w skali powyżej miliona stron w jak najkrótszym czasie. Jej głównymi cechami są: brak selekcji materiałów i problem z prawami autorskimi, słaby poziom indeksacji zasobów, ciągła optymalizacja procesów konwersji i wyrywkowa kontrola jakości. Digitalizacja sprzed tej epoki, określana nieraz jako "butikowa" (Sic!) charakteryzowała się dokładnie odmiennymi cechami. Prelegent omówił ostatnie międzynarodowe zalecenia w zakresie digitalizacji, czyli wytyczne grupy FADGI z 2010 r. Autor wspomniał też o nowych trendach: digitalizacji multispektralnej, hiperspektralnej i termowizyjnej.
Dyskusja w drugim dniu obrad koncentrowała się na problemach archiwizacji internetu (czy strony internetowe to materiały archiwalne?), administrowaniu systemami informatycznymi w archiwach lokalnych czy możliwościach wykorzystania rozwiązań open source w archiwach. Wykładowcy UMK (dr Krzysztof Kopiński, dr Wiesław Nowosad) pytali o dostęp uczelni do "nitki" dydaktycznej systemu ZoSIA. Przy okazji dyskusji o module w ZoSIA do opisu dokumentów poruszono kwestię potrzeby modułu do opisu materiałów sfragistycznych (dr Marcin Hlebionek). W tym kontekście zebrani odnieśli się do  procedury opiniowania wskazówek metodycznych przez NDAP i Centralną Komisję Metodyczną, na przykładzie opiniowania wskazówek sfragistycznych, które trwają od początku 2010 r.
V Zjazd Członków i Sympatyków IFAR potwierdził rolę i znaczenie tego środowiska w dyskursie archiwalnym w Polsce, a wymiana doświadczeń, która ma miejsce zarówno na forum jak i na spotkaniach w "realu" są wartościami samymi w sobie.

 

Hanna Staszewska
AP Poznań

Poprawiony (wtorek, 29 listopada 2011 13:39)

 
9 czerwca 2017

International Archives Day
Friday 9 June 2018


Materiały MRA
do pobrania

Dawne pismo


Archiwum Narodowe
w Krakowie

Instytut Józefa Piłsudskiego


Instytut
Józefa Piłsudskiego
w Ameryce

NOWOŚĆ


W warsztacie archiwisty

pdf prezentacji

Agnieszki Michalewicz pt.:

Kwalifikacja archiwalnai porządkowanie akt osobowych

– ze szczególnym uwzględnieniem akt osobowych kategorii A.


Ogłoszenia

Wprowadzenie do archiwistyki
stron WWW (warsztat)


organizator Laboratorium
Cyfrowe Humanistyki UW

Warszawa 20 czerwca 2018
zapraszamy!
więcej




NOMA
Norma opisu materiałów archiwalnych
w archiwach państwowych
dostepna na stronie NDAP

Słowniki archiwalne

A Glossary

of
Archival and Records
Terminology

SAA
Online Glossary

Online-Lexikon „Terminologie der Archivwissenschaft“
Terminologie der Archivwissenschaft
Online-Lexikon


Portail International Archivistique Francophone

Portail International
Archivistique Francophone
On-Line Glossaire


ICA
Multilingual
Archival Terminology